Làm thế nào để bạn quản lý thành công một dự án?

Xin chúc mừng! Bạn vừa được giao phụ trách một dự án mới quan trọng. Rõ ràng, ông chủ của bạn đang cung cấp cơ hội này như một cuộc bỏ phiếu tin tưởng vào các kỹ năng của bạn. Và trong khi bạn hào hứng, đây là lần đầu tiên bạn chịu trách nhiệm cho một dự án tổng thể và nó hơi đáng sợ

Một số câu hỏi chạy qua tâm trí của bạn:

• Làm thế nào để tôi bắt đầu?
• Các bước cần thiết để chuyển dự án từ khi bắt đầu sang đóng cửa là gì?
• Làm thế nào để tôi xây dựng một nhóm dự án hiệu suất cao?
• Tôi phải nhờ ai giúp đỡ trong quá trình này? Có một nhà tài trợ điều hành?

Những lời khuyên này tập trung vào việc giúp bất kỳ ai mới lãnh đạo một dự án, ủy ban hoặc sáng kiến ​​nhóm cho một hoạt động duy nhất cho tổ chức. Cho dù bạn đang tổ chức một bữa tiệc ngày lễ hay dẫn đầu các sáng kiến ​​phát triển sản phẩm mới, các công cụ và quy trình quản lý dự án tồn tại để làm cho xác suất thành công của bạn cao hơn nhiều.

5 giai đoạn của quá trình dự án:

1. Bắt đầu: khởi động dự án.
2. Lập kế hoạch: lập kế hoạch tất cả các công việc của dự án.
3. Chấp hành: thực sự thực hiện công việc.
4. Quản lý và kiểm soát: tất cả các công việc bạn làm trong dự án để theo dõi tiến độ.
5. Đóng cửa: hoàn thành và cung cấp dự án và điều chỉnh đội ngũ.

Các bước này là giống hệt nhau cho mọi dự án.

13 bước cơ bản cho người mới dự án:

1. Xác định phạm vi:Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong bất kỳ dự án nào là xác định phạm vi của dự án. Bạn cần phải hoàn thành hoặc tạo ra cái gì? Mục tiêu của dự án là gì? Quan trọng không kém là xác định những gì không được bao gồm trong phạm vi dự án của bạn. Nếu bạn không nhận đủ định nghĩa từ ông chủ của mình, hãy tự làm rõ phạm vi và gửi lại trên lầu để xác nhận. Trong khi ví dụ hơi ngoài chủ đề kinh doanh, tất cả chúng ta có thể liên quan đến tiệc cưới. Khi lên kế hoạch cho tiệc cưới, bạn có thể có phạm vi của mình: chuẩn bị tiệc cưới cho 100 khách hoàn thành với bữa tối, quầy bar mở, bánh cưới và một ban nhạc sống để khiêu vũ vào một ngày nhất định với chi phí không quá 20.000 USD.

1. Xác định tài nguyên có sẵn:Những người, thiết bị và tiền nào bạn sẽ có sẵn để đạt được các mục tiêu của dự án? Là người quản lý dự án, bạn thường sẽ không có quyền kiểm soát trực tiếp các tài nguyên này mà sẽ phải quản lý chúng thông qua quản lý ma trận.
2. Hiểu về Dòng thời gian:Khi nào dự án phải được hoàn thành? Khi bạn phát triển kế hoạch dự án của mình, bạn có thể linh hoạt trong cách bạn sử dụng thời gian trong dự án, nhưng thời hạn thường được ấn định, như trong trường hợp tiệc cưới. Nếu bạn quyết định sử dụng giờ làm thêm để đáp ứng lịch trình, bạn phải cân nhắc điều đó với các giới hạn của ngân sách của bạn.

1. Lắp ráp nhóm dự án của bạn:Đưa mọi người trong nhóm của bạn lại với nhau và bắt đầu một hộp thoại. Họ là những chuyên gia kỹ thuật. Đó là lý do tại sao giám sát viên chức năng của họ giao họ cho dự án. Công việc của bạn là quản lý nhóm.
2. Chi tiết công việc, Phần 1:Các phần chính hoặc các thành phần phải được tạo ra để hoàn thành dự án là gì? Ví dụ, tiệc cưới đòi hỏi ở mức độ cao: sảnh tiếp tân, thức ăn, đồ uống, bánh, khách và giải trí. Tất nhiên, mỗi mục lớn hơn có thể được chia thành nhiều mục bổ sung. Đó là bước tiếp theo.

1. Chi tiết công việc, Phần 2: Trong ví dụ tiệc cưới của chúng tôi ở trên, bạn có thể có một đội hoặc người phụ trách các thành phần khác nhau. Làm việc với các thành viên trong nhóm của bạn để đánh vần các chi tiết cần thiết để đạt được từng mục chính. Người phụ trách thực phẩm phải hiểu các lựa chọn, giới hạn chi phí và đưa ra lựa chọn hỗ trợ đạt được phạm vi. Liệt kê các bước nhỏ hơn trong mỗi bước lớn hơn. Có bao nhiêu cấp độ sâu bạn đi vào các bước chi tiết hơn và nhiều hơn tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án của bạn.

