Những gì nhà tuyển dụng không nên giữ trong hồ sơ nhân sự

Nhà tuyển dụng không bao giờ nên đặt các mục cụ thể trong hồ sơ nhân sự chung của bạn. Nội dung của hồ sơ nhân viên và hồ sơ nhân viên của bạn thường có thể truy cập được đối với nhân viên phòng Nhân sự, nhân viên và người quản lý hoặc giám sát viên của nhân viên, ở một số công ty.

Ở những người khác, quyền truy cập chỉ giới hạn ở nhân viên nhân sự và nhân viên có thể yêu cầu quyền truy cập vào hồ sơ của họ. Luật sư cũng có thể trát hầu hết nội dung của hồ sơ nhân sự cho các vụ kiện và khiếu nại của Ủy ban cơ hội việc làm bình đẳng (EEOC). Một nhân viên cũ cũng có thể yêu cầu một bản sao hồ sơ nhân sự của mình.

Thực tiễn tốt nhất làm cho hồ sơ nhân sự chỉ có thể truy cập bởi các nhân viên phòng Nhân sự. Bạn cần giữ các tệp nhân sự dưới khóa và chìa khóa trong một khu vực lưu trữ khiến chúng không thể tiếp cận được với các nhân viên khác.

Với tất cả những sử dụng tiềm năng và người xem tiềm năng của hồ sơ nhân viên của bạn, chủ nhân phải cẩn thận duy trì tài liệu thực tế, không thiên vị về lịch sử việc làm của nhân viên trong hồ sơ nhân viên của bạn.

Do đó, bạn sẽ muốn áp dụng các hướng dẫn chung này cho tài liệu mà bạn lưu giữ trong hồ sơ nhân sự của tổ chức của bạn.

Hướng dẫn về nội dung của tệp nhân viên

Thông tin trong hồ sơ nhân sự phải thực tế.

Giám sát viên hoặc nhân viên ý kiến ​​nhân sự; ghi chú ngẫu nhiên; Mach lẻo; tin đồn vô căn cứ; câu hỏi, báo cáo hoặc cáo buộc tattletale từ các nhân viên khác chưa được khám phá; cáo buộc không theo đuổi, điều tra và kết luận; và bất kỳ thông tin, bình luận hoặc ghi chú không thực tế nào khác phải được loại trừ khỏi hồ sơ nhân sự của nhân viên.

Một trong những ví dụ tồi tệ nhất về bình luận công kích mà một người quản lý nhân sự tìm thấy đã nộp trong hồ sơ nhân sự của nhân viên, liên quan đến một ghi chú phỏng vấn của người quản lý tuyển dụng. Một người tuyên bố: Có thể quá béo để lên xuống cầu thang khi cần thiết. Hãy tưởng tượng nhân viên, luật sư và thậm chí cả nhân viên và giám sát viên tương lai đọc những bình luận như thế này.

Trong một công ty khác, người quản lý đã tìm thấy những ghi chú không có căn cứ mà người quản lý và những người khác đã đặt trong hồ sơ của nhân viên, như "Mary tức giận vì cô ấy không được tăng lương. Cô ấy đã làm chậm công việc của mình xuống ngay cả với người quản lý của mình." Thấy vấn đề?

Hồ sơ nhân sự phải được phân công chu đáo vào vị trí tập tin thích hợp của họ.

Xác định một giao thức cho hồ sơ nhân sự của công ty bạn dựa trên luật pháp của tiểu bang và Liên bang, luật lao động như Đạo luật Trách nhiệm và Khả năng Giải quyết Bảo hiểm Y tế năm 1996 (HIPAA) và thực tiễn tốt nhất của chủ lao động.

Sau đó, gắn bó với giao thức. Bạn không muốn tìm thấy bác sĩ ngẫu nhiên, xin lỗi, giấu trong hồ sơ nhân sự khi họ thuộc hồ sơ y tế. Cũng không, bạn có muốn sự hợp lý và biện minh cho một khuyến mãi của nhân viên trong tập tin bảng lương.

Bạn cũng không muốn hồ sơ của một quyết định tuyển dụng liên quan đến kiểm tra lý lịch hoặc ghi chú từ các cuộc thảo luận với các nhà tuyển dụng cũ trong hồ sơ nhân sự.

Giám sát viên, quản lý và nhân viên khác đặt tài liệu trong hồ sơ nhân sự cần được đào tạo.

Bất kỳ ai có quyền truy cập và có thể đặt tài liệu trong hồ sơ nhân viên cần được đào tạo để viết tài liệu một cách thích hợp.

Nói rằng một nhân viên khiển trách rằng nhân viên đó là một người hoàn toàn bế tắc đã giành được chiến thắng trong hồ sơ nhân sự của bạn. Nhưng, các giám sát viên chưa được đào tạo đã được biết để viết các tuyên bố tương tự và đặt chúng trong hồ sơ nhân viên.

Tốt hơn hết, hãy giới hạn quyền truy cập vào các tệp cho nhân viên nhân sự của bạn, người chịu trách nhiệm về hồ sơ và biết những gì nên và không nên được đặt trong hồ sơ nhân sự.

Cân bằng thông tin bạn đặt trong hồ sơ nhân sự.

Bao gồm cả những mặt tích cực và tiêu cực của lịch sử việc làm của nhân viên. Quá thường xuyên, hồ sơ nhân sự nhấn mạnh mọi sự cố tiêu cực và bỏ lỡ các thành phần tích cực mà mỗi nhân viên trải nghiệm. Hãy suy nghĩ tăng, khuyến mãi, phần thưởng xuất sắc, và bản sao của lời khen ngợi và cảm ơn bạn.

