Trợ lý hành chính Mô tả công việc: Mức lương, Kỹ năng và hơn thế nữa

Trợ lý hành chính, bao gồm cả thư ký, là xương sống của chức năng văn phòng. Họ gõ và chuẩn bị tài liệu, lên lịch các cuộc hẹn và duy trì các tập tin. Họ trả lời điện thoại và gọi trực tiếp và hỗ trợ các cuộc họp nhân viên. Trong một số văn phòng, họ có thể xử lý các nhiệm vụ kế toán cơ bản và họ có thể chấp nhận thanh toán từ khách hàng và khách hàng.

Khoảng 4 triệu trợ lý hành chính và thư ký đã làm việc tại Hoa Kỳ vào năm 2016.

Nhiệm vụ và trách nhiệm hành chính

Trách nhiệm của trợ lý hành chính có thể khác nhau tùy thuộc vào loại văn phòng mà họ làm việc, nhưng một số nhiệm vụ chung bao gồm:

• Tạo tài liệu.
• Kết hợp các bài thuyết trình
• Tạo bảng tính.
• Quản lý cơ sở dữ liệu.
• Tạo và / hoặc duy trì các trang web.
• Đóng vai trò là người quản lý văn phòng, lên kế hoạch cho các sự kiện của nhân viên như thưởng thức bữa tối và các sự kiện gây quỹ, lên lịch các cuộc họp của khách hàng và sắp xếp lịch trình cho đồng nghiệp.

Trợ lý hành chính lương

Mức lương có thể phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp nơi một trợ lý hành chính được tuyển dụng, cũng như phạm vi nhiệm vụ. Những người điều hành phục vụ nhận được tiền lương cao nhất.

• Thu nhập trung bình hàng năm: 38.880 đô la (18,69 đô la / giờ)
• 10% thu nhập hàng năm: Hơn $ 64,230 ($ 30,88 / giờ)
• Thu nhập hàng năm dưới 10%: Dưới 24.690 đô la (11,87 đô la / giờ)

Giáo dục, Đào tạo & Chứng nhận

Nghề nghiệp này không yêu cầu bất kỳ nền giáo dục tiên tiến cụ thể nào, nhưng nó có thể hữu ích.

• Giáo dục: Bạn sẽ cần bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương, và bạn có thể có được lợi thế trong lĩnh vực này bằng cách đăng ký vào một chương trình cấp bằng liên kết hoặc tham dự một chương trình đào tạo thư ký sau khi học trung học. Thư ký hiện có bằng cử nhân hoặc kiếm được các chứng chỉ tập trung vào chuyên khoa như Thư ký pháp lý được công nhận hoặc Trợ lý hành chính y tế được chứng nhận trong một số lĩnh vực đang phát triển. Trợ lý điều hành và thư ký nên có một số tín chỉ đại học ở mức tối thiểu, nếu không phải là bằng cử nhân.

• Đào tạo: Xem xét bắt đầu với một cơ quan việc làm tạm thời. Đôi khi họ cung cấp đào tạo cho các tân binh. Mặt khác, nếu bạn có một số kỹ năng thư ký cơ bản, đào tạo tại chỗ có thể được cung cấp khi bạn học các sợi dây của một doanh nghiệp hoặc lĩnh vực cụ thể.

Kỹ năng & năng lực trợ lý hành chính

Bạn sẽ cần một số phẩm chất cần thiết để thành công trong việc trở thành trợ lý hành chính.

• Kỹ năng máy tính và phần mềm: Bạn nên thoải mái khi sử dụng Microsoft Office, email và internet. Bạn có thể cần phải làm quen với QuickBooks hoặc các chương trình phần mềm kế toán khác nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp nhỏ.
• Kỹ năng đa nhiệm: Điều này có thể đặc biệt quan trọng nếu bạn cũng đóng vai trò là người quản lý. Bạn sẽ có thể tung hứng một số nhu cầu cùng một lúc.
• Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản: Đây là những điều cần thiết. Bạn nên có một trình độ tiếng Anh vững chắc và có kỹ năng đọc hiểu tốt.

