Bộ công cụ đánh giá hệ thống theo dõi người nộp đơn

Tìm kiếm hệ thống theo dõi ứng viên phù hợp đáp ứng tất cả các nhu cầu của tổ chức của bạn có thể là một nhiệm vụ quá sức. Nó có thể là một thách thức ngay cả khi biết bắt đầu từ đâu khi xem xét các hệ thống theo dõi ứng viên và cách so sánh từng giải pháp.

Tại đây bạn sẽ tìm thấy các khu vực quan trọng để điều tra, các câu hỏi để hỏi và trả lời để phân tích trong quá trình đánh giá hệ thống theo dõi ứng viên. Thông tin này sẽ hướng dẫn công ty của bạn tìm kiếm hệ thống theo dõi ứng viên phù hợp để đáp ứng nhu cầu của bạn.

Xác định người đưa ra quyết định hệ thống theo dõi người nộp đơn

Một công ty phải tự tổ chức nội bộ trước khi bắt đầu bất kỳ quy trình đánh giá hệ thống theo dõi ứng viên nào. Khi chuẩn bị đánh giá một hệ thống theo dõi người nộp đơn, điều cần thiết là hình thành sự hợp tác của các bên liên quan và cho những người ra quyết định này có thời gian để đi đến quyết định có căn cứ.

Ủy ban lựa chọn của bạn nên được chuẩn bị để đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của từng nhà cung cấp hệ thống theo dõi ứng viên. Hội đồng tuyển chọn nên bao gồm các thành viên này.

• Tuyển chọn Điều hành: Đây thường là Phó Chủ tịch Cấp cao (SVP) hoặc Phó Chủ tịch (VP) Nhân sự, người có thể trao quyền cho các thành viên ủy ban khác với một chỉ thị và tầm nhìn rõ ràng. Người đó cũng cần có khả năng giải thích lựa chọn nhà cung cấp về Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) cho các đối tác của mình.
• Quản lý tuyển chọn: Người này phải có hiểu biết đầy đủ về quy trình tuyển dụng và các điểm đau của công ty để tạo ra các chiến thuật tìm kiếm và lựa chọn phù hợp.
• Thành viên Ủy ban: Để đảm bảo tiếng nói của người dùng được thể hiện và việc áp dụng thành công giải pháp đã chọn sẽ xảy ra.

• Người đóng góp cho Ủy ban: Đây là những thành viên từ các phòng ban khác cung cấp đầu vào bổ sung cho quy trình lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên. Những người có chuyên môn tài chính có thể cung cấp đầu vào về sự ổn định tài chính của các nhà cung cấp hoặc so sánh tổng chi phí của mỗi hệ thống theo dõi người nộp đơn liên quan đến ngân sách dự án. Những người đóng góp CNTT có thể giáo dục các thành viên ủy ban về khả năng kỹ thuật của các nhà cung cấp hệ thống theo dõi ứng viên của nhà cung cấp và giúp so sánh từng giải pháp với hệ thống hiện tại của bạn.

  Thành viên ủy ban nên là những người có thể nhận ra giá trị của các công cụ công nghệ, tối ưu hóa quy trình và dịch vụ khách hàng vì nó liên quan đến tầm nhìn của công ty bạn về quản lý tài năng.

Tài liệu Quy trình tuyển dụng hiện tại của bạn

Sau khi bạn tập hợp ủy ban lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên, nhiệm vụ đầu tiên của bạn là tạo một tài liệu theo dõi quá trình yêu cầu nhân viên, quy trình tuyển dụng của bạn và vai trò của người quản lý tuyển dụng, nhà tuyển dụng và ứng viên để hoàn thành việc thuê. Sau đó, ủy ban của bạn nên thảo luận tại sao mỗi bước là cần thiết và điều gì sẽ xảy ra nếu nó bị loại bỏ.

Đơn giản hóa quy trình tuyển dụng của bạn và đảm bảo mỗi bước thực sự gia tăng giá trị và giúp bạn tạo ra các tuyển dụng chất lượng. Điều này sẽ cho phép ủy ban của bạn so sánh nhu cầu của quy trình tuyển dụng của bạn với khả năng của từng hệ thống theo dõi ứng viên. Đánh giá này là một cơ hội tuyệt vời để tìm hiểu về các thực tiễn tốt nhất trong tuyển dụng và để xem xét và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng hiện tại của bạn.