Nhận ra sự khác biệt giữa người giám sát Ghi chú cá nhân về nhân viên báo cáo của họ và hồ sơ nhân sự chính thức của công ty.

Ví dụ, các giám sát viên được sử dụng để cải thiện hiệu suất, để theo dõi các dự án và hoàn thành mục tiêu, và để xác định một cách công bằng các kế hoạch phát triển và hiệu suất, ví dụ, thuộc về một hồ sơ riêng của giám sát viên, không phải trong hồ sơ nhân sự chính thức của công ty.

Cũng nhận ra, cần phải đào tạo giám sát viên về cách ghi chú và duy trì tài liệu trong hồ sơ quản lý của họ. Các tiêu chí tương tự cho các sự kiện, không phải ý kiến, và ví dụ cụ thể, không nghe, áp dụng cho ghi chú riêng.

Ghi chú riêng của người giám sát có thể được trát hầu tòa trong trường hợp vụ kiện, vì vậy nên thận trọng ngay cả đối với ghi chú riêng. Việc thực hành giám sát viên giữ các bản sao hồ sơ tồn tại trong hồ sơ nhân viên chính thức trong hồ sơ quản lý của họ là không nên.

Thuê tài liệu và ghi chú phỏng vấn trình bày một chút khó khăn.

Cách thực hành tốt nhất là duy trì một tệp riêng cho từng vị trí bạn điền bao gồm tất cả các tài liệu liên quan đến việc điền vào vị trí đó từ khi đăng công việc đến kiểm tra tham chiếu. Sơ yếu lý lịch, thư xin việc và đơn xin việc của người nộp đơn thuộc về tệp này ngoại trừ việc bạn nên chuyển đơn đăng ký của nhân viên được thuê sang hồ sơ nhân viên.

Tập tin này có các danh sách và biểu mẫu chính thức cố gắng đại diện không thiên vị cho một nhân viên tiềm năng về trình độ và hỗ trợ quyết định của bạn để thuê ứng viên đủ điều kiện nhất. Người quản lý tuyển dụng ý kiến ​​và ghi chú được đưa ra trong quá trình tuyển dụng không thuộc về tập tin này.

Nhân sự có thể thu thập các ghi chú này để duy trì tài liệu đầy đủ về quyết định tuyển dụng, nhưng chúng không thuộc về hồ sơ nhân sự.

Tài liệu thực tế về quyết định tuyển dụng.

Tài liệu này bao gồm các quyết định như thăng chức, chuyển sang cơ hội bên cạnh, và tăng lương và chúng thuộc về hồ sơ nhân sự. Các giám sát viên hay ý kiến ​​nhân sự về các nhân viên thì không. Tài liệu hành động kỷ luật chính thức như cảnh báo bằng văn bản cũng thuộc hồ sơ nhân sự của nhân viên.

Ví dụ cụ thể về tài liệu không nên có trong hồ sơ nhân sự

Các thông tin sau đây không nên được đặt trong hồ sơ nhân sự. Tài liệu có thể yêu cầu một tệp riêng biệt, có thể được phân loại là ghi chú giám sát hoặc quản lý hoặc hoàn toàn không nên được sử dụng bởi chủ lao động.

• Bất kỳ thông tin y tế thuộc về các tập tin y tế.
• Thông tin bảng lương thuộc về tập tin biên chế.
• Các tài liệu bao gồm số an sinh xã hội của nhân viên hoặc thông tin về các phân loại được bảo vệ của nhân viên như tuổi, chủng tộc, giới tính, nguồn gốc quốc gia, khuyết tật, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng tôn giáo và không bao giờ nên được lưu trong hồ sơ nhân sự.
• Tài liệu giám sát cho mục đích quản lý công việc của nhân viên, đặt mục tiêu, phản hồi được cung cấp và vv nên được gửi trong một thư mục riêng, người giám sát hoặc người quản lý.
• Tài liệu điều tra bao gồm khiếu nại của nhân viên, phỏng vấn nhân chứng, phỏng vấn nhân viên, phát hiện, khuyến nghị luật sư và giải quyết, cộng với theo dõi để đảm bảo không bị trả thù, nên nằm trong hồ sơ điều tra tách biệt với hồ sơ nhân sự.
• Nộp hồ sơ nhân viên I-9 trong tệp hoặc địa điểm I-9, cách xa hồ sơ nhân viên.
• Đặt kiểm tra lý lịch bao gồm lịch sử tội phạm, báo cáo tín dụng, v.v. và kết quả kiểm tra ma túy trong một tệp riêng biệt mà người giám sát, người quản lý và nhân viên không thể truy cập. SHRM khuyến nghị hoặc là tệp riêng biệt này hoặc khuyến nghị rằng thông tin này cũng có thể được nộp trong hồ sơ y tế của nhân viên.
• Không nên lưu hồ sơ cơ hội bình đẳng của nhân viên như biểu mẫu tự nhận dạng và báo cáo của chính phủ trong hồ sơ nhân sự cũng như bất cứ nơi nào người giám sát có quyền truy cập.

Nếu bạn làm theo các hướng dẫn này, tổ chức của bạn đang lưu trữ hiệu quả lịch sử việc làm thực tế, có thể hỗ trợ và hồ sơ nhân sự ở các vị trí thích hợp.

Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật và quy định việc làm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo rằng các giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.