Hiểu tổng chi phí sở hữu (TCO) trong kinh doanh

Trong thế giới của các doanh nghiệp lớn, khái niệm Tổng chi phí sở hữu (TCO) rất quan trọng đối với cả người mua và người bán. Là người mua, chi phí ban đầu để mua sản phẩm có thể tương đối nhỏ khi so với chi phí hàng năm cho việc bảo trì và hỗ trợ sản phẩm. Các nhà quản lý hiệu quả nghiên cứu các sản phẩm của họ để thiết lập sự hiểu biết về tổng chi phí sở hữu dự kiến ​​so với tuổi thọ của sản phẩm. Là người bán, khách hàng của bạn thường sẽ so sánh các dịch vụ của bạn với các đối thủ cạnh tranh từ góc độ Tổng chi phí sở hữu.

Nhân viên bán hàng hàng đầu hiểu mối quan tâm của khách hàng của họ đối với TCO và kết hợp điều này vào các đề xuất của họ để hỗ trợ người mua trong quá trình đánh giá.

Khái niệm cơ bản về tổng chi phí sở hữu

Theo thiết kế, Tổng chi phí sở hữu (TCO) là một tính toán được thiết kế để giúp mọi người đưa ra quyết định tài chính sáng suốt hơn. Thay vì chỉ nhìn vào giá mua của một đối tượng, TCO xem xét toàn bộ chi phí từ mua đến xử lý bao gồm cả chi phí dự kiến ​​sẽ phát sinh trong suốt vòng đời của sản phẩm, như dịch vụ, sửa chữa và bảo hiểm. TCO là yếu tố phân tích lợi ích chi phí.

Tổng chi phí sở hữu không phải là mới

Mặc dù TCO thường được tham chiếu liên quan đến Công nghệ thông tin (CNTT), khái niệm này đã có từ những năm 1950 và 1960 khi nó được thảo luận thường xuyên trong ngành thang máy. Một số chuyên gia tin rằng khái niệm này (nếu không phải là thuật ngữ) có từ thời Napoleon khi "các kỹ sư bắt đầu chú ý rất kỹ đến các vấn đề như hiệu quả của pháo và cách chúng được di chuyển và sửa chữa dễ dàng, và chúng tồn tại bao lâu trong dịch vụ hoạt động."

Tổng chi phí sở hữu khác nhau theo ngành

Các chi phí bổ sung phải được thêm vào giá mua ban đầu để tính tổng chi phí sở hữu (TCO) khác nhau tùy theo ngành:

• Phần cứng công nghệ thông tin. TCO đã được sử dụng rộng rãi trong việc mua lại phần cứng công nghệ thông tin. Ước tính cho TCO của phần cứng thường ước tính chi phí cho việc sửa chữa ngoài bảo hành, chi phí cho các thỏa thuận dịch vụ hàng năm và chi phí được chia theo tỷ lệ của phần cứng và phần mềm bổ sung cần thiết để tận dụng phần cứng. Khi số lượng nhà cung cấp dịch vụ web tiếp tục tăng, ngày càng nhiều công ty CNTT thuê không gian từ các nhà cung cấp này, do đó loại bỏ các khoản đầu tư lớn vào phần cứng và do đó, giảm chi phí hàng năm và TCO phải chịu để chạy các ứng dụng phần mềm của công ty.

• Cấp phép phần mềm truyền thống. Trong phần lớn lịch sử của ngành công nghiệp phần mềm, việc cấp phép đã được mua dựa trên chi phí ban đầu (hoặc phí giấy phép) cộng với phí bảo trì phần mềm hàng năm được tính bằng tỷ lệ phần trăm của phí giấy phép ban đầu. Ban đầu, thỏa thuận bảo trì hàng năm này bao gồm sửa lỗi và nâng cấp tính năng khi có sẵn. Tuy nhiên, loại cấp phép vĩnh viễn này đã mất đi sự phổ biến trong việc cấp phép dựa trên đăng ký, theo đó khách hàng mua lại quyền sử dụng phần mềm hàng năm.

• Công nghiệp ô tô. Edmunds.com có ​​một máy tính TCO có thêm khấu hao, lãi suất, thuế và phí, phí bảo hiểm, chi phí nhiên liệu, bảo trì và sửa chữa giá mua xe hơi hoặc xe tải.
• Ngành tài chính. Nhiều quỹ tương hỗ và các sản phẩm tương tự tính phí quản lý hàng quý và / hoặc có phí rút tiền. Những chi phí gián tiếp này phải được xem xét khi tính toán chi phí thực sự của các khoản đầu tư này.

Cân nhắc cho tính toán TCO

Hãy xem xét các sắc thái sau đây khi cố gắng hiểu TCO của một đề nghị:

• Chi phí ẩn luôn là một mối quan tâm. Ví dụ: gói phần mềm mới có thể yêu cầu đào tạo ban đầu cho người dùng và đào tạo bổ sung cho người dùng mới tiến lên.
• Phương pháp tài chính sẽ tác động đến tổng chi phí sở hữu và xử lý kế toán cho các khoản khấu trừ, chi phí vốn hóa và khấu hao sẽ ảnh hưởng đến việc tính toán TCO chi tiết. Hãy chắc chắn làm việc với bộ phận kế toán hoặc tài chính của bạn để đảm bảo bạn có một bức tranh hoàn chỉnh về tất cả các hàm ý (và chi phí hoặc các khoản khấu trừ) liên quan đến việc mua hàng của bạn.

• Đừng quên chi phí lao động. Bạn có thể đạt được hiệu quả từ các khoản đầu tư mới, do đó giảm chi phí vận hành chung. Những lợi ích từ những hiệu quả này thực sự có thể vượt qua hoặc lớn hơn, chi phí thực tế. Ngược lại, bạn có thể phải chịu thêm chi phí lao động do kết quả đầu tư.
• Tổng chi phí sở hữu thường thay đổi theo thời gian. Theo logic, chi phí sửa chữa hàng năm của bạn cho một chiếc ô tô sẽ tăng lên khi có tuổi, cũng như chi phí phục vụ xe dựa trên lạm phát. Hãy chắc chắn rằng bạn có yếu tố thay đổi dự kiến ​​về chi phí trong suốt vòng đời của chiếc xe.