Xác định các yêu cầu cho hệ thống theo dõi người nộp đơn của bạn

Bây giờ bạn đã xác định rõ quy trình tuyển dụng của công ty bạn, ủy ban của bạn đã chuẩn bị đầy đủ để xác định các yêu cầu của công ty bạn đối với hệ thống theo dõi người nộp đơn. Hãy nhớ rằng bạn muốn có câu trả lời rõ ràng cho các câu hỏi sau:

• Tại sao bạn mua hệ thống theo dõi ứng viên này?
• Là quá trình tuyển dụng hiện tại của bạn phù hợp với mục tiêu công ty của bạn?

Giữ những câu hỏi này trong tâm trí sẽ giúp ủy ban của bạn đưa ra một trường hợp mạnh mẽ để mua một giải pháp theo dõi người nộp đơn. Để hệ thống theo dõi người nộp đơn bạn chọn có kết nối mạnh mẽ với ROI, ủy ban của bạn phải tạo ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì bạn muốn trong hệ thống theo dõi người nộp đơn.

Hệ thống theo dõi ứng viên của bạn nên xây dựng mối quan hệ tốt hơn giữa nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng, hợp lý hóa quy trình tạo và phê duyệt yêu cầu của bạn và cải thiện chất lượng tuyển dụng của bạn. Hệ thống theo dõi ứng viên của bạn nên hợp lý hóa các nỗ lực tuyển dụng của các chuyên gia Nhân sự thông qua tự động hóa, tạo ra một quy trình tuyển dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn. Đây là thời điểm hoàn hảo để giải quyết các thách thức nhân sự phổ biến, như:

• Khối lượng lớn hồ sơ xin việc không có cách hiệu quả để chấp nhận, xem xét và quản lý.
• Khối lượng cơ hội việc làm cao với giao tiếp nội bộ rườm rà.
• Không có khả năng truy cập thông tin nhanh chóng và báo cáo về tất cả các số liệu tuyển dụng.
• Mất các ứng viên đủ điều kiện do lưu trữ hồ sơ xin việc.
• Sao chép các nỗ lực tuyển dụng giữa các văn phòng chi nhánh và các bộ phận khác nhau trong và ngoài nước.
• Chi phí bảo trì và hỗ trợ CNTT quá cao với công nghệ cây nhà lá vườn.
• Theo dõi dữ liệu tuân thủ EEO-OFCCP không hiệu quả.

• Đấu tranh để có được sự quan tâm đúng mức từ CNTT để nâng cấp và cải tiến công nghệ.

Ngoài ra, nhân cơ hội này để xem xét giá trị của các cải tiến từ các quy trình và công nghệ mới, chẳng hạn như:

• tránh sử dụng các mô-đun khác nhau,
• cải thiện giao tiếp, và
• giải quyết các vấn đề toàn cầu.

Để giữ cho điều này có thể quản lý được, bạn cần xác định "phải có" cần thiết để loại bỏ các nhà cung cấp không đủ tiêu chuẩn. Ví dụ, là một yếu tố cơ bản, ủy ban của bạn có thể quyết định rằng bạn sẽ chỉ xem xét các nhà cung cấp cung cấp giải pháp dựa trên Web chứ không phải là một hệ thống được cài đặt, vì giải pháp được lưu trữ sẽ loại bỏ mọi gánh nặng cho nhóm CNTT của bạn.

Xác định các yêu cầu cho hệ thống theo dõi người nộp đơn của bạn

Xác định mục tiêu kinh doanh rõ ràng sẽ kết nối các ưu tiên của bạn với yêu cầu của bạn. Điều bắt buộc là ủy ban của bạn vẫn tập trung vào các yêu cầu hệ thống ban đầu. Ủy ban phải tránh bị phân tâm bởi các yếu tố hệ thống không phù hợp với các ưu tiên của công ty bạn. Bạn đã nhận ra các mục tiêu kinh doanh quan trọng và các yêu cầu chính cần xem xét khi hình thành các mục tiêu của riêng bạn.

