Cách chọn nguồn nhân lực Công nghệ thông tin

Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là điều cần thiết cho các công ty để quản lý các kế hoạch lợi ích và thông tin nhân viên của họ. Công nghệ quản lý lợi ích không còn là điều tốt đẹp nữa, nhưng cần thiết phải giúp HR quản lý cả biển thông tin và tiền chi cho các kế hoạch lợi ích, vì HR phải đối mặt với nguồn lực hạn chế và liên tục thay đổi dữ liệu.

Nhưng làm thế nào để HR và các giám đốc điều hành khác biết rằng họ đang lựa chọn công nghệ thông tin nhân sự tốt nhất để quản lý tất cả các chi tiết, và giải pháp họ chọn sẽ đứng trước thử thách của thời gian?

Sau đây là những câu hỏi chính để hỏi và trả lời trong quá trình lựa chọn công nghệ thông tin Nhân sự.

Mức độ linh hoạt và khả năng mở rộng mà phần mềm công nghệ thông tin nhân sự cung cấp là gì?

Các chuyên gia nhân sự nên xác định xem phần mềm có thể nhập dữ liệu từ nhiều bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu và tài liệu giấy hay không và mức độ có thể giao tiếp với tất cả các loại hệ thống và dữ liệu khác cần thiết.

Phần mềm sẽ có thể lấy và lọc thông tin từ nhiều nguồn. Lý tưởng nhất, quá trình này cũng nên được tự động hóa. Nhiều giải pháp đăng ký trực tuyến yêu cầu dữ liệu phải được thao tác thủ công trước khi có thể đến nhà mạng để cập nhật hệ thống của họ. Tự động hóa định dạng cập nhật, lịch truyền và phương thức phân phối có thể giúp loại bỏ các vấn đề về thanh toán và đủ điều kiện.

Phần mềm có thể phù hợp với Quy tắc của Công ty Nhân sự và Lợi ích của Người vận chuyển không?

Một công cụ đăng ký thực sự có khả năng sẽ đánh giá từng hoạt động đăng ký và áp dụng bất kỳ sự kết hợp cần thiết nào của các quy tắc, tin nhắn, lời nhắc và các tùy chọn được thiết kế đặc biệt để đáp ứng các yêu cầu đủ điều kiện chính xác mong muốn. Phần mềm phải phù hợp với bất kỳ quy tắc đủ điều kiện nào mà công ty và nhà mạng có.

Công nghệ thông tin nhân sự có thể phát triển và mở rộng quy mô với tổ chức không?

Nhân sự nên đánh giá khả năng phát triển của công nghệ khi công ty thuê nhân viên mới, văn phòng, thay đổi lợi ích và quy tắc. Nhân sự nên hỏi về các ngưỡng cho từng yếu tố này.

Phần mềm công nghệ có khả năng tích hợp với các hệ thống khác không?

Biên chế và các chức năng khác thường chia sẻ nhiều thông tin giống như quản lý lợi ích. Nhân sự có thể đạt được hiệu quả cao hơn khi dữ liệu và thông tin nhân viên khác được nhập vào một hệ thống được chia sẻ với hệ thống khác. Theo dõi tuyển dụng nhân viên là một chức năng cần thiết khác.

Ai chịu trách nhiệm triển khai hoặc xây dựng giải pháp?

Cấp độ đào tạo nào có liên quan? Một số giải pháp yêu cầu khách hàng phải rất quan tâm đến việc triển khai ban đầu, có thể áp đảo đối với các quản trị viên nhân sự đã bận rộn.

Nhân sự cần có một sự hiểu biết rõ ràng về mức độ đào tạo và chuyên môn kỹ thuật sẽ được yêu cầu và thời gian dự kiến. Các nhà cung cấp giải pháp đặt câu hỏi về chủ đề này có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về các lĩnh vực tinh tế ban đầu có vẻ đơn giản, nhưng liên quan đến chuyên môn công nghệ quan trọng. Nhân sự sau đó có thể xác định các nhiệm vụ cụ thể có thể rất cồng kềnh đến mức thực sự cản trở việc hoàn thành, có khả năng làm giảm giá trị công nghệ thông tin nhân sự và ROI.

Có tính phí nếu đào tạo có liên quan?

Chi phí đào tạo cũng nên được đánh giá, bao gồm cả thời gian đi và chi phí đi lại cho việc đi lại ngoài địa điểm. Nhân sự cần phải nhận thức được tất cả các chi phí cứng và mềm liên quan đến việc áp dụng công nghệ thông tin nhân sự.

Ai sẽ sở hữu dữ liệu?

Câu trả lời cho câu hỏi này phải là tổ chức Nhân sự. Các công ty sẽ có thể vận chuyển dữ liệu của họ đến bất kỳ Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP) nào. Nếu dữ liệu cư trú trên máy chủ độc quyền của người vận chuyển, đôi khi công ty có thể phải trả phí bổ sung nếu công ty chuyển đổi nhà mạng.

