Cách lên kế hoạch họp công ty

Xin chúc mừng! Công ty của bạn sẽ tổ chức một cuộc họp cho một nhóm nhân viên được lựa chọn từ tất cả các cấp của công ty. Giám đốc điều hành đã trao cho bạn trách nhiệm của Giám đốc dự án cho sự kiện này. Những lời khuyên và kế hoạch dự án mẫu này thể hiện một cách mà Người quản lý dự án có thể tiếp cận để xây dựng kế hoạch dự án cho một cuộc họp của công ty hoặc dự án phức tạp tương tự.

Lập kế hoạch trước cho dự án

Bước đầu tiên của bạn là lập kế hoạch kế hoạch. Bạn bắt đầu bằng cách thảo luận về sự kiện này với các bên liên quan. Nếu điều này được thực hiện vào năm ngoái, điều gì đã xảy ra? Có chuyện gì? Ai quản lý dự án và họ có thể giúp bạn tránh những cạm bẫy trong năm nay? Vì CEO đã giao dự án cho bạn, anh ấy / cô ấy muốn gì ở sự kiện này? Khi nào sự kiện sẽ xảy ra? Ở đâu? Ngân sách là gì?

Lắp ráp càng nhiều thông tin càng tốt. Đây sẽ là bộ xương mà bạn xây dựng kế hoạch dự án.

Xây dựng đội

Bạn cần những nguồn lực nào khác để làm cho dự án này thành công? Có những người trong các bộ phận khác có thể giúp bạn làm cho sự kiện này thành công? Bạn cần làm gì để được giúp đỡ? Bạn có thể hỏi hoặc bạn cần nhận được sự chấp thuận chính thức từ ông chủ của họ? Bạn cần bao nhiêu thời gian từ họ? Những kỹ năng cụ thể nào bạn cần chúng để cung cấp? Bất cứ ai khác có thể cung cấp kỹ năng đó nếu người bạn muốn không có sẵn?

Vì đây là một cuộc họp toàn công ty, làm thế nào nhân sự có thể giúp đỡ? Bạn có cần hỗ trợ từ Bộ phận Tiện nghi không? Còn phòng Marketing thì sao? Bạn có cần giúp đỡ trong lĩnh vực đó?

Lập kế hoạch chương trình nghị sự

Khi bạn biết cuộc họp sẽ kéo dài bao lâu, bạn bắt đầu điền vào các khối thời gian. Bạn có cần một loa mở? Nó sẽ là ai? Bạn sẽ giữ những người tham dự cùng nhau hay bạn sẽ chia họ thành các nhóm nhỏ hơn cho một phần của chương trình? Bạn cần bao nhiêu loa khác? Ai sẽ tổ chức các phiên nhỏ hơn nếu bạn thoát ra?

Sự kiện sẽ mất hơn một ngày? Làm thế nào bạn sẽ đóng Ngày thứ nhất? Làm thế nào bạn sẽ mở lại vào ngày thứ hai?

Làm thế nào bạn sẽ kết thúc ở cuối? Bạn có cần một bài phát biểu kết thúc? Làm thế nào bạn sẽ xử lý hậu cần của những người kiểm tra ra khỏi khách sạn nếu bạn đặt một?

Tìm không gian

Tìm hiểu có bao nhiêu người đang đến. Sau đó xác định mức độ lớn của một không gian bạn cần. Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu? Có phòng tại văn phòng công ty hay bạn cần một không gian rộng hơn? Có phải CEO muốn cuộc họp được tổ chức ngoài địa điểm để mọi người có thể tập trung, hoặc anh ấy / cô ấy muốn nó được tổ chức tại văn phòng để giảm thiểu chi phí?

Những tài sản trong khu vực của bạn có thể cung cấp không gian bạn cần? Là một khách sạn gần sân bay là một lựa chọn tốt để giảm thiểu thời gian đi lại cho những người đến từ ngoài thị trấn hay bạn nên tìm một cái gì đó ra khỏi thị trấn sẽ yên tĩnh hơn?

Các địa điểm khác nhau tính phí cho các cơ sở của họ là gì? Chúng bao gồm những gì và bạn sẽ cần mua gì và đã mang theo những gì? Họ sẽ chỉ định một cá nhân để bạn làm việc cùng? Chính sách của họ liên quan đến vật chất và con người từ bên ngoài là gì?

Kéo nó đi

Tập hợp các câu trả lời cho ít nhất hầu hết các câu hỏi này, bạn có thể bắt đầu đưa ra kế hoạch dự án. Hãy nhớ rằng những gì chúng tôi đang hiển thị ở đây là danh sách các nhiệm vụ dự án, cấu trúc phân chia công việc (WBS). Nó không bao gồm bất kỳ sự phụ thuộc nào giữa các nhiệm vụ hoặc các mốc thời gian. Những người sẽ được thêm vào sau.