Các yêu cầu chính cần xem xét trong hệ thống theo dõi người nộp đơn

• Hiệu quả của quá trình: tập trung vào một quy trình có thể cải thiện một loạt các nhiệm vụ bao gồm, nhưng không giới hạn ở các yêu cầu công việc, theo dõi, quản lý các chương trình giới thiệu nhân viên và chuyển giao.
• Cho phép ứng viên nhanh chóng và dễ dàng nộp đơn vào tổ chức của bạn để nhận lương và thuê hàng giờ mà không cần qua nhiều trang câu hỏi.
• Có thể tạo điều kiện cho việc tuyển dụng khối lượng cao trong khi vẫn còn hiệu quả chi phí.
• Một giải pháp có thể mở rộng, có thể cấu hình cao, có thể định cấu hình cho quy trình quản lý tuyển dụng duy nhất của chúng tôi và có khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển của chúng tôi khi tổ chức của chúng tôi phát triển hoặc quy trình của chúng tôi thay đổi.
• Cải thiện khả năng báo cáo: nhiều tổ chức bị thách thức với việc xác định tổng chi tiêu của họ cho các nhà cung cấp, tìm nguồn cung ứng và so sánh các số liệu. Phối hợp thông qua một nguồn duy nhất sẽ cho phép báo cáo tập trung chính xác.
• Cho phép nhà tuyển dụng tìm kiếm cơ sở dữ liệu trên tất cả các thông tin và theo các thông số cụ thể.
• Bao gồm một Trung tâm báo cáo cho phép người dùng chạy các báo cáo đột xuất và lưu các tiêu chí để sử dụng trong tương lai, cũng như chạy các báo cáo tiêu chuẩn ngành, bao gồm chi phí cho mỗi lần thuê, thời gian điền, hiệu quả nguồn, v.v.

Xây dựng nhận diện thương hiệu và nhận thức

• Tạo sự kết nối giữa ứng viên và trải nghiệm việc làm tích cực sẽ tạo ra sự công nhận cho thương hiệu. Một thương hiệu mạnh có thể tạo ra niềm tin sẽ thúc đẩy lưu lượng truy cập và tăng cường tài năng của bạn.
• Các trang web của Trung tâm Hướng nghiệp có thương hiệu có thể được truy cập thông qua trang web của công ty của bạn.
• Cho phép nhà tuyển dụng dễ dàng đăng thông tin nghề nghiệp lên trang web của công ty.
• Cung cấp khả năng đa ngôn ngữ để hỗ trợ toàn cầu.
• Tuân thủ EEO / AAP.
• Khả năng duy trì một thước đo chính xác của thông tin đó sẽ tuân thủ các quy định của liên bang và tránh mọi hành động pháp lý chống lại tổ chức. Nó cũng sẽ giúp thiết lập chất lượng ứng viên.
• Có khả năng thu thập, theo dõi và báo cáo dữ liệu EEO tự nguyện, trong khi vẫn tuân thủ các nguyên tắc do EEO / OFCCP quy định.
• Có khả năng ứng cử viên sàng lọc trước với các câu hỏi loại bỏ để chỉ ra những người đáp ứng trình độ cơ bản cho vị trí này.
• Cải thiện thông tin liên lạc.
• Thiết lập một môi trường thông tin hiệu quả, sẽ thống nhất tất cả người dùng và hợp lý hóa các hoạt động của tổ chức.
• Bao gồm một Trung tâm truyền thông để tạo điều kiện giao tiếp giữa các nhà tuyển dụng, quản lý tuyển dụng và ứng viên. Cũng cho phép người dùng sắp xếp các cuộc hẹn, để lại ghi chú và phản hồi phỏng vấn, để gửi tin nhắn hàng loạt và tự động trả lời cho người nộp đơn khi nhận được hồ sơ.

Hỗ trợ khách hàng cho hệ thống theo dõi người nộp đơn

• Việc chấp nhận toàn bộ người dùng phụ thuộc vào mức độ hỗ trợ khách hàng được cung cấp bởi nhà cung cấp trong và sau khi thực hiện.
• Đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng, dành riêng để quản lý các vấn đề của công ty và người dùng trong khi sử dụng các thực tiễn tốt nhất trong ngành.
• Mức hỗ trợ cao nhất có sẵn miễn phí cho công ty của bạn.

Đánh giá nhà cung cấp hệ thống theo dõi người nộp đơn

Bạn nên yêu cầu Yêu cầu Đề xuất (RFP) từ các nhà cung cấp tiềm năng mà ủy ban của bạn đã quyết định xem xét. Đây là cơ hội của bạn để làm rõ về bất kỳ chủ đề nào để giúp ủy ban của bạn xác định xem phần mềm theo dõi người nộp đơn có thể thực hiện công việc được yêu cầu hay không. Ủy ban của bạn nên xem xét các vấn đề chính sau đây để đưa ra RFP hiệu quả:

