Thông tin nào được lưu trữ trong hồ sơ y tế của nhân viên?

Hồ sơ y tế của nhân viên là kho lưu trữ mọi thứ liên quan đến sức khỏe, lợi ích sức khỏe, nghỉ phép liên quan đến sức khỏe của nhân viên, và các lựa chọn lợi ích và bảo hiểm cho nhân viên. Chủ lao động giữ một hồ sơ y tế riêng cho từng nhân viên. Nội dung của các tệp này không bao giờ được xen kẽ với bất kỳ tệp nhân viên nào khác, chẳng hạn như tệp nhân sự.

Vì tệp y tế chứa thông tin nhạy cảm và bí mật, nó phải nằm ở vị trí an toàn, bị khóa, không thể truy cập. Tủ hồ sơ chứa các tệp y tế của nhân viên cũng nên khóa và nhân viên nhân sự chỉ nên có chìa khóa. Quyền truy cập vào các tệp y tế của nhân viên chỉ được giới hạn cho nhân viên phòng Nhân sự.

Đạo luật về trách nhiệm giải trình và trách nhiệm bảo hiểm y tế năm 1996 (HIPAA) yêu cầu chủ lao động bảo vệ hồ sơ y tế của nhân viên là bí mật; hồ sơ y tế nên được lưu trữ riêng biệt và ngoài các hồ sơ kinh doanh khác. Không bao giờ lưu trữ hồ sơ y tế của nhân viên trong hồ sơ nhân sự chung của nhân viên.

Do tính bảo mật của thông tin, các hồ sơ phải được cách ly khỏi các tệp mà nhân viên như người giám sát hoặc người quản lý có thể truy cập. (Trên thực tế, điều này cũng được khuyến nghị đối với các tệp nhân sự nói chung chỉ cung cấp quyền truy cập cho nhân viên nhân sự.)

Nội dung của hồ sơ y tế nhân viên

Đây là những loại vật phẩm nên được lưu trữ an toàn trong hồ sơ y tế của nhân viên. Nếu nghi ngờ, lỗi về phía bảo vệ thông tin liên quan đến y tế của nhân viên của bạn.

• Đơn và mẫu đơn bảo hiểm y tế
• Đơn và mẫu đơn bảo hiểm nhân thọ
• Thông tin người thụ hưởng được chỉ định
• Các ứng dụng cho bất kỳ lợi ích nhân viên nào khác có thể yêu cầu thông tin y tế như bảo hiểm thị lực
• Yêu cầu nghỉ phép y tế có lương hoặc không trả tiền
• Báo cáo về Đạo luật Y tế và Nghỉ phép Gia đình (FMLA) và các ứng dụng và giấy tờ liên quan
• Giấy tờ FMLA có chữ ký của bác sĩ
• Tài liệu về các bệnh của một thành viên gia đình hoặc trẻ em mà bạn nộp đơn xin thời gian FMLA để cung cấp dịch vụ chăm sóc liên tục

• Tài liệu nghỉ phép có liên quan về mặt y tế cho những nhân viên không đủ điều kiện nghỉ làm FMLA
• Các bác sĩ khám bệnh, ghi chú, thư từ, và các khuyến nghị
• Các lý do liên quan đến y tế cho sự vắng mặt hoặc chậm trễ từ bác sĩ
• Hạn chế công việc y tế với tài liệu từ bác sĩ giới thiệu
• Báo cáo tai nạn và thương tích, bao gồm các tài liệu cần thiết của OSHA
• Báo cáo bồi thường tai nạn lao động
• Bất kỳ hình thức hoặc tài liệu nào khác có chứa thông tin y tế riêng về nhân viên

Nếu bạn giữ những hồ sơ này một cách bí mật, nhân viên của bạn sẽ tin tưởng bạn và bạn sẽ đề cao tinh thần và tầm quan trọng của luật pháp.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm:Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp.Trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật và quy định việc làm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.