Những loại bảo trì và bảo trì được yêu cầu? Khi phần mềm được cài đặt trên máy trạm hoặc máy chủ tại chỗ của công ty, các bản cập nhật thường xuyên cho công nghệ đó thường được yêu cầu và có thể cồng kềnh để lập kế hoạch và quản lý. Các cập nhật cho công nghệ thông tin nhân sự thường được thực hiện tự động với phần mềm có sẵn trực tuyến thông qua mô hình Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP) hoặc Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS).

Những biện pháp bảo mật nào được xây dựng trong công nghệ thông tin nhân sự?

Nếu phần mềm có sẵn trực tuyến, thông qua mô hình ASP hoặc SaaS, nhà cung cấp nên cung cấp sao lưu hàng ngày, máy chủ dự phòng và thêm các lớp bảo vệ. Các hệ thống và thủ tục bổ sung nên được áp dụng để bảo vệ thông tin khỏi bị mất hoặc bị truy cập bởi nhân viên trái phép. Nhân sự, tham khảo ý kiến ​​với các nhà quản lý khác, nên có thẩm quyền độc quyền để quyết định ai sẽ được phép truy cập vào công nghệ thông tin nhân sự và mức độ nào.

Nhân viên có thể đăng ký các kế hoạch lợi ích và thay đổi thời gian thực đối với dữ liệu cá nhân và lựa chọn kế hoạch của họ không?

Quyền truy cập của nhân viên nên được đưa ra, xem xét việc truy cập rộng rãi, chung vào máy tính.

Phần lớn dân số nhân viên có truy cập internet tại nhà. Tự phục vụ của nhân viên cung cấp một tiềm năng rất lớn để tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Một hệ thống tự phục vụ tốt sẽ hướng dẫn nhân viên suôn sẻ thông qua việc nhập thông tin về bản thân và người phụ thuộc của họ.

Hệ thống cần trình bày rõ ràng các kế hoạch có sẵn và cho phép nhân viên đưa ra lựa chọn một cách thuận tiện, đơn giản hóa các hành động này trong suốt quá trình với trình hướng dẫn. Nhân viên cũng có thể thêm người phụ thuộc và thay đổi thông tin khi cần thiết, 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần, quanh năm.

Đây là những câu hỏi bổ sung để trả lời khi bạn đánh giá tổ chức của mình về nhu cầu công nghệ thông tin Nhân sự.

Công nghệ sẽ cung cấp cho nhân sự quyền hạn để quyết định ai sẽ được phép truy cập và ở mức độ nào?

Cùng với việc cung cấp quyền truy cập cho nhân viên, công nghệ sẽ mang lại tiếng nói cuối cùng cho HR. Nhân sự cần có thẩm quyền phê duyệt tất cả dữ liệu trước khi nó được truyền tới các nhà mạng và cũng nên xác định mức độ mà nhân viên và những người khác có quyền truy cập.

Những loại khả năng báo cáo nào có sẵn từ công nghệ thông tin Hr?

Công nghệ báo cáo nên cung cấp nhiều chế độ xem và định dạng (bảng tính, PDF, HTML), đánh giá hình ảnh lớn và khả năng truy sâu để tăng cường ra quyết định. Nhân sự cần có thể đánh giá, bất cứ lúc nào, ghi danh vào các kế hoạch cụ thể, hành động nổi bật và thay đổi thông tin nhân khẩu học của nhân viên liên quan đến lợi ích và dữ liệu nhân viên khác.

Phần mềm có cung cấp các tính năng cụ thể để giúp HR tiết kiệm thời gian không?

Tùy thuộc vào nhu cầu của bộ phận riêng, HR có thể muốn hỏi về khả năng xử lý thông tin theo đợt của công nghệ, quản lý thông báo và thanh toán cho các chính sách của COBRA, cung cấp các công cụ tự thanh toán và lập hóa đơn và báo cáo cụ thể.

Phần mềm có cung cấp các tính năng cụ thể để giúp nhân viên giao tiếp tốt hơn với nhân viên không?

Một số chương trình cung cấp cho HR sự linh hoạt để liên lạc với nhân viên ở một số cấp độ - qua email hàng loạt, bảng tin điện tử và theo các tiêu chí lọc cụ thể (như địa điểm, bộ phận, kế hoạch bảo hiểm, tình trạng đăng ký, tình trạng nghỉ hưu và các cấp độ khác) thông qua Hệ thống công nghệ thông tin nhân sự. Có một số phương tiện để giao tiếp có thể tự động hóa hơn nữa các quy trình và giúp HR nhắm mục tiêu tốt hơn các thông điệp.

Phần mềm có cung cấp các tính năng cụ thể để giúp nhân viên giao tiếp tốt hơn với nhân viên không?