• Hệ thống có hỗ trợ các mối quan tâm chính của ủy ban của bạn không? Điều này liên quan đến phần trước của quá trình đánh giá; bạn phải biết quá trình của mình hoàn toàn trước khi bạn có thể xác định những tính năng bạn cần. Ủy ban của bạn không thể bị phân tâm bởi các giải pháp có thể cung cấp các chức năng không phải là ưu tiên chính của bạn. Mặc dù chúng có vẻ hấp dẫn, nhiều tính năng và chức năng hào nhoáng sẽ không tạo ra bất kỳ giá trị nào cho tổ chức của bạn nếu chúng không được người dùng của bạn chấp nhận.
• Nhà cung cấp đã cài đặt hệ thống trong một tổ chức khác có kích thước tương tự chưa?
• Ủy ban của bạn nên có quyền truy cập vào các tài liệu tham khảo có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về các vấn đề như sự hài lòng của khách hàng và theo dõi quá trình thực hiện và các khoản phí ẩn. Hãy nhớ rằng, các tính năng không có giá trị nếu không có sự chấp nhận mạnh mẽ của người dùng.
• Quá trình thực hiện đòi hỏi gì? Có một tỷ lệ áp dụng thành công bắt đầu với việc thực hiện đúng. Bạn muốn chắc chắn rằng nhà cung cấp đã chọn của bạn không rời khỏi người dùng của bạn mà không được đào tạo phù hợp và hỗ trợ liên tục. Việc triển khai nên tập trung vào quy trình tuyển dụng của tổ chức của bạn, chứ không phải học cách thích nghi với hệ thống của họ.

  Bạn sẽ không bao giờ có cảm giác rằng chương trình thực hiện của bạn sẽ khiến bạn cảm thấy lạc lõng và không chắc chắn về khả năng của nhà cung cấp. Trong quá trình đánh giá, ủy ban của bạn nên có ấn tượng rằng, dựa trên các ưu tiên của bộ phận và mục tiêu kinh doanh, việc triển khai của bạn sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp hệ thống theo dõi ứng viên của bạn. Hãy nhớ rằng việc áp dụng người dùng cao vào hệ thống theo dõi người nộp đơn sẽ tạo ra ROI cao hơn.

Thông tin thêm về hệ thống theo dõi người nộp đơn Đánh giá nhà cung cấp

• Tầm nhìn và chiến lược tăng trưởng của nhà cung cấp là gì? Các nhà cung cấp phải thể hiện sự lãnh đạo và tầm nhìn xa như một nhà lãnh đạo thị trường. Để trình bày một giải pháp toàn diện, nhà cung cấp nên xem xét nhu cầu cụ thể của bạn và chuẩn bị cho sự thay đổi và tăng trưởng trong tương lai.
• Xác định xem giải pháp này có đóng góp cho kế hoạch kinh doanh tổng thể của bạn không? Cuối cùng, Bộ phận Điều hành Lựa chọn có thể sẽ cần hiển thị ROI dự kiến ​​để tạo ra một trường hợp mạnh cho giải pháp.

  Bộ phận Điều hành Lựa chọn phải tìm kiếm các khoản tiết kiệm cho những thứ như quảng cáo tuyển dụng, giá trị nhân viên của việc sử dụng các công ty tìm kiếm và tối ưu hóa quy trình do nhà cung cấp cung cấp. Công ty cũng nên tiết kiệm giữ chân nhân viên và chất lượng ứng viên. Nó có thể là quá sức để tạo ra một tài liệu yêu cầu chi tiết đầy đủ sẽ bao gồm tất cả các chủ đề cần thiết để đánh giá một hệ thống theo dõi người nộp đơn.

