Tìm hiểu về Biên bản cuộc họp và tại sao chúng quan trọng

Biên bản cuộc họp là tài liệu bằng văn bản hoặc được ghi lại được sử dụng để thông báo cho người tham dự và người không tham dự về những gì đã thảo luận hoặc những gì đã xảy ra trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp hoặc ghi chú thường được thực hiện bởi một người ghi biên bản cuộc họp được chỉ định trong quá trình tố tụng để có một bản ghi chính xác về những gì đã diễn ra trong cuộc họp.

Biên bản thường bao gồm:

• Tên người tham gia
• Các mục chương trình nghị sự được bảo hiểm
• Quyết định của người tham gia
• Các hành động tiếp theo được cam kết bởi những người tham gia
• Ngày đáo hạn để hoàn thành các cam kết
• Bất kỳ sự kiện hoặc thảo luận nào khác có giá trị tài liệu để xem xét hoặc lịch sử trong tương lai

Biên bản cuộc họp như một tài liệu lịch sử

Là một tài liệu lịch sử, phút là hữu ích để ghi lại các ý tưởng chính hoặc các điểm thảo luận dẫn đến quyết định. Ví dụ, biên bản cuộc họp hiệu quả có thể chỉ định năm lựa chọn thay thế mà nhóm đã thảo luận và lý do chính khiến một lựa chọn được chọn so với các lựa chọn khác.

Biên bản cho cuộc họp kinh doanh thông thường không cần ghi lại mọi cuộc thảo luận hoặc trạng thái chi tiết ai nói gì. Tất nhiên, quy tắc này là khác nhau đối với các loại cuộc họp khác như phiên tòa và các tình huống trong đó hành động pháp lý đang được thảo luận. Những loại cuộc họp này đòi hỏi một bản ghi chính xác của cuộc trò chuyện và tuyên bố. Nhưng, trừ khi nguồn nhân lực đang thảo luận về một vụ kiện, cuộc họp tại nơi làm việc điển hình không ghi lại mọi iota.

Khi nào và làm thế nào để chia sẻ Biên bản cuộc họp

Lý tưởng nhất là biên bản cuộc họp được ghi lại trên một thiết bị điện tử, chẳng hạn như máy tính xách tay hoặc iPad và sau khi xem xét nhanh về chính tả, ngữ pháp và sự rõ ràng, được phổ biến đến những người tham gia cuộc họp điện tử vào cuối cuộc họp. Bằng cách này, những người tham gia có thông báo ngay lập tức về các cam kết và thời hạn của họ và có thể nêu câu hỏi hoặc tìm kiếm làm rõ. Nếu điều này là không thể vì máy ghi âm muốn sao chép biên bản hoặc kiểm tra lỗi, anh ta nên phổ biến chúng trong vòng 24 giờ sau cuộc họp.

Biên bản cũng đóng vai trò như một lời nhắc nhở về các cam kết của các thành viên trong nhóm trong cuộc họp và giúp người tham gia chuyển các mục này vào lịch và danh sách nhiệm vụ hàng ngày của họ.

Máy ghi âm phải luôn luôn xem lại biên bản cuộc họp trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo để mọi người có thể kiểm tra chính xác và các bước tiếp theo.

Cách tổ chức xử lý Biên bản cuộc họp

Quan trọng đối với một cuộc họp thành công, các phút cung cấp lịch sử ghi lại cuộc họp cho những người tham gia và cho những nhân viên không thể tham dự. Không có biên bản cuộc họp đầy đủ, triển vọng thành công của cuộc họp bị giảm đi vì mọi người, trên sự cân bằng, không thể tiếp thu và giữ lại vô số thông tin cùng một lúc.

Nhân viên lấy biên bản cuộc họp thường là thành viên của nhóm và ghi chú trong khi tham gia cuộc họp. Trong các cuộc họp liên quan đến thủ tục tố tụng liên quan đến pháp lý hoặc chính phủ hoặc trong các cuộc họp hội đồng quản trị, một cá nhân không tham dự sẽ có biên bản chính thức và thường ghi lại các thủ tục tố tụng.

Để ghi lại thông tin chính một cách chính xác, máy ghi biên bản cuộc họp phải có tai để biết chi tiết và khả năng giữ tập trung. Nhân viên này cũng phải đa nhiệm hiệu quả để có thể tham gia vào cuộc họp trong khi ghi biên bản.

Trong một số tổ chức, cùng một nhân viên mất vài phút trong mỗi cuộc họp. Hoặc trách nhiệm có thể chuyển từ nhân viên sang nhân viên. Vai trò của người nhận phút xây dựng các kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả và có thể là một công việc được thèm muốn.

Yêu cầu đối với Trình ghi biên bản cuộc họp

Các yêu cầu cho máy ghi âm bao gồm khả năng:

• Ghi lại chính xác các quyết định, cam kết và các điểm thảo luận chính được đưa ra tại một cuộc họp
• Ghi lại các mục hành động và ngày đến hạn mà các thành viên cuộc họp cam kết (các mục hành động có tên được đính kèm, nhưng biên bản không nêu rõ ai đã nói gì trong các cuộc họp tại nơi làm việc không chính thức)
• Xem xét các quyết định và nhiệm vụ chính hoặc các cam kết tự nguyện và các mục hành động vào cuối cuộc họp để người tham gia có thể đồng ý với họ trước khi rời khỏi
• Hãy là người chơi nhóm và linh hoạt vì người tham dự có thể thêm hoặc sửa bất cứ điều gì họ không đồng ý trong vài phút

• Làm việc nhanh chóng để phân phối các bản sao của biên bản cuộc họp trong vòng 24 giờ sau cuộc họp