Hiểu các yếu tố thành công quan trọng trong kinh doanh

Thế giới kinh doanh chứa đầy những từ, thuật ngữ, cụm từ và từ viết tắt có thể gây nhầm lẫn. Cụ thể, các thuật ngữ: Các chỉ số hiệu suất chính (KPI), Các chỉ số thành công quan trọng hoặc chính (KSI) và các yếu tố thành công quan trọng (CSF) thường được sử dụng thay thế cho nhau và sai. Mục đích của bài viết này là để làm rõ ý nghĩa của các cụm từ: Các yếu tố thành công quan trọng và các chỉ số thành công quan trọng / quan trọng và để mô tả tầm quan trọng và sử dụng của chúng trong kinh doanh.

Định nghĩa và ví dụ về các yếu tố thành công quan trọng (CSF)

Các yếu tố thành công quan trọng là những biến số hoặc hoàn cảnh cần thiết để tạo ra kết quả tích cực cho một chương trình hoặc chiến lược kinh doanh. Các CSF là các biến nhân quả dự kiến ​​của một kết quả mong muốn cụ thể. Những ví dụ bao gồm:

• Một nhóm dự án đã xác định sự cần thiết phải được đào tạo về các phương pháp Agile để thay thế sự phụ thuộc của họ vào cách tiếp cận dự án đường dẫn quan trọng như một yếu tố thành công quan trọng với sáng kiến ​​phát triển phần mềm mới phức tạp.
• Tổng giám đốc ủng hộ đề xuất của nhóm về đầu tư vào hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng mới như là một phần của kế hoạch tăng cường sự hài lòng của khách hàng nói chung. Phần mềm mới được xác định là một yếu tố thành công quan trọng để đạt được khả năng theo dõi và trả lời các câu hỏi từ khách hàng của họ tốt hơn.

• Đội ngũ quản lý cấp cao đã xác định ba yếu tố thành công quan trọng trong việc cho phép chiến lược mới của họ trên thị trường: xác định và tuyển dụng các bộ kỹ năng phù hợp; xác định và thực hiện một phương pháp thực hiện chiến lược nắm bắt bài học kinh nghiệm trên thị trường; và khả năng tiếp thị để thu hút sự chú ý của một nhóm quan trọng của những người chấp nhận sớm trong các thị trường mục tiêu.
• Người quản lý bán hàng hiểu rằng đào tạo, theo dõi và sử dụng quy trình bán hàng xác định đều góp phần tăng doanh số. Cô đo lường và theo dõi một bộ chỉ số cho cô biết liệu các đại diện của cô có tham gia vào các hành vi cho phép tăng trưởng doanh số hay không.

Xác định các yếu tố thành công quan trọng

Đội ngũ quản lý và dự án làm việc chăm chỉ để phân biệt giữa các biến chỉ tương quan với kết quả và các biến có ảnh hưởng nhân quả. Trong nhiều trường hợp, việc xác định các CSF là kết quả của nghiên cứu và thăm dò, mô hình tài chính hoặc thống kê và thảo luận và tranh luận được thông báo. Khi một tình huống không cho vay để phân tích thống kê nghiêm ngặt, việc xác định các CSF trở thành một bài tập trong việc xác định và đưa ra các giả định.

Các vấn đề cần xem xét khi cố gắng xác định CSF bao gồm:

• Những biến hoặc yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến kết quả mong muốn của chúng tôi?
• Chúng ta có thể thực hiện phân tích thống kê dựa trên dữ liệu trong quá khứ không?
• Những thay đổi trong hành vi phải xảy ra để tạo ra kết quả mong muốn?
• Những điều kiện phải tồn tại hoặc thay đổi để tạo ra kết quả mong muốn?
• Những kỹ năng nào chúng ta cần thêm hoặc thu nhận để đạt được thành công?
• Những công cụ nào chúng ta phải thêm hoặc thành thạo để cho phép chúng ta đạt được mục tiêu của mình?

