Các vai trò thiết yếu trong một nhóm quản lý dự án

Các loại dự án mà các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp điều hành thường có quy mô lớn và phức tạp. Họ yêu cầu đầu vào của nhiều người, bao gồm cả bạn là người quản lý dự án.

Vai trò trong đội ngũ quản lý dự án chuyên nghiệp

Các vai trò sau đây thường tạo nên một nhóm quản lý dự án chuyên nghiệp:

Nhà tài trợ dự án

Thông thường trong một tổ chức lớn, một người cấp cao, có thể là quản lý cấp cao hoặc giám đốc, sẽ đóng vai trò là nhà tài trợ dự án. Vai trò này thường có thể giống như mối quan hệ làm việc mà một chủ tịch của một công ty sẽ đảm nhận với một giám đốc điều hành: đó là người bạn quan trọng / hỗ trợ đạo đức / người truyền đạt chính cho nhiều đối tượng (đảm nhận vai trò phù hợp tùy theo ngữ cảnh). Nhưng vai trò hơi phức tạp hơn thế này.

Nhà tài trợ dự án là người ủng hộ bạn ở cấp cao nhất, làm việc với bạn chặt chẽ hơn bất kỳ ai khác trong nhóm quản lý cấp cao. Họ trình bày tiến trình của bạn cho quản lý cấp cao và chịu trách nhiệm với bạn về sự thành công hoặc mặt khác của dự án.

Họ có cái nhìn rộng hơn về những gì đang diễn ra trên toàn tổ chức và có thể thấy dự án phù hợp với bức tranh lớn hơn. Họ sẽ có thể chỉ đạo dự án để đạt được các mục tiêu của mình như được đặt ra bởi ban quản lý cấp cao và trong bối cảnh của hướng đi của tổ chức. Họ có thể sắp xếp các nguồn lực bổ sung để sẵn sàng và mở ra những cánh cửa có thể đóng cho bạn với tư cách là người quản lý dự án do thiếu thâm niên tương đối của bạn.

Về cơ bản, nhà tài trợ dự án tồn tại để sở hữu cơ hội hoặc nhu cầu kinh doanh và đưa nó về phía trước để đảm bảo các vấn đề được giải quyết và lợi ích nhận ra trong khi có thể giải quyết các vấn đề ngoài tầm kiểm soát của người quản lý dự án.

Quản lý dự án

Người quản lý dự án là trung tâm của dự án này. Họ cần phải biết mục tiêu là gì và nơi này phù hợp với bức tranh lớn hơn đồng thời có khả năng xử lý nhiều chi tiết ở mọi giai đoạn.

Người này là người lập kế hoạch (bao gồm duy trì biểu đồ Gantt), người tổ chức và thực hiện và là người phải có kỹ năng quản lý dự án để đảm bảo mọi thứ, kể cả thành công, được đo lường và báo cáo chính xác.

Cuối cùng, họ cần phải là một thẩm phán khách quan của phần lớn những gì đang diễn ra, đồng thời là trung tâm chủ quan của tất cả những gì đang xảy ra.

Khách hàng dự án / Khách hàng

Đây là người chịu trách nhiệm trả tiền cho công việc. Thường thì đây là nhóm chịu trách nhiệm cho vấn đề hoặc cơ hội mà dự án đã được thiết lập để xem xét. Họ là những người có nhiều nhất để kiếm được từ dự án, do đó ngân sách của họ có nguy cơ.

Các nhà cung cấp

Khi dự án của bạn yêu cầu các bộ kỹ năng thích hợp, chúng thường được tìm thấy bên ngoài tổ chức của bạn. Các vật liệu cần thiết cho một dự án cũng thường đến từ bên ngoài tổ chức của bạn, dù là máy bay giấy, máy bay không người lái hoặc máy bay chụp ảnh trên không.

Những kỹ năng hoặc tài liệu bổ sung này thường sẽ rất quan trọng đối với sự thành công của một dự án. Không có chuyên môn chính xác hoặc những viên gạch đến quá muộn (hoặc sớm) có thể có tác động bất lợi đến sự thành công của dự án của bạn.

Ban dự án

Các nhóm được đề cập trước thường tạo thành Ban dự án. Hội đồng quản trị thường có những người chủ chốt có thể được nhìn thấy để đại diện cho các lợi ích khác nhau trong dự án. Chúng thường được xem trong các nhóm được tạo thành từ:

• Nhóm nhà cung cấp
• Các nhóm người sử dụng

Hội đồng quản trị thường được chủ trì bởi nhà tài trợ dự án và là diễn đàn nơi dự án được đưa ra kết luận. Người quản lý dự án là một phần của nhóm này và sử dụng nó để liên lạc với các bên liên quan chính này, báo cáo lại và định hướng về cách dự án cần phát triển.

Điều phối viên dự án

Các dự án lớn cũng có thể được hưởng lợi từ một điều phối viên dự án để giúp quản trị viên. Điều này đảm bảo các nhiệm vụ trần tục, nhưng quan trọng, được thực hiện. Điều này có thể bao gồm vài phút của các cuộc họp, lập hóa đơn hoặc đặt hàng văn phòng phẩm.

Các nhà quản lý dự án đôi khi có thể bị cám dỗ chỉ làm những công việc đơn giản này, nhưng mỗi công việc có thể là một sự tiêu tốn thời gian. Bạn nên quản lý dự án, không quản lý quản trị viên - đó là một bộ kỹ năng quan trọng, nhưng người quản lý dự án nên biết khi nào nên giao phó.