Hệ thống thông tin nguồn nhân lực là gì?

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) là một giải pháp phần mềm hoặc trực tuyến để nhập dữ liệu, theo dõi dữ liệu và nhu cầu thông tin dữ liệu của Nhân sự, bảng lương, quản lý và chức năng kế toán trong một doanh nghiệp. Nó hữu ích cho tất cả các quy trình mà bạn muốn theo dõi và từ đó bạn hy vọng sẽ thu thập dữ liệu hữu ích và có mục đích.

Thông thường được đóng gói dưới dạng cơ sở dữ liệu, hàng trăm công ty bán một số dạng HRIS và mỗi HRIS có các khả năng khác nhau. Chọn HRIS của bạn một cách cẩn thận dựa trên các khả năng bạn cần trong công ty của bạn. Khi HRIS ngày càng trở nên tinh vi, sự lựa chọn đã trở nên đủ để thực sự làm tê liệt một bộ phận nhân sự.

Theo dõi một công ty công nghệ, nơi các chuyên gia máy tính tồn tại, trải qua ba hệ thống HRIS khác nhau trong mười năm trước khi cuối cùng giải quyết hệ thống hiện tại của họ, là một sự giáo dục về sự phức tạp của họ. Đây là lý do tại sao chọn HRIS là một công việc chính cho một doanh nghiệp.

Những cân nhắc chính khi bạn nhìn vào các lựa chọn HRIS của bạn

Việc lựa chọn một HRIS là một tình huống căng thẳng vì có rất nhiều lựa chọn tồn tại. Chọn các tùy chọn tốt nhất cho nhu cầu của bạn tại công ty của bạn là một thách thức. Việc lội qua các thông tin được cung cấp bởi mỗi hệ thống cũng là một thách thức.

Các nhân viên bán hàng thường là những nhân viên bán hàng được ủy thác bằng lời nói có thể nói với bạn rằng hệ thống sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Đảm bảo bạn kiểm tra điều này với nhiều nguồn bao gồm khách hàng hiện tại, các nhóm thảo luận trực tuyến, LinkedIn, các thành viên SHRM khác và các đánh giá của Google.

Đây là những yếu tố khác cần xem xét khi bạn chọn HRIS.

• Hãy nhớ rằng ngay cả khi công ty của bạn chỉ có một vài người ngày hôm nay, nó có thể có gấp đôi hoặc thậm chí gấp 10 lần số nhân viên trong tương lai, vì vậy hãy chọn một hệ thống có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.
• Một yếu tố quan trọng khác mà bạn phải xem xét là nhiều HRIS chỉ có thể hoàn thành một phần của những gì bạn cần tự động hóa để hoàn thành. Trong những trường hợp này, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng các thành phần của bất kỳ tiện ích bổ sung hoặc hệ thống bổ sung nào hoạt động cùng nhau hoàn hảo. Một lần nữa, đừng lấy lời của nhân viên bán hàng về các hệ thống làm việc cùng nhau. Làm nghiên cứu của bạn.

• Kiểm tra cũng để xem những loại đào tạo và hỗ trợ liên tục có sẵn cho nhân viên của bạn. Bạn cũng nên đảm bảo rằng những lời hứa của chuyên gia tư vấn bán hàng về đào tạo và theo dõi sau khi mua hàng được ghi ngay vào hợp đồng của bạn để mua HRIS. Và, kiểm tra với các tổ chức khác để chắc chắn rằng công ty bạn đã chọn có hồ sơ theo dõi về sự hỗ trợ hữu ích đang diễn ra.

Chức năng dự kiến ​​của các lựa chọn HRIS tốt hơn

Thông thường, Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) tốt hơn cung cấp tổng thể:

Quản lý tất cả thông tin nhân viên:

Dữ liệu như tên, tiêu đề, địa chỉ và tiền lương là một khởi đầu cơ bản. Lịch sử tiền lương và vị trí, cấu trúc báo cáo, lịch sử đánh giá hiệu suất và thông tin quan trọng khác của nhân viên.

Tài liệu liên quan đến công ty:

Điêu nay bao gôm các mục như sổ tay nhân viên, quy trình sơ tán khẩn cấp và hướng dẫn an toàn.

Quản trị lợi ích:

Bạn sẽ muốn quản trị lợi ích bao gồm đăng ký, thay đổi trạng thái và cập nhật thông tin cá nhân. Trong một hệ thống lý tưởng, bạn có thể cho phép nhân viên tra cứu và xem lại thông tin của chính họ, bao gồm cả theo dõi kỳ nghỉ.

Hoàn thành tích hợp với bảng lương:

Việc tích hợp này cũng sẽ bao gồm các phần mềm tài chính và hệ thống kế toán khác của công ty. Khi những điều này được kết nối, bạn có thể đảm bảo rằng tiền lương là chính xác. Không bao giờ có sự ngắt kết nối giữa mức lương chính thức và thông tin mà bảng lương có. Nếu các hệ thống không tích hợp, thật dễ dàng để cập nhật mức lương trong một hệ thống và không phải trong hệ thống khác.

