Vai trò và trách nhiệm của người lãnh đạo cuộc họp

Trưởng cuộc họp là nhân viên chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, quản lý các chi tiết về và mời những người tham gia cuộc họp. Họ là những nhân viên chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm về tiến trình của cuộc họp thực tế. Họ hành động trước, trong và sau cuộc họp để đảm bảo rằng cuộc họp đạt được mục tiêu thành công.

Ai dẫn đầu cuộc họp?

Người lãnh đạo cuộc họp là chìa khóa trong việc làm cho các cuộc họp và các nhóm thành công. Nhân viên phục vụ như là người lãnh đạo cuộc họp là rất quan trọng. Trong một số cuộc họp, người lãnh đạo là trưởng phòng, trưởng nhóm hoặc người được chỉ định bởi quản lý cấp cao để lãnh đạo một sáng kiến. Những nhân viên này được chọn cho vai trò lãnh đạo của họ vì kỹ năng nhận thức của họ là người quản lý hoặc lãnh đạo.

Những lần khác, một nhân viên có thể nổi lên như một nhà lãnh đạo một cách tự nhiên. Những nhà lãnh đạo này là những nhân viên mà các nhân viên khác ngưỡng mộ và tôn trọng. Trong những dịp khác, một nhóm có thể quyết định luân chuyển vai trò lãnh đạo giữa tất cả các thành viên. Điều này cho phép tất cả các thành viên trong nhóm tiếp tục phát triển các kỹ năng của họ với tư cách là người lãnh đạo cuộc họp và nói chung, trong việc tạo ra các cuộc họp thành công.

Trách nhiệm của Trưởng nhóm

Sau đây là trách nhiệm chính của một nhà lãnh đạo cuộc họp.

• Xác định mục tiêu, nhiệm vụ hoặc mục đích phải hoàn thành. Đây thường là một nhiệm vụ hoặc một phần của bản mô tả công việc của người lãnh đạo.
• Quyết định xem một cuộc họp là phương pháp tốt nhất có thể để đạt được mục tiêu hay mục đích hay đạt được kết quả mong muốn. Trả lời câu hỏi: là một cuộc họp cần thiết?
• Xác định ai cần giúp lập kế hoạch cuộc họp.
• Với một nhóm hoặc là người lãnh đạo, quyết định chương trình nghị sự cho cuộc họp. (Trong các cuộc họp đang diễn ra, nhiệm vụ này được hoàn thành vào cuối cuộc họp hiện tại.)
• Xác định ngày, thời gian và địa điểm thường xuyên nhất bằng cách sử dụng lịch tổ chức chung.

• Kết hợp các cuộc họp trước khi làm việc như đọc, thông tin tài chính, lịch sử, biên bản họp nhóm liên quan, v.v.
• Mời người tham gia và phân phối bài tập và tiền làm việc cho phép càng nhiều thời gian càng tốt để người tham gia chuẩn bị cho cuộc họp.
• Đảm bảo rằng cuộc họp có máy ghi âm hoặc người ghi biên bản để ghi lại các thủ tục tố tụng và bất kỳ cam kết, mục hành động hoặc quyết định nào. Chỉ định một máy chấm công, khi cần thiết cho việc tiến hành có trật tự của một cuộc họp.
• Có thể sử dụng một tàu phá băng để hâm nóng những người tham gia và tạo ra một môi trường trong đó những người tham gia cuộc họp thoải mái giao tiếp với nhau và trao đổi ý tưởng và thông tin.

• Đến sớm và dẫn dắt cuộc họp bằng cách tiếp tục nhiệm vụ, theo dõi và liên quan đến tất cả những người tham gia để mỗi người cảm thấy rằng sự hiện diện của họ là điều cần thiết tại cuộc họp. Điều này đảm bảo sự tham gia của họ trong cuộc họp tiếp theo
• Gia vị cuộc họp của công ty để người tham gia không cảm thấy buồn tẻ và buồn chán. Cho dù sử dụng tàu phá băng, hài hước, hoặc ví dụ vui nhộn, không có cuộc họp nào nên kết thúc mà không có tiếng cười.
• Đảm bảo rằng các bước tiếp theo và các mục hành động được chỉ định và xử lý.
• Trao đổi cuộc họp và lên kế hoạch chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo.

• Theo dõi với những người tham gia giữa các cuộc họp để đảm bảo rằng các mục hành động đang đi đúng hướng và để cung cấp hỗ trợ và / hoặc tài nguyên nếu tình nguyện viên gặp vấn đề.

Vai trò lãnh đạo bổ sung

Người lãnh đạo cuộc họp đảm nhận những trách nhiệm này nhưng cũng có vai trò liên quan đến giao tiếp, báo cáo và hiệu suất của đồng đội.

Mỗi thành viên của một nhóm hoặc cuộc họp có chức năng chéo có nghĩa vụ phải thông báo cho bộ phận hoặc chức năng của mình về các hoạt động và tiến trình của một cuộc họp hoặc một nhóm đang diễn ra. Họ cũng có trách nhiệm tìm kiếm đầu vào từ các đồng nghiệp không thuộc nhóm hoặc trong cuộc họp. Không phải mọi nhân viên đều có thể tham dự mọi cuộc họp.

Nhà lãnh đạo có trách nhiệm bổ sung là giữ cho các nhà quản lý cấp cao tham gia và thông báo thông qua giao tiếp và phản hồi hiệu quả. Xây dựng quyền sở hữu từ các nhân viên bên ngoài nhóm hoặc cuộc họp, đặc biệt là các nhà lãnh đạo tổ chức, đảm bảo rằng nhóm hoặc cuộc họp thành công trong việc phát triển, thực hiện và tích hợp các giải pháp hoặc ý tưởng của mình.

Nếu một người tham gia cuộc họp đang thực hiện không hiệu quả trong cuộc họp, nhà lãnh đạo có trách nhiệm sửa chữa hành vi thông qua các kỹ thuật lãnh đạo cuộc họp hiệu quả trong cuộc họp và huấn luyện hiệu quả bên ngoài cuộc họp. Một người tham gia cuộc họp độc quyền cuộc họp với ý kiến ​​của mình hoặc chỉ trích các thành viên khác vì họ phải được sửa chữa trước khi cá nhân phá hoại cuộc họp thành công.

Những hành động này là cần thiết cho đến khi những người tham gia cuộc họp đạt đến một mức độ thoải mái và trưởng thành cho phép họ hỗ trợ nhà lãnh đạo bằng cách tự nhốt mình khi các sự kiện không hiệu quả diễn ra và các thành viên rối loạn làm gián đoạn tiến trình.

Một người lãnh đạo cuộc họp hiệu quả không đảm bảo rằng một dự án hoặc nhóm thực hiện thành công, nhưng anh ta hoặc cô ta là nhân tố chính đóng góp khi các dự án, phòng ban, cuộc họp hoặc nhóm thành công.

Biên bản cuộc họp là một đóng góp hiệu quả cho các cuộc họp thành công khi biên bản được viết và phân phối một cách thích hợp.