Quản lý dự án đường dẫn quan trọng

Lĩnh vực quản lý dự án cung cấp nhiều công cụ và kỹ thuật được thiết kế để đơn giản hóa và giúp kiểm soát công việc làm một cái gì đó mới. Theo định nghĩa, các dự án là tất cả những công việc chúng tôi làm một khi chúng là những hoạt động tạm thời và duy nhất, trái ngược với nhiều hoạt động hàng ngày trong một doanh nghiệp.

Kỷ luật quản lý dự án đường dẫn quan trọng (CPM) được thành lập vào cuối năm 1950 và vẫn được áp dụng rộng rãi cho đến ngày nay. Bài viết này cung cấp một cái nhìn tổng quan về cách tiếp cận đường dẫn quan trọng được sử dụng để giúp các nhóm hoàn thành các sáng kiến ​​dự án của họ.

Định nghĩa về con đường quan trọng

Đường dẫn quan trọng theo định nghĩa là chuỗi sự kiện dài nhất trong kế hoạch dự án. Chúng là các sự kiện phải được hoàn thành không chậm trễ hoặc rủi ro dự án chạy dài hơn thời gian dự kiến.

Một cái nhìn khác về con đường quan trọng cho thấy rằng đó là chuỗi các sự kiện với lượng chùng nhỏ nhất (thời gian kéo dài). Thuật ngữ kỹ thuật này dễ hiểu hơn bằng cách mô tả quá trình xác định đường dẫn quan trọng cho một dự án mẫu.

Dựa trên ví dụ về việc xây dựng một ngôi nhà, các bước dưới đây xác định quy trình xác định và sử dụng đường dẫn quan trọng.

Xác định phạm vi dự án của bạn và các tính năng chính

Bất cứ khi nào một nhóm được tập hợp để làm việc theo sáng kiến ​​dự án, sẽ có sự phấn khích và năng lượng để tiến về phía trước một cách nhanh chóng với công việc. Tuy nhiên, một người quản lý dự án có kỷ luật hiểu tầm quan trọng của giai đoạn lập kế hoạch đối với thành công cuối cùng của sáng kiến. Công việc xác định đường dẫn quan trọng bắt đầu bằng việc làm rõ phạm vi của dự án và xác định các đầu ra hoặc tính năng quan trọng nhất.

Hãy tưởng tượng bạn đang xây dựng một ngôi nhà. Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc thực tế nào trong nhà, điều quan trọng là bạn phải phạm vi dự án và mô tả các tính năng chính. Trong ví dụ này, hãy giả sử phạm vi của bạn yêu cầu một ngôi nhà 2.000 mét vuông với ba phòng ngủ, phòng khách, phòng ăn, nhà bếp, ba phòng tắm và một tầng hầm chưa hoàn thành với chi phí không vượt quá 200.000 đô la.

Mặc dù các thông số kỹ thuật cung cấp một điểm khởi đầu tốt trên phạm vi, bạn vẫn phải xác định vật liệu xây dựng Gỗ hoặc gạch bằng gỗ và xác định các tính năng chính khác bao gồm sưởi ấm, điều hòa không khí và các tính năng khác. Cuối cùng và không kém phần quan trọng, bạn cần một mục tiêu để hoàn thành ngôi nhà này.

Xác định công việc chi tiết cần hoàn thành

Người quản lý dự án sử dụng phương pháp đường dẫn quan trọng sẽ làm việc với nhóm của cô để dịch phạm vi và các tính năng chính thành một danh sách tất cả các công việc phải hoàn thành để tạo dự án. Một công cụ được sử dụng để xác định các nhiệm vụ công việc là cấu trúc phân chia công việc.

Người quản lý dự án làm việc với nhóm mở rộng để động não về tất cả các nhiệm vụ cần thiết để tạo ra ngôi nhà hoàn chỉnh với các tính năng chính mà chúng tôi mô tả trong các hoạt động phạm vi của chúng tôi. Một kỹ thuật đơn giản để ghi lại từng nhiệm vụ chính vào một ghi chú dán thường dẫn đến các bức tường được bao phủ bởi đầu ra của động não này. Quá trình bỏ qua chuỗi các sự kiện và sự sẵn có của các tài nguyên và tập trung hoàn toàn vào việc xác định các nhiệm vụ. Khi nhóm đã xác nhận rằng tất cả các công việc cần thiết để phân phối dự án đã được xác định, họ tạo dự toán thời gian và chi phí cho từng hoạt động riêng biệt và sau đó chuyển sự chú ý của họ sang xác định đường dẫn quan trọng.

