Trợ lý điều hành Mô tả công việc: Mức lương, kỹ năng và hơn thế nữa

Trợ lý điều hành tương tự như trợ lý hành chính hoặc thư ký ở chỗ tất cả họ đều hỗ trợ công việc của người khác, thường là một giám đốc điều hành bằng cách xử lý hoặc giám sát các nhiệm vụ văn phòng. Sự khác biệt là một trợ lý điều hành đặc biệt là một nhân viên văn phòng cao cấp được giao cho một giám đốc điều hành hàng đầu. Điều này liên quan đến việc giám sát và đào tạo nhân viên văn phòng khác, cũng như giải quyết các nhiệm vụ có thể có tác động mạnh mẽ đến sự thành công của một công ty.

Trợ lý điều hành Nhiệm vụ & Trách nhiệm

Công việc này thường đòi hỏi khả năng thực hiện các công việc sau:

• Kế toán / kế toán
• Quản lý lịch
• Quan hệ khách hàng
• Thiết kế và duy trì một hệ thống nộp đơn
• Tổ chức các cuộc họp
• Giữ hồ sơ
• Sắp xếp kế hoạch du lịch
• Đánh máy
• Kế hoạch tổ chức sự kiện
• Chuẩn bị báo cáo
• Xử lý báo cáo chi phí
• Lấy biên bản họp

Nhiệm vụ trợ lý điều hành bao gồm các nhiệm vụ tương tự được thực hiện bởi các trợ lý hành chính: thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại; gửi bản ghi nhớ, email và thư thay mặt cho giám đốc điều hành; tiếp khách; lập kế hoạch xử lý; và hơn thế nữa. Họ cũng đóng vai trò là người gác cổng, đưa ra quyết định về việc ai sẽ tiếp cận với giám đốc điều hành và những thông tin mà giám đốc điều hành nhận được.

Họ thường tiến hành nghiên cứu và chuẩn bị các báo cáo có ảnh hưởng đến chính sách của công ty. Những trách nhiệm này có nghĩa là các trợ lý điều hành phải hiểu thấu đáo công việc của chủ lao động của họ. Do đó, những công nhân này cũng có thể đóng vai trò là người liên lạc giữa ban điều hành và những nhân viên văn thư còn lại.

Trợ lý điều hành lương

Trợ lý điều hành đã kiếm được mức lương trung bình hàng năm là 59.340 đô la vào năm 2018, điều này khiến họ chỉ nằm ngoài 10% người kiếm tiền hàng đầu trong số tất cả các thư ký và trợ lý hành chính:

• Mức lương hàng năm trung bình: $ 38,880 ($ 18,69 / giờ)
• 10% lương hàng năm hàng đầu: $ 64,230 ($ 30,88 / giờ)
• Mức lương dưới 10% hàng năm: $ 24,690 ($ 11,87 / giờ)

Nguồn: Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, 2018

Giáo dục, Đào tạo & Chứng nhận

Có một vài yêu cầu giáo dục để bắt đầu làm thư ký, nhưng đạt được vị trí trợ lý điều hành thường chỉ sau vài năm kinh nghiệm.

• Giáo dục: Bằng tốt nghiệp trung học là đủ cho hầu hết các công việc cấp đầu vào, nhưng những người có bằng cấp liên kết hoặc bằng cử nhân trong các lĩnh vực liên quan đến kinh doanh sẽ có nhiều thị trường hơn.
• Chứng nhận: Không ai cần phải được chứng nhận để trở thành trợ lý điều hành, nhưng có những chứng chỉ có sẵn thông qua các khóa học trực tuyến cho hầu hết các chương trình phần mềm đòi hỏi sự thành thạo. Chứng chỉ như vậy có thể làm cho một ứng cử viên công việc hấp dẫn hơn.
• Đào tạo: Kinh nghiệm và niềm tin có được khi thực hiện công việc, là trợ lý điều hành thường đã chứng minh bản thân trong một khoảng thời gian dài.

Kỹ năng & năng lực trợ lý điều hành

Đánh máy, nộp đơn và các kỹ năng văn thư khác rất quan trọng, nhưng các trợ lý điều hành giỏi nhất thường có những tính cách mạnh mẽ được thể hiện thông qua một số kỹ năng mềm có lợi:

• Kĩ năng giao tiếp: Trợ lý điều hành thường phục vụ như một người gác cổng, quyết định tin nhắn nào và khách truy cập hoặc người gọi nào cần trực tiếp đến chủ nhân của họ và cần chuyển hướng hoặc xử lý theo một cách khác. Điều này liên quan đến khả năng nhanh chóng lượm lặt thông tin từ những người đòi hỏi thời gian từ ông chủ của họ.
• Quản lý thời gian: Bất cứ ai quản lý người khác thời gian, như trợ lý điều hành thường làm cho ông chủ của họ, cũng cần phải giỏi quản lý thời gian của riêng họ.
• Đáng tin cậy: Trợ lý điều hành thường có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm, và các giám đốc điều hành họ làm việc cần phải tin tưởng họ hoàn toàn để họ có thể làm việc hiệu quả nhất có thể trong công việc của họ.

• Đa nhiệm: Các trợ lý điều hành thường xuyên xử lý nhiều hơn một nhiệm vụ cùng một lúc trong khi vẫn giữ các tab trên lịch trình của ông chủ của họ và theo dõi họ.

Triển vọng việc làm

Cơ hội việc làm cho các thư ký điều hành và trợ lý hành chính dự kiến ​​sẽ giảm khoảng 17% trong thập kỷ kết thúc vào năm 2026, theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Điều này là tồi tệ hơn nhiều so với mức tăng trưởng 7% dự kiến ​​cho tất cả các ngành nghề và tồi tệ hơn đáng kể so với mức giảm 5% dự kiến ​​cho tất cả các thư ký và trợ lý.

Sự suy giảm được cho là do sự gia tăng số lượng người quản lý trong một tổ chức có chung một trợ lý. Điều này là có thể hơn bởi vì điện thoại di động và thông tin liên lạc điện tử khác đã làm cho nó để các giám đốc điều hành có nhiều khả năng xử lý thư tín và lịch trình của riêng họ.

Môi trường làm việc

Trợ lý điều hành thường làm việc trong môi trường văn phòng và tương tác với khách truy cập, người gọi và các giám đốc điều hành khác ngoài ông chủ của chính họ. Công việc có thể được thực hiện nhanh chóng và đòi hỏi, và vai trò của người gác cổng đôi khi yêu cầu trợ lý điều hành nói không với những người không muốn nhận câu trả lời.

Lịch làm việc

Giờ thường theo sau điển hình của một tuần làm việc điển hình. Tuy nhiên, các giám đốc điều hành làm việc muộn đôi khi mong đợi các trợ lý điều hành của họ cũng sẽ có mặt sau nhiều giờ.

Làm thế nào để có được công việc

ỨNG DỤNG

Đăng ký trực tiếp với các công ty hoặc xem xét mở trên các trang web như Thật, Quái vật và Cửa kính.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Hãy chuẩn bị với những người có thể chứng thực sự đáng tin cậy và đáng tin cậy của bạn. Đặc điểm quan trọng của một trợ lý.

So sánh công việc tương tự

Những người quan tâm đến việc làm trợ lý điều hành cũng có thể xem xét một trong những con đường sự nghiệp sau đây, được liệt kê với mức lương hàng năm trung bình:

• Nhân viên kế toán: $40,240
• Phóng viên tòa án: $57,150
• Thư ký tài chính: $39,570

Nguồn: Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, 2018