1. Xây dựng kế hoạch sơ bộ:Lắp ráp tất cả các bước của bạn vào một kế hoạch. Một cách tốt để làm điều này là sử dụng bảng ưu tiên xác định những mục nào phải đi trước các mục khác. Thực tiễn quản lý dự án chính thức kêu gọi phát triển những gì được gọi là sơ đồ mạng và xác định đường dẫn quan trọng. Mặc dù điều này có thể vượt quá nhu cầu hoặc trình độ kiến ​​thức của bạn, vấn đề cốt lõi là sắp xếp các hoạt động theo đúng thứ tự và sau đó phân bổ nguồn lực cho các hoạt động. Các câu hỏi bao gồm: Điều gì xảy ra đầu tiên? Bước tiếp theo là gì? Những bước nào có thể diễn ra cùng một lúc với các tài nguyên khác nhau? Ai sẽ làm từng bước? Làm cái đó mất bao lâu? Có rất nhiều gói phần mềm tuyệt vời có sẵn có thể tự động hóa rất nhiều chi tiết này cho bạn. Hỏi những người khác ở vị trí tương tự những gì họ sử dụng.

1. Tạo kế hoạch cơ bản của bạn:Nhận phản hồi về kế hoạch sơ bộ của bạn từ nhóm của bạn và từ bất kỳ bên liên quan nào khác. Điều chỉnh thời gian và lịch trình làm việc của bạn để phù hợp với dự án vào thời gian có sẵn. Thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch sơ bộ để tạo ra một kế hoạch cơ bản.
2. Yêu cầu điều chỉnh dự án:Hầu như không bao giờ có đủ thời gian, tiền bạc hoặc tài năng được giao cho một dự án.Công việc của bạn là làm nhiều hơn với nguồn lực hạn chế hơn mọi người mong đợi. Tuy nhiên, thường có những giới hạn được đặt trên một dự án đơn giản là không thực tế. Bạn cần phải đưa ra trường hợp của bạn và trình bày nó với sếp của bạn và yêu cầu những giới hạn không thực tế này được thay đổi. Yêu cầu thay đổi khi bắt đầu dự án. Đừng đợi cho đến khi gặp rắc rối để yêu cầu những thay đổi bạn cần. Tuy nhiên, nếu dự án của bạn liên quan đến một đám cưới, đừng mong đợi thành công khi yêu cầu nhiều thay đổi quan trọng!

1. Thực hiện kế hoạch của bạn, nhưng đừng chết vì nó:Lập kế hoạch là quan trọng, nhưng kế hoạch có thể được thay đổi. Bạn có một kế hoạch để lái xe đi làm mỗi sáng. Nếu một ngã tư bị chặn do tai nạn, bạn thay đổi kế hoạch và đi một con đường khác. Làm tương tự với kế hoạch dự án của bạn. Thay đổi chúng khi cần, nhưng luôn ghi nhớ phạm vi và tài nguyên.
2. Theo dõi tiến trình của đội bạn:Bạn sẽ đạt được ít tiến bộ khi bắt đầu dự án, nhưng hãy bắt đầu sau đó để theo dõi mọi người đang làm gì. Điều đó sẽ giúp dễ dàng nắm bắt các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề.
3. Tài liệu mọi thứ:Giữ hồ sơ. Mỗi khi bạn thay đổi kế hoạch cơ bản, hãy viết ra sự thay đổi đó là gì và tại sao nó lại cần thiết. Mỗi khi một yêu cầu mới được thêm vào dự án, hãy ghi lại nơi yêu cầu đến và cách điều chỉnh dòng thời gian hoặc ngân sách vì nó. Bạn không thể nhớ tất cả mọi thứ, vì vậy hãy viết chúng ra để bạn có thể tra cứu chúng trong phần đánh giá cuối dự án và học hỏi từ chúng.
4. Thông báo cho mọi người:Giữ tất cả các bên liên quan của dự án thông báo về tiến độ tất cả cùng. Hãy cho họ biết về thành công của bạn khi bạn hoàn thành từng cột mốc, nhưng cũng thông báo cho họ về các vấn đề ngay khi họ đưa ra. Ngoài ra, giữ cho nhóm của bạn thông báo. Nếu những thay đổi đang được xem xét, hãy nói với nhóm về chúng càng xa càng tốt. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người trong nhóm nhận thức được những gì mọi người khác đang làm.

Điểm mấu chốt

Bạn không phải là người quản lý dự án chính thức để lãnh đạo một sáng kiến ​​dự án. Tuy nhiên, bạn nên áp dụng các công cụ và logic của quản lý dự án vào công việc làm rõ các mục tiêu của bạn, chi tiết hóa công việc, xây dựng một nhóm, và thực hiện và giám sát công việc. Tốt nhất thành công!