Trình tự các nhiệm vụ công việc để tìm ra con đường quan trọng

Được trang bị nội dung của cấu trúc phân chia công việc, bao gồm ước tính thời gian cho từng hạng mục công việc (còn gọi là gói công việc), các thành viên trong nhóm tập trung vào việc xác định chuỗi các sự kiện cần thiết để hoàn thành dự án. Họ sử dụng các tính năng chính hoặc phân phối được xác định trong các tài liệu phạm vi làm điểm bắt đầu và xây dựng các đường dẫn dự án khác nhau.

Trong ví dụ của chúng tôi về việc xây dựng một ngôi nhà, chúng tôi sẽ sắp xếp một cách hợp lý việc đào và đổ móng và đóng khung nhà trước khi thêm mái nhà. Thách thức của chúng tôi là tìm ra chuỗi sự kiện phù hợp cho phép dự án tiến hành thuận lợi mà không có thời gian chết đáng kể.

Những gì nổi lên sau hoạt động tuần tự này là một sơ đồ mạng dự án hoàn thành với các đường dẫn khác nhau. Sử dụng các ước tính thời lượng, người quản lý dự án thường dựa vào phần mềm quản lý dự án sẽ tính toán thời gian sớm nhất và muộn nhất mà mỗi hoạt động có thể bắt đầu và kết thúc. Quá trình xác định các mục đó trong chuỗi có thêm thời gian (thả nổi hoặc chùng) và các mục đó hoàn toàn không thể bị trì hoãn mà không trì hoãn toàn bộ dự án.

Đường dẫn xác định thời lượng dài nhất hoặc lượng chùng ít nhất qua mạng là đường dẫn quan trọng. Và trong khi về mặt kỹ thuật có thể có nhiều đường dẫn quan trọng trong mạng dự án, hầu hết các nhà quản lý dự án và nhóm làm việc điều chỉnh chuỗi sự kiện để giảm thiểu khả năng này.

Cách người quản lý dự án sử dụng đường dẫn quan trọng

Được trang bị rõ ràng về những hạng mục phải hoàn thành đúng hạn hoặc chậm trễ rủi ro dự án, người quản lý dự án tập trung đáng kể thời gian và sự chú ý vào việc giám sát và kiểm soát các hoạt động này. Nếu một mục trên đường dẫn quan trọng sẽ có khả năng chạy trễ, người quản lý dự án có thể phân bổ các tài nguyên bổ sung để tăng tốc hoàn thành. Nếu có xung đột tài nguyên giữa hai hoạt động trên đường dẫn quan trọng, người quản lý dự án sẽ giải quyết vấn đề này theo cách giảm thiểu bất kỳ sự chậm trễ nào.

Hiểu đường dẫn quan trọng đơn giản hóa đáng kể quá trình lập lịch trình tài nguyên. Nhóm dự án có thể tập trung vào việc đảm bảo có sẵn các nguồn lực phù hợp vào đúng thời điểm. Như được mô tả dưới đây, nếu cần thiết, tài nguyên có thể được mượn từ các hoạt động không quan trọng để giúp theo dõi các nhiệm vụ nhạy cảm với thời gian.

Mặc dù các mục không nằm trên đường dẫn quan trọng cuối cùng là rất cần thiết cho việc hoàn thành dự án, nhưng theo định nghĩa, chúng có thêm thời gian hoặc chậm chạp và sự chậm trễ của chúng không có khả năng trì hoãn ngày kết thúc mục tiêu của sáng kiến. Để bù đắp cho sự chậm trễ đường dẫn quan trọng tiềm năng, các nhà quản lý dự án thường mượn tài nguyên từ các mặt hàng không quan trọng, tận dụng sự linh hoạt của chùng cho các mặt hàng đó.

Điểm mấu chốt

Kỹ thuật dự án đường dẫn quan trọng cung cấp cho người quản lý dự án một bộ công cụ quan trọng để quản lý rủi ro và tối ưu hóa cơ hội hoàn thành dự án đúng hạn. Thời gian lập kế hoạch nền là đáng kể với phương pháp này, tuy nhiên lợi ích cho việc kiểm soát và phối hợp là vô giá.