Thực hành quản lý cuộc họp giúp cải thiện năng suất

Chúng tôi dành rất nhiều cuộc sống công việc của chúng tôi trong các cuộc họp. Trong nhiều trường hợp, thực tiễn quản lý cuộc họp kém dẫn đến việc sử dụng không hiệu quả thời gian của người tham gia. Trong một bài viết liên quan, chúng tôi cung cấp hướng dẫn về việc biến năm kịch bản cuộc họp phổ biến thành các sự kiện hiệu quả. Dưới đây là các ý tưởng bổ sung để hỗ trợ tăng cường tiện ích, năng suất và tác động của các cuộc họp.

Khóa quản lý cuộc họp - Đứng

Một số nhà quản lý sử dụng P.A.T. tiếp cận các cuộc họp, đòi hỏi một Pkhẩn cấp, một Mộtchương trình nghị sự, và một Tkhung hình. Việc sắp xếp những người tham gia với những điểm quan trọng của bối cảnh trước phiên họp sẽ đảm bảo rằng mọi người xuất hiện để chuẩn bị tham gia và hỗ trợ cho ý định chung của cuộc họp. Một P.A.T rõ ràng. phác thảo giúp đảm bảo một phiên làm việc hiệu quả.

Bạn sẽ có thể xác định mục đích của cuộc họp trong tối đa 1 hoặc 2 câu. "Cuộc họp này là để lên kế hoạch cho chiến dịch tiếp thị mới" hoặc "cuộc họp này là để xem xét chính sách mới của vận chuyển để xử lý lợi nhuận." Mục đích giúp đảm bảo mọi người biết tại sao họ ở đó, cần phải làm gì và làm thế nào để hướng dẫn tiến trình và đưa ra kết luận.

Đặt chương trình nghị sự. Liệt kê các mục bạn sẽ xem xét / thảo luận / kiểm tra. Chúng tôi muốn chỉ định giới hạn thời gian cho từng mục chương trình nghị sự (xem bên dưới) và xác định người chịu trách nhiệm kiểm duyệt cuộc thảo luận. Đặt khung thời gian; ít nhất là thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên đặt thời lượng cho từng mục trong chương trình nghị sự. Chúng nên tổng cộng theo khung thời gian cuộc họp tổng thể.

Bắt đầu cuộc họp của bạn đúng giờ

Nếu bạn làm việc ở một trong những nền văn hóa nơi mọi người đi vào các cuộc họp cho đến năm hoặc mười phút sau thời gian bắt đầu theo lịch trình, đã đến lúc bắt đầu một xu hướng mới. Một công ty khuyến khích các nhà quản lý của mình đóng cửa vào thời gian bắt đầu theo lịch trình và những người đến trễ không được chào đón để tham dự. Mặc dù điều này có thể hà khắc hơn bạn quan tâm để hành động, bạn không nên có ý định đưa cuộc họp ra lệnh, xem xét mục đích và xác nhận kỳ vọng và thời gian.

Đừng chờ đợi stragglers xuất hiện. Khi ai đó đến muộn, đừng quay lại và xem lại những gì đã được bảo hiểm. Tiếp tục với các chủ đề cuộc họp của bạn. Điều này sẽ gây khó xử cho người lảo đảo và cải thiện tỷ lệ anh ta / cô ta đến đúng giờ trong cuộc họp tiếp theo.

Nếu người tổ chức cuộc họp / nhà tài trợ không xuất hiện đúng giờ, hãy xem xét cuộc họp bị hủy và quay trở lại làm việc. Một khoảng thời gian chờ đợi năm đến bảy phút là hợp lý. Điều lạ lùng là, người tổ chức cuộc họp gặp một khó khăn không ngờ và muốn bạn không lãng phí thời gian chờ đợi anh ấy / cô ấy.

Giữ cuộc họp theo chủ đề

Một thực hành tốt là giao cho ai đó vai trò giữ mọi người theo dõi trong cuộc họp. Quá thường xuyên, các cuộc thảo luận trôi dạt và sau đó suy thoái thành một vòng xoáy ý kiến, ý tưởng, sự kiện và cảm xúc. Thay vào đó, hãy phân công vai trò và thông báo cho mọi người tham dự rằng cá nhân này sẽ xen vào nếu và khi cuộc thảo luận rời khỏi chương trình nghị sự và mục thảo luận cụ thể. Ở một số công ty, vai trò này được gọi là "Giao thông", trong các công ty khác, "Người giữ chủ đề". Bất kể nhãn hiệu nào, vai trò cực kỳ hữu ích trong việc tăng cường hiệu quả và năng suất của các cuộc họp của bạn.

Nếu các chủ đề bổ sung phát sinh ngoài chương trình nghị sự nhưng quan trọng để thảo luận, những chủ đề đó cần được nắm bắt rõ ràng và được đặt trong "bãi đậu xe" để xem xét và thảo luận trong tương lai hoặc cho một cuộc họp riêng biệt. Chủ cuộc họp có quyền cho phép một cuộc thảo luận khác nhau nhỏ nếu nó hỗ trợ cho mục đích cuộc họp tổng thể.

Giữ và phân phối ghi chú cuộc họp / phút

Ai đó, không phải là người tổ chức cuộc họp, nên giữ vài phút của cuộc họp. Một bản ghi tốt của biên bản sẽ bao gồm:

• Thời gian họp, ngày, địa điểm
• Mô tả mục đích
• Bản sao chương trình nghị sự
• Danh sách những người tham dự và một danh sách những người không tham dự
• Một danh sách tóm tắt chi tiết về kết luận, các mục hành động, trách nhiệm và ngày hoàn thành. Nhiều người chú ý sử dụng chương trình nghị sự như một hướng dẫn để liệt kê các kết luận và hành động.
• Cuộc họp theo dõi kế hoạch nếu thực sự cần thiết.

Tốt nhất, hãy phân phát các ghi chú cuộc họp càng sớm càng tốt sau khi kết thúc cuộc họp và hoàn toàn trong vòng một ngày làm việc. Biên bản và ghi chú đóng vai trò là một lời nhắc nhở quan trọng cho người tham gia cũng như nguồn thông tin cho các bên liên quan khác hoặc, cho những người bỏ lỡ cuộc họp. Biên bản là một công cụ tuyệt vời để tận dụng để nhắc nhở mọi người và các nhóm về các hành động tiếp theo đã cam kết của họ.

Điểm mấu chốt

Có thể một cuộc họp sẽ dẫn đến một kết quả tích cực, giúp thúc đẩy các dự án và mọi người về phía trước, chỉ cần không tin vào nó. Một số siêng năng và cố tình tăng cường các kỹ thuật quản lý cuộc họp của bạn sẽ cải thiện cơ hội của bạn để dẫn đến một kết quả tuyệt vời.

Cập nhật bởi Art Petty