Nội dung tệp I-9 cho nhân viên

Mẫu I-9, Xác minh Đủ điều kiện Việc làm là mẫu được Bộ An ninh Quốc gia - Dịch vụ Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS) yêu cầu để ghi nhận đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ. Là một nhà tuyển dụng, bạn phải điền vào mẫu I-9 cho mỗi nhân viên mà bạn thuê.

Tất cả nhân viên, công dân và không phải công dân, được thuê sau ngày 6 tháng 11 năm 1986, phải hoàn thành Mục 1 của Mẫu I-9 tại thời điểm thuê. Chủ lao động có trách nhiệm đảm bảo rằng Mục 1 của Mẫu I-9 được nhân viên hoàn thành kịp thời và đúng cách.

Chủ lao động phải kiểm tra xác minh việc làm và đảm bảo Phần 2 và 3 của Mẫu I-9 cũng được điền đúng. Người sử dụng lao động phải hoàn thành Mục 2 của Mẫu I-9 bằng cách kiểm tra bằng chứng trực tiếp (chỉ các tài liệu gốc, chưa hết hạn) về danh tính và đủ điều kiện làm việc trong vòng ba (3) ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu làm việc.

Nhân viên phải có mặt thực tế và các tài liệu gốc của anh ấy hoặc cô ấy phải được xem xét trực tiếp. Nhân viên xem xét các tài liệu gốc phải ký vào phần 2 của I-9.

Biểu mẫu xác minh rằng bạn đã kiểm tra hai hình thức nhận dạng được phê duyệt chứng minh rằng nhân viên được ủy quyền hợp pháp để làm việc tại Hoa Kỳ.

Chủ lao động hoặc đại diện ủy quyền của họ cần điền vào phần 3 khi xác nhận rằng nhân viên đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ. Khi phục hồi nhân viên trong vòng ba năm kể từ ngày I-9 ban đầu được hoàn thành, nhà tuyển dụng có tùy chọn hoàn thành mẫu I-9 mới hoặc hoàn thành phần 3.

Định kỳ, bạn cần kiểm toán các mẫu I-9 để đảm bảo rằng bạn có một mẫu hoàn chỉnh cho mỗi nhân viên. Bạn cần kiểm tra tính xác thực và đầy đủ và lưu bằng chứng về kiểm toán và về bất kỳ khóa đào tạo nào mà nhân viên hoàn thành hoặc lưu trữ I-9 đã nhận được.

Vị trí của các mẫu I-9 đã hoàn thành

Bạn sẽ muốn giữ tất cả nhân viên I-9 và tài liệu đi kèm trong một hồ sơ nhân sự riêng vì những lý do này.

Chính phủ có thể kiểm tra các hình thức này. Nếu nhân viên chính phủ kiểm tra các mẫu I-9 của bạn, bạn không muốn cho phép họ truy cập vào các tệp nhân viên riêng của nhân viên của bạn và thông tin bí mật mà họ chứa.

Vì vậy, vì lợi ích bảo mật của nhân viên và quyền truy cập bị hạn chế, bạn muốn cách ly nhân viên I-9 của mình trong một thư mục dành riêng cho việc lưu trữ I-9.

Điều này bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên của bạn và cũng giúp nhà tuyển dụng không phải trả lời các câu hỏi bổ sung được nêu trong nội dung của hồ sơ nhân viên. Bạn có thể vô tình mở công ty của mình để điều tra gia tăng bởi các nhân viên USCIS. Tránh điều này.

Điều tra hồ sơ I-9 hiện tại

Theo Cơ quan Thực thi Di trú và Hải quan Hoa Kỳ (ICE), chính phủ có thể kiểm tra I-9 của bạn: "Quy trình kiểm tra hành chính được bắt đầu bởi dịch vụ Thông báo Thanh tra (NOI) khi chủ lao động bắt buộc sản xuất Mẫu I-9.

"Theo luật, chủ lao động được cung cấp ít nhất ba ngày làm việc để tạo Mẫu I-9. Thông thường, ICE sẽ yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp tài liệu hỗ trợ, có thể bao gồm một bản sao bảng lương, danh sách nhân viên hiện tại, Điều khoản kết hợp, và giấy phép kinh doanh."

Xu hướng hiện nay là ICE đang tăng cường nỗ lực thực thi. Người sử dụng lao động ngày càng phải đối mặt với các cáo buộc hình sự đánh vào người quản lý, chủ sở hữu và nhân viên nhân sự vì không hoàn thành đúng và lưu trữ các mẫu I-9 cho mỗi nhân viên. Các doanh nghiệp đã ngày càng nhận được tiền phạt đáng kể và đã được tranh luận.

Nhà tuyển dụng cần thực hiện nghiêm túc các Mẫu I-9. Nghiêm túc. Cần chúng tôi nói nhiều hơn?

Xem Mẫu I-9 hiện tại và hướng dẫn đầy đủ để triển khai tại Bộ An ninh Nội địa - Dịch vụ Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS).

Còn được biết là:hồ sơ nhân viên, hồ sơ nhân viên, hồ sơ nhân sự, tài liệu