Theo dõi ứng viên và quản lý sơ yếu lý lịch:

Khi hệ thống của bạn hoạt động trơn tru, nhà tuyển dụng có thể nhấp vào nút thuê và tất cả thông tin từ người nộp đơn sẽ được chuyển sang phía nhân viên. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian vì nhập dữ liệu và giấy tờ của bạn thực tế biến mất.

Nếu người nộp đơn đưa thông tin của mình khi nộp đơn, bạn có thể đảm bảo tính chính xác. Nếu thư đề nghị được tạo ra từ cùng một hệ thống với hệ thống bảng lương, mức lương sẽ hoàn toàn phù hợp và không có sự hiểu lầm.

Kế hoạch phát triển hiệu suất:

Nó không đủ để có kế hoạch nếu chúng được ghi lại trong một hệ thống trung tâm, sau đó chúng có thể dễ dàng theo dõi nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác. Lãnh đạo cấp cao có thể chạy các báo cáo để xem mọi người đang ở đâu và những ông chủ cá nhân của họ đang lên kế hoạch gì về kế hoạch kế nhiệm cho tương lai của họ.

Kỷ luật:

Điều quan trọng là phải theo dõi những người đã bị đình chỉ, giáng chức hoặc có những hành động tiêu cực khác đối với họ ghi nhận ngay cả sau khi nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn. Khi một công ty gọi và yêu cầu một nhân viên cũ tham khảo, thật dễ dàng để một quản trị viên trong phòng nhân sự tìm kiếm và báo cáo lại xem người đó có đủ điều kiện để phục hồi hay không.

Hồ sơ đào tạo:

Điều này đặc biệt quan trọng trong một công ty đòi hỏi phải có chứng nhận và giấy phép. Ở các công ty khác, hồ sơ đào tạo có thể không có mức độ quan trọng đó, nhưng bạn vẫn có thể thấy rằng việc có thông tin là hữu ích khi bạn phát triển nhân viên của mình, một yếu tố quan trọng mà họ muốn từ công việc.

Tóm lại, HRIS phục vụ hiệu quả nhất cho các công ty theo dõi thông tin này:

• tham dự và sử dụng PTO,
• tăng lương và lịch sử,
• trả điểm và vị trí tổ chức,
• kế hoạch phát triển hiệu suất,
• đào tạo nhận được,
• xử lý kỷ luật,
• thông tin nhân viên, và đôi khi,
• quản lý và kế hoạch kế nhiệm nhân viên quan trọng,
• nhận dạng nhân viên tiềm năng cao, và
• theo dõi ứng viên, phỏng vấn, và lựa chọn.

Lợi ích của HRIS đúng

Một HRIS hiệu quả cung cấp thông tin về bất cứ thứ gì công ty cần để theo dõi và phân tích về nhân viên, nhân viên cũ và ứng viên. Công ty của bạn sẽ cần chọn Hệ thống thông tin nguồn nhân lực và tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu của bạn. Nếu công ty của bạn đang trên con đường phát triển, hãy chọn một hệ thống có thể phát triển cùng bạn.

Việc triển khai HRIS cơ bản khá tốn kém, nhưng hãy đảm bảo mọi thứ bạn triển khai đều đáp ứng nhu cầu thực tế của công ty bạn. Bạn có muốn chạy báo cáo doanh thu? Đăng sơ đồ tổ chức?

Cho phép các nhà quản lý truy cập điện tử đánh giá hiệu suất trước đó? Bạn có muốn mọi thứ phải được thực hiện thông qua bộ phận nhân sự hay bạn muốn người quản lý truy cập thông tin?

Với một HRIS phù hợp, nhân viên phòng Nhân sự cho phép nhân viên tự cập nhật lợi ích và thay đổi địa chỉ, do đó giải phóng nhân viên nhân sự cho các chức năng chiến lược hơn. Ngoài ra, dữ liệu cần thiết cho quản lý nhân viên, phát triển kiến ​​thức, tăng trưởng và phát triển nghề nghiệp và đối xử bình đẳng được tạo điều kiện.

Cuối cùng, các nhà quản lý có thể truy cập thông tin họ cần để hợp pháp, có đạo đức và hỗ trợ hiệu quả cho sự thành công của nhân viên báo cáo. Họ có thể chạy các báo cáo của riêng mình và nhập các kế hoạch vào hệ thống để giúp kế tiếp.

Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) là một giải pháp phần mềm hoặc trực tuyến để nhập dữ liệu, theo dõi dữ liệu và nhu cầu thông tin dữ liệu của Nhân sự, bảng lương, quản lý và chức năng kế toán trong một doanh nghiệp.

Thông thường được đóng gói dưới dạng cơ sở dữ liệu, hàng trăm công ty bán một số dạng HRIS và mỗi HRIS có các khả năng khác nhau. Chọn HRIS của bạn một cách cẩn thận dựa trên các khả năng bạn cần trong công ty của bạn.

Thông tin thêm về HRIS

• Cách chọn công nghệ thông tin nhân sự
• Phần mềm theo dõi người nộp đơn
• Giải pháp hệ thống quản lý nhân sự