Những gì thuộc về một tập tin nhân viên?

Hồ sơ nhân viên là hồ sơ nhân viên chính chứa lịch sử mối quan hệ việc làm từ đơn xin việc thông qua một cuộc phỏng vấn xuất cảnh và tài liệu chấm dứt việc làm. Chỉ nhân viên phòng Nhân sự và nhân viên giám sát và quản lý ngay lập tức có thể có quyền truy cập vào thông tin trong hồ sơ nhân viên và không bao giờ rời khỏi văn phòng Nhân sự.

Hồ sơ nhân viên thường được lưu trữ trong tủ hồ sơ chống cháy, khóa ở vị trí khóa mà nhân viên phòng Nhân sự có thể truy cập được. Tính bảo mật của thông tin nhân viên trong hồ sơ nhân sự là hết sức quan trọng.

Trong tất cả các tệp nhân viên do công ty lưu giữ, tệp nhân viên nhân viên thường được truy cập hàng ngày để biết thông tin của người sử dụng lao động, người giám sát hoặc nhân viên Nhân sự.

Cân nhắc về nội dung tập tin nhân viên

Các nguyên tắc cơ bản và câu hỏi cần xem xét khi nộp bất kỳ tài liệu nào trong hồ sơ nhân viên là những điều này.

• Người sử dụng lao động sẽ cần một tài liệu cụ thể để biện minh cho các quyết định nếu người sử dụng lao động bị kiện? Người sử dụng lao động sẽ cần tài liệu tại một tòa án của pháp luật?
• Nhân viên có biết và hiểu rằng tài liệu sẽ được nộp trong hồ sơ nhân sự của mình không? Trong hầu hết các trường hợp, người sử dụng lao động phải yêu cầu nhân viên ký vào tài liệu, không được biểu thị sự đồng ý với nội dung của tài liệu, nhưng phải thừa nhận rằng họ biết và đã đọc tài liệu.
• Không có bất ngờ, ý kiến, hoặc ghi chú cá nhân về nhân viên nên được đặt trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. Chỉ là sự thật, không có suy nghĩ đầu cơ, thuộc về một hồ sơ nhân viên.

Nội dung của một tệp nhân viên

Sau đây là các khuyến nghị về tài liệu mà chủ nhân nên giữ trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.

Lịch sử việc làm

• Đơn xin việc
• Tiếp tục
• Sơ yếu lý lịch
• Xác minh giáo dục
• Xác minh việc làm
• Thư từ chối
• Mô tả công việc
• Hồ sơ phân tích công việc
• Thư mời làm việc hoặc hợp đồng lao động
• Cơ quan tuyển dụng hoặc thỏa thuận đại lý tạm thời, nếu được sử dụng
• Thông tin liên hệ khẩn cấp
• Phiếu xác nhận sổ tay nhân viên đã ký cho thấy biên nhận sổ tay nhân viên
• Danh sách kiểm tra từ định hướng nhân viên mới hiển thị các chủ đề được bảo hiểm và bởi ai
• Bất kỳ thỏa thuận và tài liệu di dời
• Bất kỳ hợp đồng, thỏa thuận bằng văn bản, biên nhận hoặc xác nhận giữa người lao động và người sử dụng lao động (chẳng hạn như thỏa thuận không cạnh tranh, hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận liên quan đến xe hơi do công ty cung cấp)

• Các hình thức chính thức của việc làm bao gồm các yêu cầu chuyển nhượng, thăng chức, đơn xin việc nội bộ, v.v.
• Bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến việc làm

Phát triển hiệu suất nhân viên, kế hoạch phát triển và cải thiện

• Bản sao của bất kỳ đánh giá hiệu suất được sử dụng hoặc kế hoạch phát triển nhân viên
• Tự đánh giá nhân viên
• Hồ sơ từ bất kỳ buổi tư vấn chính thức
• Ghi chú về sự tham dự hoặc chậm trễ
• Tài liệu kế hoạch cải tiến hiệu suất
• Báo cáo xử lý kỷ luật
• Công nhận nhân viên được trình bày như giấy chứng nhận, thư công nhận, vv
• Đề xuất và đề xuất chính thức của nhân viên, phản hồi của tổ chức
• Hồ sơ đào tạo
• Yêu cầu đào tạo
• Đánh giá năng lực
• Lớp đào tạo hoặc thông báo phiên hoặc lịch trình

• Đánh giá nhu cầu đã ký
• Báo cáo chi phí đào tạo
• Khiếu nại của khách hàng hoặc đồng nghiệp

Hồ sơ chấm dứt việc làm

• Thư xin nghỉ việc của nhân viên
• Thoát tài liệu phỏng vấn
• Thông báo rắn hổ mang
• Danh sách kiểm tra kết thúc việc làm
• Kế toán cuối cùng cho tất cả các khía cạnh của việc làm của nhân viên như tiền lương cuối cùng, tiền nghỉ hè, trả lại tài sản của công ty, v.v.