Những gì trong một tài liệu phạm vi dự án

Khi bạn khởi động một sáng kiến ​​mới, tài liệu phạm vi dự án là một thông tin quan trọng cho toàn bộ nhóm của bạn. Nó xác định sản phẩm cuối cùng sẽ được giao cho khách hàng, khi nào nó phải được giao, và với giá nào.

Về cơ bản, tài liệu này xác định ranh giới của công việc, để mỗi thành viên trong nhóm và khách hàng đều hiểu những gì dự án đòi hỏi. Cũng quan trọng, họ hiểu những gì nó làm không phải đòi hỏi

Lợi ích

Một tuyên bố phạm vi dự án từng được chia sẻ với mọi thành viên trong nhóm và khách hàng của dự án, là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án. Trong số những lợi ích của nó:

• Một sự hiểu biết chung giữa tất cả những gì liên quan đến các tính năng, chất lượng và thời gian dự kiến ​​của dự án
• Một phương tiện liên lạc với các bên liên quan khác trong dự án để có được sự hỗ trợ và sự tham gia của họ
• Một công cụ tập trung nỗ lực của nhóm vào công việc cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Hơn nữa, nếu các thay đổi được đề xuất vượt ra ngoài ranh giới của phạm vi ban đầu, tuyên bố trở thành cơ sở để ước tính và đề xuất sửa đổi. Nếu các thay đổi được chấp nhận bởi tất cả các bên liên quan, tuyên bố phạm vi có thể được sửa đổi.

Bắt đầu

Người quản lý dự án cần tìm kiếm đầu vào từ các thành viên trong nhóm, khách hàng, nhà tài trợ điều hành và các bên liên quan quan trọng khác để hiểu và mô tả đầu ra cần thiết từ sáng kiến ​​dự án. Điều này thường được gọi là giao hàng.

Mô tả về khả năng cung cấp phải bao gồm chi phí hoặc phạm vi chi phí chấp nhận được cho dự án. Nó cũng xác định các tính năng chính được bao gồm và khung thời gian để phân phối.

Sau khi được khách hàng, người quản lý dự án, nhóm dự án và nhà tài trợ điều hành đồng ý, mọi thay đổi đối với tuyên bố dự án phải được thực hiện bằng cách sử dụng quy trình thay đổi được kiểm soát và ghi chép cẩn thận.

Tác động xếp tầng

Khi tuyên bố phạm vi hoặc tài liệu đã được thống nhất, mỗi phần của nhóm sử dụng nó làm cơ sở cho các ước tính riêng của họ về công việc, thời gian và chi phí liên quan. Tuyên bố phạm vi càng chính xác và chính xác, càng có nhiều khả năng các nhóm làm việc sẽ đưa ra các ước tính chính xác và yêu cầu tài nguyên.

Loại trừ có thể quan trọng

Không có gì lạ khi một tài liệu phạm vi dự án liệt kê các mục cụ thể sẽ được loại trừ khỏi khả năng cung cấp. Ví dụ, tài liệu phạm vi của nhà thầu để xây dựng một ngôi nhà có thể quy định rằng chủ sở hữu phải có giấy phép môi trường và không phải là trách nhiệm của nhà thầu xây dựng ngôi nhà.

Cái mà có thể sai lầm?

Thiếu sự rõ ràng là một nguồn phổ biến của sự căng thẳng và thất bại của dự án. Một tài liệu phạm vi mơ hồ hoặc mơ hồ để lại nhiều vấn đề mở cho cuộc tranh luận và các cuộc gọi phán xét không được thông tin. Chúng có thể tác động đến các tính năng, chất lượng, thời gian và chi phí của dự án.

Một cạm bẫy khác cần tránh được gọi là "phạm vi leo". Nếu tuyên bố phạm vi là mơ hồ, khách hàng sẽ cố gắng đưa ra những yêu cầu vượt ra ngoài mục đích hoặc ranh giới của các kế hoạch ban đầu.

Điều chỉnh phạm vi

Mặc dù thay đổi phạm vi thường xuyên sẽ trì hoãn việc hoàn thành dự án và có thể thêm chi phí đáng kể, đôi khi chúng cần thiết và hợp lý. Các nhà quản lý dự án dựa trên quy trình "quản lý thay đổi" xác định thay đổi được yêu cầu, xem xét lại tất cả các ước tính thời gian, chi phí và khối lượng công việc tương ứng và đánh giá lại dự án đối với các rủi ro mới khi có thay đổi.

Người quản lý dự án và nhà tài trợ điều hành thường đưa ra quyết định cuối cùng về việc thay đổi phạm vi chỉ khi tình huống đã được phân tích đầy đủ. Các thay đổi được ghi lại trong nhật ký quyết định và sau đó được thông báo cho nhóm dự án lớn hơn.