Quy trình xin việc của chính phủ

Khi bạn gửi đơn xin việc đến một cơ quan chính phủ, bạn đã khởi động một quy trình phần lớn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn và hầu như luôn vô hình với bạn như một người ngoài cuộc. Các tổ chức chính phủ bị ràng buộc bởi luật pháp và các quy định trong việc xử lý các đơn xin việc để tất cả các ứng viên nhận được cơ hội công bằng khi nhận việc.

Một số hệ thống ứng dụng công việc, chẳng hạn như chính phủ Hoa Kỳ, USA USAJobs, có chức năng được tích hợp trong hệ thống, cho phép người nộp đơn xem các ứng dụng của họ đang tiến triển như thế nào thông qua quy trình tuyển dụng của tổ chức. Chức năng trực tuyến này giúp giảm số lượng cuộc gọi điện thoại và e-mail mà bộ phận nhân sự nhận được vì người nộp đơn có thể tự tìm kiếm thông tin quan trọng trong vòng vài phút.

Dưới đây là các quy trình cơ bản mà nhân viên nhân sự tuân theo trong việc tuyển dụng cho một công việc của chính phủ. Quá trình tuyển dụng có thể kéo dài và bạn có thể được liên hệ bởi cả một chuyên gia nhân sự và người quản lý tuyển dụng hoặc người giám sát. Do đó, có thể có một số người qua lại nếu họ quan tâm đến bạn.

1. Đóng bài

Sau khi bạn nộp đơn, bạn phải đợi thông báo đăng việc. Khi các cơ quan chính phủ đăng việc, họ hầu như luôn có thời hạn nộp đơn. Họ làm điều này để họ có thể quản lý số lượng ứng dụng họ nhận được và vì vậy họ có thể tiến lên phía trước với quy trình tuyển dụng mà không cần thêm người nộp đơn trong suốt quá trình.

Vì lợi ích của sự công bằng, các bộ phận nhân sự bám sát ngày kết thúc và không cho phép các nhà quản lý xem xét các đơn đăng ký trễ trừ khi tất cả các đơn đăng ký trễ được chấp nhận. Không có lý do chính đáng để chấp nhận một đơn xin trễ và không phải là một ứng dụng khác nếu cả hai ứng viên bật các ứng dụng đáp ứng các yêu cầu tối thiểu được liệt kê trong thông báo tuyển dụng.

2. Các ứng dụng được sàng lọc

Khi bộ phận nhân sự biết rằng họ có tất cả các ứng dụng mà tổ chức sẽ xem xét, họ đọc từng ứng dụng để đảm bảo rằng mỗi ứng viên đáp ứng các yêu cầu tối thiểu được chỉ định trong thông báo tuyển dụng. Chẳng hạn, nếu bài đăng nói rằng người thuê mới phải có bằng cử nhân, một chuyên gia nhân sự sẽ loại bỏ khỏi việc xem xét tất cả các ứng dụng mà người nộp đơn không thể hiện bằng cấp cử nhân. Do đó, điều quan trọng là người nộp đơn phải đảm bảo rằng họ phác thảo rõ ràng cách họ đáp ứng kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng cần thiết cho công việc.

3. Danh sách chung kết được tổng hợp

Khi tất cả các ứng dụng đã được kiểm tra các yêu cầu tối thiểu, bộ phận nhân sự và người quản lý tuyển dụng sẽ làm việc cùng nhau để lập một danh sách ngắn những người vào chung kết mà họ muốn phỏng vấn. Vì lợi ích công bằng, các quyết định dựa trên thông tin có trong các ứng dụng. Tùy thuộc vào bộ phận mà bạn đăng ký, đừng ngạc nhiên nếu bạn được liên hệ bởi bộ phận nhân sự yêu cầu tài liệu tham khảo hoặc thông tin bổ sung có thể bao gồm viết mẫu hoặc bài luận.

4. Phỏng vấn được lên lịch

Bộ phận nhân sự hoặc người quản lý tuyển dụng gọi những ứng viên kiếm được một cuộc phỏng vấn. Nếu một ứng viên chọn rút khỏi quy trình, tổ chức có thể quyết định phỏng vấn ứng viên đủ điều kiện tiếp theo không kiếm được một cuộc phỏng vấn đầu tiên hoặc tiếp tục quá trình với một người vào chung kết ít hơn. Quyết định phần lớn phụ thuộc vào mức độ gần nhất của ứng viên đủ điều kiện tiếp theo được chọn cho nhóm chung kết ban đầu.