• Kỹ năng giao tiếp: Bạn sẽ làm việc với những người khác, bao gồm khách hàng và nhân viên văn phòng khác. Cách cư xử tốt và thái độ bình tĩnh có thể rất quan trọng.
• Kỹ năng tổ chức: Bạn phải được định hướng chi tiết và có tổ chức, có thể định vị tài liệu hoặc thu hồi giao thức tại một thời điểm.
• Kỹ năng ra quyết định: Bạn sẽ thường thấy mình xử lý một số nhiệm vụ gần như đồng thời, đặc biệt là trong các văn phòng bận rộn, vì vậy bạn sẽ có thể ưu tiên và đưa ra quyết định hiệu quả về thời gian. Một khách hàng có thể muốn một cuộc hẹn ngay lập tức, nhưng anh ta thực sự có một trường hợp khẩn cấp hoặc nó có thể chờ một vài ngày?

Triển vọng việc làm

Thật không may, vị trí này không có triển vọng công việc đáng khích lệ. Cục Thống kê Quan trọng của Hoa Kỳ cho rằng các tiến bộ công nghệ sẽ bắt đầu đảm nhận nhiều nhiệm vụ của trợ lý hành chính từ năm 2016 đến năm 2026, dẫn đến giảm 5% tăng trưởng công việc.

Môi trường làm việc

Vị trí này được yêu cầu bởi chỉ về mọi ngành công nghiệp. Bạn có thể thấy mình làm việc trong một văn phòng y tế, văn phòng luật sư, văn phòng chính phủ hoặc cho một nhà thầu nhỏ trong khu phố. Trong mọi trường hợp, bạn có thể sẽ thấy mình trong một môi trường văn phòng.

Trợ lý ảo đang ngày càng có nhiều nhu cầu hơn, vì vậy có thể bạn có thể làm việc tại nhà.

Lịch làm việc

Đây gần như là một công việc toàn thời gian trong giờ làm việc bình thường, nhưng bản chất của công việc có thể đòi hỏi một số công việc cuối tuần, chẳng hạn như nếu bạn làm việc tại một phòng khám y tế. Ngoài ra, những người trong ngành pháp lý có thể thấy rằng họ dự kiến ​​sẽ đưa ra nhiều giờ trước các thử nghiệm và thời hạn.

Làm thế nào để có được công việc

NHẬN ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ

Nhà tuyển dụng thuê một thư ký hoặc trợ lý hành chính đang tìm kiếm một cá nhân mà họ có thể làm việc thoải mái, người sẽ kết hợp tốt với các nhân viên khác và có thể tin cậy với thông tin bí mật. Thư giới thiệu mạnh mẽ có thể chứng minh những phẩm chất này.

SỬ DỤNG MẠNG CỦA BẠN

Chạm vào mạng của bạn để có được khách hàng tiềm năng trong công việc. Tiếp cận với các liên hệ của Facebook và LinkedIn, bạn bè gia đình, hàng xóm và nhà tuyển dụng cũ. Cho họ biết bạn sẽ đánh giá cao lời giới thiệu cho bất cứ ai có thể tuyển dụng.

TRACK DOWN MỞ

Thực hiện tìm kiếm Google cho các cơ hội việc làm với các từ khóa như trợ lý hành chính, trợ lý tiếp thị, trợ lý biên tập, thư ký y tế, thư ký pháp lý và trợ lý văn phòng để tạo danh sách công việc. Nhiều công việc hành chính cũng sẽ được quảng cáo trên phần việc làm của trang web cho tờ báo địa phương hoặc Phòng Thương mại của bạn.

So sánh công việc tương tự

Một số công việc tương tự và lương hàng năm trung bình của họ bao gồm:

• Phóng viên tòa án: $57,150
• Nhân viên cung cấp thông tin: $34,520
• Phiên âm y tế: $34,770