9 Kỹ năng tạo thuận lợi cho người quản lý

Các cuộc họp có thể là cơ hội để chia sẻ ý tưởng, thảo luận về các thách thức và xác định kế hoạch hành động, hoặc chúng có thể kết thúc như những kẻ lãng phí thời gian không hiệu quả. Thật không may, các nhà quản lý thường là những người đóng góp chính cho cuộc họp rối loạn chức năng.

Dưới đây là ý tưởng cho các nhà quản lý ở tất cả các cấp để tăng cường kỹ năng tạo thuận lợi cho cuộc họp của họ nhằm hỗ trợ cải thiện năng suất cuộc họp.

Nơi các nhà quản lý đi sai với các cuộc họp

Nhiều nhà quản lý nghĩ rằng họ biết làm thế nào để tổ chức một cuộc họp. Họ đặt ra chương trình nghị sự, thực hiện tất cả các cuộc nói chuyện và đưa ra tất cả các quyết định. Mặc dù điều này có thể mang lại cảm giác dễ dàng và hiệu quả cho các nhà quản lý, nhưng nó thường lãng phí thời gian của người dân và điều đó không thể khai thác được tiềm năng sáng tạo của nhóm. Trên thực tế, nó có tác dụng ngược lại khi nhân viên có xu hướng rút tiền, trì hoãn người quản lý muốn chịu trách nhiệm.

Có rất nhiều lý do khiến các nhà quản lý don liên quan đến nhân viên của họ nhiều hơn trong các cuộc họp, bao gồm:

• Sợ buông tay
• Niềm tin sai lầm rằng vì họ chịu trách nhiệm, họ cần cung cấp tất cả các câu trả lời
• Thiếu tự tin về khả năng hoặc kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên
• Thiếu kỹ năng tạo điều kiện họp

Trong khi ba mục đầu tiên là hành vi của các nhà quản lý kém, thì mục cuối cùng, kỹ năng tạo thuận lợi, có thể được học và củng cố bằng thực tiễn.

Tăng cường kỹ năng tạo thuận lợi cho cuộc họp của bạn

Theo định nghĩa, tạo điều kiện cho phương tiện, Để làm cho dễ dàng hoặc ít khó khăn hơn; giúp về phía trước. Đối với một người quản lý để tạo điều kiện cho một cuộc họp (thay vì điều hành nó), họ cần sẵn sàng từ bỏ quyền lực của mình và cởi mở với các kết quả và cách tiếp cận khác nhau.

Tạo điều kiện cuộc họp thích hợp liên quan đến việc mọi người tham gia vào việc xác định và giải quyết vấn đề. Các nhóm hầu như sẽ luôn phát triển các giải pháp tốt hơn, sáng tạo hơn bất kỳ ai quản lý có thể và sẽ có nhiều khả năng hỗ trợ việc thực hiện các giải pháp.

Dưới đây là chín kỹ năng cần thiết để tạo điều kiện cho một cuộc họp, tất cả đều có thể học và cải thiện bằng thực tiễn:

1. Kế hoạch chương trình nghị sự. Một cuộc họp hợp tác bắt đầu với kế hoạch chương trình nghị sự. Việc chọn các chủ đề mời tham gia, tức là, một vấn đề cần giải quyết hấp dẫn hơn nhiều so với các chủ đề về thông tin trên truyền hình. Tuy nhiên, cần có nhiều thời gian để phân bổ để cho phép sự tham gia của nhóm.
2. Môi trường và khí hậu. Vấn đề hậu cần! Khi mọi người không thoải mái, can có thể nhìn thấy nhau, có thể nghe thấy, hoặc đói, kết quả cuộc họp sẽ bị ảnh hưởng. Tìm hiểu làm thế nào để sử dụng hậu cần như một cách để khuyến khích sự tham gia lớn và loại bỏ các rào cản.

1. Hỏi những câu hỏi. Những câu hỏi tuyệt vời kích thích thảo luận tuyệt vời. Bài viết, 70 câu hỏi huấn luyện tuyệt vời bằng mô hình GROW, "đưa ra một số gợi ý thảo luận nổi bật.
2. Lắng nghe tích cực. Khi người quản lý diễn giải, kiểm tra sự hiểu biết và đặt câu hỏi tiếp theo, nó khuyến khích sự tham gia nhiều hơn và duy trì cuộc thảo luận.
3. Động não. Hầu hết mọi người nghĩ rằng họ đã biết cách động não. Tuy nhiên, họ thường don. Trong quá nhiều cài đặt, hiệu quả của việc động não bị giảm đi do quản lý quá trình kém, áp lực chính trị hoặc xã hội mạnh mẽ và kỹ năng tạo điều kiện kém. Nhiều người chưa bao giờ thực sự trải nghiệm sức mạnh của một phiên động não được điều hành tốt.

1. Kỹ năng xây dựng sự đồng thuận. Đồng thuận không có nghĩa là mọi người phải đồng ý với quyết định. Nó có nghĩa là tất cả mọi người đã có cơ hội để chia sẻ quan điểm của họ và đề xuất ý tưởng. Tạo thuận lợi thích hợp sẽ hướng dẫn nhóm từ chia sẻ ý tưởng đến phát triển một quyết định hiệu quả. Để đạt được sự đồng thuận cần nhiều thời gian hơn, nhưng thường sẽ có được sự mua vào mạnh mẽ hơn từ nhóm. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng sự đồng thuận không phải là mục tiêu cuối cùng. Một quyết định hiệu quả cho vấn đề trong tầm tay là vấn đề quan trọng nhất. Xem Khung ra quyết định đồng thuận sáu bước để biết thêm về cách lãnh đạo nhóm thông qua quy trình ra quyết định đồng thuận.

1. Giải quyết xung đột. Bất cứ khi nào có một số lượng lớn người tham gia giải quyết vấn đề, xung đột là không thể tránh khỏi. Trên thực tế, xung đột về nhiệm vụ hoặc vấn đề được các nhà nghiên cứu nhóm xem là một phần của quá trình đưa ra quyết định hiệu quả. Người quản lý phải học cách khai thác sức mạnh của xung đột theo hướng tích cực.
2. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ. Trong khi các nhà nghiên cứu tranh luận về tỷ lệ phần trăm chính xác, hầu hết sẽ đồng ý rằng hơn 50 phần trăm giao tiếp là phi ngôn ngữ. Người quản lý cần có khả năng đọc giai điệu nhóm và ngôn ngữ cơ thể để đánh giá mức độ tham gia, sự hài hước và cam kết của họ.

1. Ghi âm. Tạo điều kiện nhóm khéo léo liên quan đến việc biết khi nào nên chuyển sang bảng lật hoặc bảng trắng để nắm bắt những gì mọi người đang nói. Làm như vậy làm cho mọi người cảm thấy như ý tưởng của họ đang được lắng nghe và có giá trị, và phục vụ như một hồ sơ có giá trị được sử dụng để lập kế hoạch hành động và theo dõi.

Điểm mấu chốt

Thời gian là tài sản quý giá trong cuộc sống và trong công việc. Phấn đấu để quản lý các cuộc họp cho hiệu quả và hiệu quả tối ưu. Học tập, thực hành và áp dụng chín kỹ năng tạo thuận lợi được xác định ở trên là một nơi tuyệt vời để bắt đầu.