Nếu bạn được liên lạc để phỏng vấn, bạn có thể được phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại. Một số vị trí mở nhận được nhiều ứng dụng từ các ứng cử viên đủ điều kiện. Do đó, các cuộc phỏng vấn qua điện thoại là cần thiết để sàng lọc các ứng viên hơn nữa.

5. Bối cảnh cần thiết và kiểm tra tham chiếu được tiến hành

Tại thời điểm này trong quá trình, nhiều tổ chức tiến hành kiểm tra lý lịch và tham chiếu. Sẽ không có ý nghĩa khi thực hiện các kiểm tra này trên tất cả các ứng viên từ cả quan điểm về chi phí và thời gian của nhân viên. Khi vòng chung kết được chọn, kiểm tra có thể được thực hiện trên nhóm nhỏ. Lợi ích của việc chạy séc tại thời điểm này là không có sự chậm trễ nào nếu người vào chung kết được chọn từ chối lời mời làm việc. Một số tổ chức chờ đợi cho đến khi họ sẵn sàng đưa ra lời mời làm việc cho đến khi họ chạy séc để họ không phải chịu chi phí chạy séc đối với những cá nhân họ sẽ không thuê.

6. Phỏng vấn được tiến hành

Các nhóm lọt vào vòng chung kết thường gồm ba đến năm người. Số lượng người vào vòng chung kết sẽ được phỏng vấn và có bao nhiêu người sẽ thực hiện các cuộc phỏng vấn quyết định phần lớn quá trình phỏng vấn sẽ kéo dài bao lâu. Nếu chỉ có một số ít người vào vòng chung kết được phỏng vấn, quá trình có thể chỉ mất một tuần để thực hiện tất cả các cuộc phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu có nhiều người vào chung kết và người phỏng vấn, quá trình có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn.

7. Thuê mới được chọn

Sau khi các cuộc phỏng vấn được tiến hành, người phỏng vấn hoặc hội đồng phỏng vấn quyết định người vào chung kết nào sẽ nhận được lời mời làm việc cũng như thứ tự xếp hạng của những người vào chung kết khác trong trường hợp người được chọn vào vòng chung kết từ chối lời mời làm việc.

8. Đề nghị công việc được gia hạn

Một lời mời làm việc được mở rộng cho người vào chung kết đã chọn, thường được thực hiện bằng lời nói để các cuộc đàm phán về lương và ngày bắt đầu có thể bắt đầu. Một lá thư ghi lại những gì người quản lý tuyển dụng và người được chọn vào vòng chung kết đã đồng ý gửi đến người vào chung kết được chọn để chấp nhận.

9. Lời mời làm việc được chấp nhận

Một người vào chung kết được chọn chính thức thừa nhận lời mời làm việc bằng lời nói hoặc bằng văn bản. Tổ chức bắt đầu các thủ tục giấy tờ cần thiết để thuê người vào chung kết được chọn vào ngày bắt đầu đã thỏa thuận.

Xin lưu ý rằng một số cơ quan chính phủ có các yêu cầu bảo mật bổ sung dẫn đến thời gian chờ đợi trước khi bạn nhận được giải phóng mặt bằng bảo mật thích hợp. Ví dụ, trong Bộ An ninh Nội địa, quy trình giải phóng mặt bằng an ninh có thể mất từ ​​hai tuần đến một năm nhưng thường mất khoảng ba tháng.

10. Ứng viên không được chọn được thông báo

Khi tổ chức và người vào chung kết được chọn đã đồng ý với các điều khoản tuyển dụng, tổ chức thường thông báo cho tất cả các ứng viên khác rằng vị trí này được lấp đầy. Tuy nhiên, có một số bộ phận không thông báo cho ứng viên về một vị trí đầy.

Một số tổ chức chọn chỉ thông báo cho các ứng viên được phỏng vấn nhưng hầu hết các tổ chức theo thông lệ này đều nêu chính sách của họ trong các bài đăng công việc hoặc trên trang web của họ có chứa quy trình và thông tin ứng tuyển cho người tìm việc.