Kế hoạch dự án họp công ty mẫu

Trong Cách lập kế hoạch dự án bằng các công cụ cơ bản của quản lý dự án, chúng tôi đã thảo luận về suy nghĩ đằng sau việc lập kế hoạch dự án và sử dụng các kỹ năng quản lý dự án trong quá trình lập kế hoạch. Dưới đây là cách cấu trúc phân chia công việc của kế hoạch dự án (WBS) có thể tìm kiếm một dự án để lên kế hoạch cho một cuộc họp của công ty:

1. Lập kế hoạch trước Dự án

1. Xác định ngân sách
2. Thảo luận với CEO để thiết lập mục tiêu dự án
3. Liên hệ với Quản lý dự án (PM) trước để biết các mẹo
4. Xác định danh sách các bên liên quan
5. Liên hệ với các bên liên quan để đầu vào.
6. Thiết lập ngày ưu tiên cho sự kiện
7. Xác định có bao nhiêu người nói / người thuyết trình là cần thiết
8. Xác định có bao nhiêu nhân viên hỗ trợ là cần thiết
9. Xác định có bao nhiêu nhân viên sẽ tham dự
10. Liệt kê các địa điểm có thể cho sự kiện

2. Xây dựng nhóm dự án

1. Nhận đại diện từ Marketing
2. Nhận đại diện từ HR
3. Xem nếu Mua hàng sẽ chỉ định ai đó giúp đỡ
4. Yêu cầu Susan xử lý tất cả các chi tiết của người nói
5. Nhận đại diện từ các cơ sở
6. Lịch trình nhóm khởi động dự án

3. Xây dựng chương trình nghị sự

Kế hoạch 3a ngày một

1. Đặt thời gian bắt đầu
2. Đặt thời gian, sắp xếp địa điểm và nhân sự đăng ký
3. Đặt thời lượng của buổi sáng
4. Đặt độ dài của bài phát biểu
5. Tính số lượng loa cần thiết cho phiên buổi sáng
6. Tuyển dụng diễn giả
7. Lên kế hoạch nghỉ giữa buổi sáng (thời gian và thời gian)
8. Sắp xếp làm mới phòng hội thảo trong giờ nghỉ (nước, thùng rác, v.v.)
9. Lên kế hoạch nghỉ trưa (thời gian, thời gian, địa điểm, thực đơn, ai trả tiền)
10. Kế hoạch phiên buổi chiều (chiều dài, số lượng người nói)
11. Tuyển dụng diễn giả buổi chiều
12. Kế hoạch ngày thứ nhất kết thúc (thời gian, ai, độ dài)

Kế hoạch 3b ngày hai

1. Đặt thời gian bắt đầu
2. Đặt thời lượng của buổi sáng
3. Tính số lượng loa cần thiết cho phiên buổi sáng
4. Tuyển dụng diễn giả
5. Lên kế hoạch nghỉ giữa buổi sáng (thời gian và thời gian)
6. Sắp xếp làm mới phòng hội thảo trong giờ nghỉ (nước, thùng rác, v.v.)
7. Lên kế hoạch nghỉ trưa (thời gian, thời gian, địa điểm, thực đơn, ai trả tiền)
8. Kế hoạch phiên buổi chiều (chiều dài, số lượng người nói)
9. Tuyển dụng diễn giả buổi chiều
10. Kế hoạch kết thúc bài phát biểu (thời gian, ai, độ dài)
11. Sắp xếp thời gian trả phòng với khách sạn

4. Lập kế hoạch không gian

1. Xác định số lượng người tham dự
2. Lập kế hoạch sắp xếp chỗ ngồi (hàng so với bàn)
3. Tính không gian cần thiết
4. Điều tra những nơi có sẵn với số lượng không gian đó (bao gồm chi phí, địa điểm, dịch vụ)
5. Đếm số lượng người nói mỗi ngày và tổng số
6. Xác định số lượng và loại nhân viên hỗ trợ cần thiết
7. Tìm hiểu có bao nhiêu người tham dự / diễn giả / nhân viên sẽ cần phòng
8. Đàm phán chi phí và ngày với các địa điểm có sẵn
9. Ký hợp đồng với địa điểm đã chọn

5. Công khai sự kiện

1. Hoàn thiện tất cả các chi tiết với vị trí sự kiện
2. Đảm bảo người tham dự được thông báo
3. Thông báo cho tất cả các diễn giả về chủ đề và thời gian thuyết trình / ngày
4. Thông báo cho tất cả nhân viên hỗ trợ về nhiệm vụ và ca
5. Nhận RSVP từ người tham dự
6. Thông báo cho người tham dự thay thế khi cần thiết

6. Theo dõi

1. Nhận bài phát biểu từ tất cả các diễn giả
2. Xem lại bài phát biểu cuối cùng
3. Nhận thẻ tên cho tất cả người tham dự, diễn giả, nhân viên
4. Mua bất kỳ tài liệu và quà tặng cho người tham dự
5. Xác nhận lại với vị trí sự kiện

7. Đánh giá và đánh giá

1. Gửi khảo sát sự hài lòng cho tất cả những người tham dự
2. Gửi khảo sát đánh giá cho tất cả các diễn giả
3. Gửi lời cảm ơn đến tất cả các diễn giả và nhân viên
4. Tổ chức cuộc họp chặt chẽ với nhóm dự án

Kế hoạch thêm

Cấu trúc phân chia công việc của kế hoạch dự án (WBS) ở trên cho thấy một mẫu để lập kế hoạch cho một cuộc họp của công ty. Nó chỉ là một phác thảo. Nhóm dự án vẫn sẽ cần phải làm việc trên các mục này và mở rộng trên nhiều mục. Ngoài ra, họ sẽ cần làm việc về thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, tầm quan trọng tương đối của các nhiệm vụ và mối quan hệ / phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.