Lời khuyên cho việc viết một lá thư cảm thông cho nhân viên

Khi một nhân viên hoặc đồng nghiệp trải qua sự mất mát hay đau buồn, bạn có thể thực hiện các bước như một nhà tuyển dụng để bày tỏ sự cảm thông. Bạn cũng có thể giúp cá nhân quản lý nhu cầu của mình trong thời gian bị bệnh, tử vong hoặc một chuyện buồn khác xảy ra.

Bất kể bạn làm gì khác để thông cảm giúp nhân viên hoặc đồng nghiệp của bạn, hầu như luôn luôn thích hợp để viết một bức thư cảm thông. Ghi chú chia buồn luôn được nhân viên coi trọng trong thời gian đau buồn.

Mẫu này sẽ giúp bạn viết thư cảm thông của riêng bạn. Nó nhấn mạnh các yếu tố sẽ làm cho lời chia buồn của bạn truyền tải thông điệp cảm thông thích hợp.

Công cụ để bày tỏ lời chia buồn chân thành của bạn

Viết tin nhắn cảm thông của bạn trên văn phòng phẩm của công ty với tên, địa chỉ và ngày của bạn.

Email cũng được chấp nhận như một phương tiện liên lạc nhưng có thể để lại ấn tượng rằng thư từ của bạn là một doanh nghiệp đảm nhận không phải là thông điệp cảm thông mà bạn đang cố gắng truyền tải.

Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với nhân viên, bạn có thể cần viết một ghi chú của công ty, nhưng bạn cũng có thể muốn viết một ghi chú cá nhân thứ hai.

Lời khuyên và ví dụ cho Thư cảm thông của công ty chính thức của bạn

Đây là một ví dụ về một bức thư cảm thông. Tải xuống mẫu thư thông cảm (tương thích với Google Docs và Word Online) hoặc xem bên dưới để biết thêm ví dụ.

Tải xuống mẫu Word

Nó thường trang trọng hơn một ghi chú mà bạn gửi cho bạn bè hoặc đồng nghiệp cá nhân. Bắt đầu thư của bạn với lý do cho sự thông cảm của bạn.

Thí dụ: Chúng tôi muốn bày tỏ sự cảm thông về sự mất mát gần đây của mẹ bạn. Mất một thành viên thân thiết trong gia đình luôn là nỗi buồn và chúng tôi muốn bạn biết rằng chúng tôi rất xin lỗi vì sự mất mát của bạn.

Đề nghị hỗ trợ nhân viên trong thời gian đau buồn mà không bắt buộc các nguồn lực của công ty hoặc đặt tiền lệ rằng bạn sẽ không thể cung cấp cho tất cả nhân viên.

Thí dụ: Xin vui lòng cho chúng tôi biết nếu có bất cứ điều gì chúng tôi có thể làm để hỗ trợ bạn khi bạn đối phó với sự mất mát của mẹ bạn.

Cung cấp thông tin bổ sung về các nguồn lực của công ty có sẵn cho nhân viên trong thời gian đau buồn của họ. Kết thúc ghi chú của bạn bằng cách nhắc lại đề nghị hỗ trợ của bạn. Nhân viên có thể không cần hoặc không muốn bất cứ thứ gì từ bạn nhưng điều quan trọng là bạn đưa ra lời đề nghị mà bạn sẽ chứng minh rằng bạn quan tâm.

Thí dụ: Nhân viên phòng Nhân sự đã giúp bạn truy cập thông tin về lợi ích của bạn và chúng tôi đã chia sẻ chính sách mất người thân của chúng tôi với bạn. Nếu bạn có nhu cầu vượt ra ngoài các tham số của chính sách, vui lòng cho chúng tôi biết để chúng tôi có thể giải quyết tình huống của bạn trên cơ sở cá nhân.

Thực tiễn của công ty trong quá khứ là cấp thêm thời gian nghỉ không lương để giải quyết các vấn đề liên quan đến cái chết, du lịch ngoài tiểu bang và các vấn đề pháp lý tốn thời gian.

Thí dụ: Chúng tôi cam kết giúp bạn vượt qua thời gian khó khăn này trong cuộc hành trình của cuộc đời. Mất mẹ là điều đáng buồn và chúng tôi ủng hộ những nỗ lực của bạn để tiến về phía trước. Xin vui lòng cho chúng tôi biết làm thế nào chúng ta có thể giúp đỡ.

Kết thúc: Sử dụng chữ ký bình thường của bạn. Trân trọng là một dấu hiệu phổ biến cho một thông điệp cảm thông.

Đóng cửa bổ sung bao gồm:

• Ấm áp
• Trân trọng
• Với sự trân trọng
• Nghĩ về bạn
• Tốt
• Lời chúc tốt nhất
• Với sự cảm thông

Đừng giả định

Hãy ghi nhớ khi bạn viết thông điệp cảm thông của bạn, rằng không chắc là bạn biết tất cả các chi tiết về mối quan hệ của nhân viên của bạn với người thân của họ. Ngoài ra, bạn sẽ hiếm khi có tất cả các chi tiết về bệnh của nhân viên hoặc bi kịch của một thành viên trong gia đình.

Do đó, hãy hạn chế các giả định mà bạn thể hiện trong thư thông cảm và giữ thông điệp trung lập.Ví dụ, một nhân viên và mẹ cô ấy có thể đã có một mối quan hệ xa cách, không hạnh phúc trong nhiều năm, vì vậy đừng viết một thông điệp cảm thông cho rằng mối quan hệ gần gũi, yêu thương.

Mẫu thư thông cảm

Susan Rodriguez

123 đường chính

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

Ngày 1 tháng 9 năm 2018

Elizabeth Lee

Phố 123 Branson

Smithfield, CA 08055

Elizabeth thân mến, Chúng tôi rất tiếc khi nghe về cái chết của mẹ bạn. Mất một thành viên trong gia đình luôn là điều khó khăn. Vui lòng cho chúng tôi biết nếu có bất cứ điều gì chúng tôi có thể làm để hỗ trợ bạn trong thời gian cố gắng này. Bạn đủ điều kiện cho ba ngày nghỉ có lương như được nêu trong chính sách mất nhân viên của chúng tôi. Trước đây, chúng tôi đã cấp thêm thời gian nghỉ không lương cho nhân viên khi đi du lịch và kinh doanh cá nhân liên quan đến cái chết đòi hỏi nhiều thời gian hơn khi đi làm.

Vui lòng cho người quản lý hoặc Nhân sự của bạn biết nếu bạn cần yêu cầu thêm thời gian nghỉ. Chúng tôi cũng có thể làm việc với một lịch trình linh hoạt nếu bất kỳ doanh nghiệp gia đình nào cần được chăm sóc trong giờ làm việc.

Chúng tôi cam kết giúp bạn vượt qua thời gian khó khăn này trong cuộc hành trình của cuộc đời. Chúng tôi thông cảm về sự mất mát của mẹ bạn và chúng tôi muốn hỗ trợ những nỗ lực của bạn để tiến lên phía trước với công việc của cuộc sống của bạn. Xin vui lòng cho chúng tôi biết làm thế nào chúng ta có thể giúp đỡ.

Trân trọng,

Susan Rodriguez

Giám đốc nhân sự