• Ngoài các tính năng và chức năng, ủy ban của bạn nên chắc chắn thảo luận về khả năng của nhà cung cấp để phục vụ như một đối tác lâu dài cho tổ chức của bạn. Khi ủy ban của bạn tiến hành quy trình đánh giá nhà cung cấp của mình, bạn muốn chắc chắn xem xét các yếu tố như:
• Ổn định tài chính: Tiến hành thẩm định trên báo cáo tài chính của tất cả các nhà cung cấp tiềm năng đang được xem xét. Bạn sẽ thấy đây là một chủ đề hoàn hảo mà qua đó người đóng góp ủy ban tài chính của bạn có thể hướng dẫn bạn.
• Phẩm chất của các đối tác chiến lược: Để cung cấp một giải pháp hoàn chỉnh, một số nhà cung cấp sẽ hợp tác với các công ty dịch vụ khác để cung cấp cho khách hàng của họ một bộ dịch vụ toàn diện hơn. Ủy ban của bạn nên biết về bất kỳ mối quan hệ đối tác nào có liên quan đến các nhà cung cấp cạnh tranh. Thông tin có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về mối quan hệ đối tác có thể có giữa công ty bạn và nhà cung cấp.
• Khả năng tuyển dụng: Bất kể quy mô công ty của bạn là gì, bạn cần đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng hỗ trợ toàn bộ vòng đời nhân viên, từ theo dõi người nộp đơn, lên tàu, lập kế hoạch kế nhiệm cho đến khi lên máy bay. Điều này sẽ ngăn công ty của bạn phát triển ra khỏi giải pháp của mình, điều này có thể dẫn đến tình trạng tăng nặng, đánh giá mới và chi phí thực hiện tốn kém.
• Phát triển sản phẩm trong tương lai: Hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp truyền đạt một sự hiểu biết mạnh mẽ về những thách thức phải đối mặt với tuyển dụng hiện tại và trong tương lai. Nhà cung cấp bạn chọn phải theo nhịp đập của tin tức công nghệ và công nghiệp để điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi của bạn và đảm bảo rằng các cấu hình giải pháp đang được sử dụng với tiềm năng tối đa của nó.
• Tích hợp với HRIS: Mặc dù bạn có thể muốn người đóng góp cho ủy ban CNTT của mình cung cấp đầu vào về vấn đề này, nhưng không nên khiến ủy ban của bạn sử dụng một hệ thống theo dõi người nộp đơn sẽ không phục vụ đầy đủ cho toàn bộ bộ phận. Bất kỳ nhà cung cấp nào đáng xem xét nên cung cấp khả năng di chuyển thông tin chính từ hệ thống của họ vào hệ thống HRIS của bạn với độ khó tối thiểu.

Tóm tắt lựa chọn nhà cung cấp cho các hệ thống theo dõi người nộp đơn

Dòng thời gian cho quy trình lựa chọn nhà cung cấp cho hệ thống theo dõi người nộp đơn có thể từ một tháng đến sáu hoặc nhiều hơn để hoàn thành. Sau đây là thời gian biểu được đề xuất sẽ cho phép ủy ban của bạn dự kiến ​​khung thời gian cho quy trình lựa chọn nhà cung cấp cho hệ thống theo dõi người nộp đơn.

Xin lưu ý rằng điều này có thể thay đổi dựa trên ngày thực hiện ưu tiên.

Mốc thời gian cho lựa chọn nhà cung cấp của bạn cho các hệ thống theo dõi người nộp đơn

• Thành lập ủy ban tuyển chọn - 1 tuần
• Xác định nhu cầu của công ty - 1 đến 2 tuần

Đánh giá khách quan các nhà cung cấp so với nhu cầu của công ty đã xác định theo quy trình sau:

1. Tạo một danh sách dài các nhà cung cấp có thể - 1 tuần
2. Yêu cầu RFP cung cấp làm rõ về bất kỳ chủ đề hoặc mối quan tâm nào - 4 tuần
3. Tạo danh sách rút gọn bằng các tiêu chí đánh giá chính của bạn - 1 đến 2 tuần
4. Hoàn thiện nhà cung cấp - 3 đến 6 tuần
5. Chứng minh các hệ thống khác nhau - càng sớm càng tốt
6. Thuyết trình bán hàng - càng sớm càng tốt
7. Truy cập trang web - khi cần thiết

Hãy nhớ rằng mục tiêu chính của hệ thống theo dõi người nộp đơn là trao quyền cho người dùng của bạn. Thành viên ủy ban có thể nhận ra và đặt giá trị cho các công cụ công nghệ, tối ưu hóa quy trình, tầm nhìn của công ty và hỗ trợ khách hàng để thu hẹp chiến lược của các nhà cung cấp vào một danh sách ngắn các khả năng thực sự.

Có khả năng danh sách ngắn của bạn có thể không có nhiều khác biệt về chức năng; do đó, điều quan trọng là phải ghi nhớ các yếu tố ít hữu hình của nhà cung cấp đó.

Ủy ban của bạn nên tìm đến các nguồn thông tin như trang web của nhà cung cấp, các nhóm tin tức, cổng thông tin nhân sự và các thương hiệu. Kết nối với các đồng nghiệp tại các công ty khác có cùng quy mô, nhu cầu và ngành để học hỏi kinh nghiệm của họ.

Hợp tác với một nhà cung cấp hướng dịch vụ phù hợp nhất với tổ chức của bạn Tầm nhìn và mục tiêu cho tương lai sẽ chứng minh vô giá cho tất cả những người chơi chính trong đánh giá, lựa chọn và triển khai hệ thống theo dõi ứng viên của bạn.

Thêm về tuyển dụng và tuyển dụng

• Tuyển sao: Mười cách hàng đầu để có được những ứng viên tuyệt vời.
• Sử dụng LinkedIn để tuyển dụng nhân viên.