Các chỉ số thành công quan trọng hoặc chính (CSIs)

Trong khi các yếu tố thành công quan trọng là nguyên nhân trong mối quan hệ nguyên nhân và kết quả, thì CSI là các biện pháp liên kết các hành động hoặc nguyên nhân với kết quả. Một chỉ số thành công quan trọng tương tự như chỉ số đồng hồ bấm giờ của một vận động viên marathon hoặc các bài đọc về tiết kiệm nhiên liệu trong ô tô. Xem xét:

Vận động viên marathon hiểu rằng cô ấy phải duy trì một tốc độ cụ thể để kết thúc với thời gian sẽ đưa cô ấy vào mười vận động viên hàng đầu trong thể loại của cô ấy. Các bài đọc không ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của cô. Tuy nhiên, họ đưa ra hướng dẫn về việc liệu cô ấy có thể tăng tốc độ để theo kịp cuộc thi hay làm chậm tốc độ của mình để tiết kiệm năng lượng cho chặng cuối của cuộc đua. Các yếu tố thành công quan trọng cho thành công chạy bộ của cô bao gồm chế độ tập luyện, chế độ ăn uống và chuẩn bị tinh thần. Các bài đọc chỉ đơn giản là chỉ số về sự tiến bộ của cô ấy đối với mục tiêu của mình.

Các chỉ số thành công quan trọng có thể được phát triển cho từng CSF này.

Một người lái xe tập trung vào việc tối đa hóa khả năng tiết kiệm nhiên liệu phụ thuộc vào bài đọc từ máy tính của xe hơi để hiểu cách anh ta đang làm. Các yếu tố thành công quan trọng để tối đa hóa hiệu quả nhiên liệu bao gồm các yếu tố như tốc độ trung bình và tốc độ bắt đầu cũng như tần suất dừng. Các bài đọc kinh tế chỉ đơn giản là các chỉ số cho thấy liệu hành động của anh ta có mang lại kết quả mong muốn hay không.

Thời gian hoặc đọc chính nó không ảnh hưởng đến kết quả hoặc thành công. Tuy nhiên, CSI cung cấp hướng dẫn về việc liệu các hành động có mang lại kết quả cho phép tăng doanh số hay không.

Phát triển các chỉ số thành công chính (CSIs)

Sau khi xác định cẩn thận các CSF, người quản lý hoặc các công việc chuyên môn để xác định các biện pháp chuyển hành động thành các biện pháp hoặc ủy nhiệm có ý nghĩa của CSF. Nếu bạn tham khảo các ví dụ về CSI ở trên, bạn có thể hình dung các chỉ số mà vận động viên marathon phải theo dõi, bao gồm thời gian tập luyện và hiệu quả, quản lý chế độ ăn uống và giấc ngủ.

Các nhà quản lý hiệu quả đo lường và giám sát và cố gắng tương quan các biện pháp của họ với CSF của họ theo thời gian. Quá trình phát triển các chỉ số thành công chính hoặc CSI là một quá trình lặp đi lặp lại liên tục trong đó cần phải điều chỉnh và tinh chỉnh thường xuyên dựa trên kinh nghiệm thực tế.

Điểm mấu chốt

Việc xác định các yếu tố thành công quan trọng và các chỉ số thành công quan trọng hỗ trợ của họ là một phần quan trọng trong việc cải thiện xác suất thành công cho một sáng kiến ​​hoặc chương trình. Tuy nhiên, hãy cẩn thận với câu ngạn ngữ của: "những gì được đo lường được thực hiện." Các nhà quản lý sắc sảo theo dõi rất cẩn thận để tương quan các chỉ số với CSF và để xác định và chứng minh rằng các CSF có mối quan hệ nhân quả với kết quả mong muốn. Đó là một quá trình đòi hỏi cả nghệ thuật và khoa học.

Cập nhật bởi Art Petty.