Lợi ích và thách thức của quản lý ma trận

Quản lý ma trận thường được sử dụng trong các tổ chức để chia sẻ tài nguyên, nhân viên a.k.a., qua các chức năng. Trong một hệ thống quản lý ma trận, một cá nhân có một báo cáo chính - cho ông chủ đồng thời làm việc cho một hoặc nhiều người quản lý, thường là trong các dự án.

Tại sao và ở đâu Quản lý ma trận làm cho ý thức

Quản lý ma trận là lý tưởng để chia sẻ tài năng và kỹ năng giữa các phòng ban. Đây là một hệ thống đặc biệt tiện dụng khi phát triển các sản phẩm mới - cho phép các cá nhân từ tất cả các chức năng khác nhau tổ chức theo người quản lý dự án để tạo ra một cái gì đó mới và độc đáo. Điều này mang lại cho nhóm khả năng rút ra các bộ kỹ năng đa dạng từ nhiều ngành, giúp củng cố nhóm dự án tổng thể.

Đó cũng là một cách tuyệt vời để cắt giảm chi phí - phương pháp tiếp cận ma trận cho các dự án thường ít tốn kém hơn so với việc thành lập các nhóm dự án chuyên dụng và sự đa dạng của các thành viên trong nhóm khiến họ vượt trội so với nhiều nhóm chức năng thuần túy.

Quản lý ma trận không lý tưởng

Mặc dù có nhiều lợi ích tiềm năng cho phong cách cấu trúc đội linh hoạt này, có một số trường hợp không lý tưởng. Bao gồm các:

• Dự án dài hạn: Trong tình huống này, một cấu trúc nhóm chuyên dụng với sự phân công lâu dài có thể là tối ưu.
• Trường hợp một nhân viên chịu tải nặng: Trong các tình huống mà các kỹ năng của một nhân viên là nhiệm vụ quan trọng đối với một chức năng cụ thể, việc chia sẻ cá nhân này có thể làm giảm nghiêm trọng hoặc nguy hiểm hiệu quả của chức năng đó.

Sự đa dạng về phong cách quản lý ma trận

Tùy thuộc vào sức mạnh của người quản lý dẫn đầu sáng kiến ​​đa chức năng, có ba loại: ma trận mềm, ma trận vừa phải và kiểu ma trận cứng của các đội. Định dạng ma trận cứng tương tự như một nhóm chuyên dụng, nơi người quản lý và các thành viên trong nhóm có quyền tự chủ gần với sáng kiến ​​của họ. Một dạng ma trận mềm thường có nghĩa là người quản lý sáng kiến ​​phụ thuộc vào các nhà quản lý chức năng khác nhau của những người tham gia nhóm để có thẩm quyền ra quyết định. Một hình thức vừa phải đứng trên hai.

Những thách thức với quản lý ma trận

Mặc dù có nhiều lợi ích từ cách tiếp cận quản lý ma trận, nhưng cũng có những thách thức. Một số trong số này bao gồm:

• Khả năng người tham gia bị xung đột giữa các nhà quản lý và ưu tiên khác nhau.
• Giao tiếp nhầm lẫn giữa và trên các sáng kiến ​​và chức năng.
• Mất sự rõ ràng về người chịu trách nhiệm đánh giá hiệu suất.
• Mất sự rõ ràng về người chịu trách nhiệm huấn luyện và phát triển chuyên nghiệp.
• Căng thẳng khi những người tham gia trải dài quá nhiều sáng kiến.
• Giảm hiệu quả giữa các đội đã được thực hiện trong một thời gian.
• Mất học tập tổ chức hoặc nhóm và bộ nhớ nhóm vì các cá nhân chỉ tham gia trong một thời gian ngắn.

• Tiềm năng cho các cá nhân được giao quá mức cho quá nhiều sáng kiến. Đôi khi rất khó để đánh giá năng lực hoặc khối lượng công việc của các cá nhân trong tình huống ma trận.

Thành công như một nhân viên trong tình huống quản lý ma trận:

Làm việc trong môi trường ma trận có thể vừa bổ ích vừa bực bội. Việc bạn tiếp xúc với các sáng kiến ​​và đồng nghiệp khác nhau hỗ trợ việc học tập và phát triển mối quan hệ. Tuy nhiên, điều quan trọng đối với một nhân viên, làm việc trong một ma trận, là hiểu cách tiếp cận của công ty bạn đối với việc đánh giá và phát triển của bạn.

• Làm rõ ai có trách nhiệm chính để đánh giá bạn.
• Làm rõ cách thức đầu vào của các trình quản lý ma trận khác nhau (thường là các trình quản lý dự án) sẽ được nắm bắt và phản ánh trong đánh giá hiệu suất của bạn.
• Duy trì một cuộc hội thoại thường xuyên với người quản lý báo cáo của bạn để thông báo cho anh ấy / cô ấy về sự tiến bộ và ưu tiên của bạn.
• Xác định các ưu tiên xung đột và thảo luận môi giới giữa các nhà quản lý khác nhau để làm rõ bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
• Chủ động đề xuất hoặc khuyến khích người quản lý báo cáo của bạn đầu tư vào phát triển chuyên môn của bạn thông qua đào tạo, giáo dục và huấn luyện. Có được sự hỗ trợ của các nhà quản lý ma trận của bạn cho những nỗ lực này.

Có những ưu và nhược điểm đối với mọi cấu trúc và cách tiếp cận quản lý, và điều này đúng với quản lý ma trận. Nó không lý tưởng trong mọi tình huống và nó có thể tạo ra căng thẳng cho những người tham gia khi nhu cầu vượt quá thời gian, tài nguyên hoặc khả năng tung hứng ưu tiên. Nó cũng có thể cung cấp quyền truy cập vào kiến ​​thức chuyên ngành trên cơ sở tạm thời. Cuối cùng, nó có thể hiệu quả hơn về chi phí so với việc dựa vào các đội chuyên dụng. Thành công với quản lý ma trận đòi hỏi sự tham gia tích cực của tất cả các bên.