Ngoài việc cho phép HR phê duyệt các giao dịch, nhiều hệ thống công nghệ thông tin nhân sự cũng cung cấp khả năng cho HR đóng vai trò là người gác cổng trong việc kiểm toán hóa đơn vận chuyển để đảm bảo họ đồng ý với dữ liệu trong hệ thống. Điều này có thể:

• đảm bảo tính chính xác của hóa đơn vận chuyển
• tiết kiệm thời gian và tiền bạc
• hỗ trợ trong việc cung cấp kịp thời các tuyển sinh nhân viên, và
• tăng cường xác nhận đủ điều kiện khi nhân viên đi chăm sóc.

Làm thế nào thông tin sẽ được trao đổi với các hãng vận tải?

Và, ai sẽ chịu trách nhiệm cho sự tương tác này? Việc tích hợp hệ thống công nghệ thông tin nhân sự cần được đánh giá không chỉ bởi số lượng nhà mạng mà phần mềm có mối quan hệ mà còn bởi loại kết nối mà nó cho phép. Đảm bảo tương tác thành công với các nhà mạng thông qua phần mềm quản lý lợi ích đòi hỏi nhiều bước, bao gồm:

• thu thập dữ liệu điều tra dân số ban đầu;
• thiết lập tích hợp ban đầu để trao đổi thông tin đang diễn ra;
• phối hợp tương tác hàng ngày hoặc hàng tuần để đảm bảo dữ liệu được nhận và áp dụng chính xác;
• xem xét cập nhật liên tục;
• đảm bảo các yêu cầu vận chuyển để ghi danh được đáp ứng tuân thủ các cơ quan quản lý; và
• thúc đẩy mối quan hệ chủ động với mỗi nhà mạng để cải thiện mối quan hệ trao đổi dữ liệu.

Biết ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ là điều cần thiết để hiểu một sản phẩm cung cấp đầy đủ. Mỗi nhà cung cấp phần mềm sẽ cung cấp một mức độ tích hợp khác nhau trong việc cung cấp một số, cho tất cả, các nhiệm vụ được nêu ở trên. Nhân sự nên tìm cách hợp tác với các nhà cung cấp thể hiện mối quan hệ bền vững, liên tục, liền mạch với các hãng vận chuyển đã chọn.

Nhiều nhà cung cấp cho phép truyền tệp ANSI 834 chung, có thể chấp nhận hoặc không được nhà cung cấp dịch vụ chấp nhận, một yếu tố thường bị ảnh hưởng bởi quy mô của nhóm.

Người quản lý nên tìm kiếm các nhà cung cấp cung cấp chuyển khoản sạch, được xác thực (đảm bảo đủ điều kiện giao dịch), tùy chỉnh cho từng nhà cung cấp dịch vụ cần tránh để tránh các vấn đề. Họ cũng nên tìm đến các nhà cung cấp có bộ phận EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử) chuyên dụng để tương tác với ngôn ngữ chuyển giao cụ thể, riêng của nhà mạng.

Cấp độ dịch vụ khách hàng nào được cung cấp?

Có tính thêm phí dịch vụ không? Nhân sự cần xác định mức độ truy cập để được cung cấp và những yếu tố cấu thành dịch vụ khách hàng giúp đỡ trực tuyến qua cơ sở dữ liệu, trò chuyện trực tuyến, hỗ trợ qua email, trò chuyện với người trực tiếp hoặc kết hợp. Do sự nhạy cảm của lợi ích và thông tin nhân sự khác, các nhà quản lý nên mong đợi phản hồi cho các yêu cầu trong vòng 24 giờ từ một liên hệ trực tiếp có thể giúp đỡ.

Chi phí của hệ thống công nghệ thông tin nhân sự là bao nhiêu và nó có vượt trội hơn lợi ích không?

Nhân sự cần đánh giá toàn bộ chi phí của hệ thống công nghệ thông tin nhân sự, bao gồm tất cả các khoản phí hàng năm, hàng tháng và một lần, bên cạnh các lợi ích được cung cấp. Một hệ thống đắt hơn một chút có thể trả nhiều hơn cho sự khác biệt với các tính năng cho phép nhân viên duy trì hồ sơ của riêng họ và mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian và độ chính xác cao hơn. Những yếu tố này cần được xem xét và cân nhắc trong việc lựa chọn một hệ thống công nghệ thông tin nhân sự.

Nhu cầu về hệ thống công nghệ thông tin nhân sự ngày càng tăng. Với nhân viên nhân sự tìm thấy một loạt các tùy chọn trong các hệ thống công nghệ thông tin nhân sự, việc phân tích và cân nhắc tất cả các tùy chọn có sẵn ngày càng quan trọng.

Việc lựa chọn một hệ thống công nghệ thông tin nhân sự nên được xem là một khoản đầu tư sẽ phát triển cùng với bộ phận và công ty có nhu cầu. Những câu hỏi này sẽ dẫn bạn đến hệ thống công nghệ thông tin nhân sự phù hợp cho công ty của bạn.