Cách viết một email chuyên nghiệp - 7 câu hỏi để tự hỏi bản thân trước khi bạn nhấn Gửi

Trong nhiều năm nay, mọi người đã dự đoán về sự sụp đổ của email. Mặc dù đúng là chúng tôi sử dụng các hình thức giao tiếp khác như nhắn tin và truyền thông xã hội để "nói chuyện" với bạn bè hoặc gửi tin nhắn nhanh cho đồng nghiệp, chúng tôi vẫn sử dụng email, đặc biệt là liên lạc liên quan đến công việc. Nó cũng là phương tiện liên lạc chính khi bạn đi xin việc. Điều quan trọng hơn bao giờ hết là biết cách viết một email chuyên nghiệp.

Email có thể là điểm liên lạc ban đầu của bạn với ai đó và do đó, đây là cơ hội đầu tiên để bạn tạo ấn tượng. Hãy cẩn thận trong việc soạn tin nhắn của bạn. Trước khi bạn nhấn gửi, hãy trả lời 7 câu hỏi này.

1. Lỗi tin nhắn của tôi có miễn phí không?

Kiểm tra email của bạn để biết lỗi là điều quan trọng nhất bạn có thể làm trước khi gửi. Lỗi chính tả và ngữ pháp xấu sẽ khiến bạn trông bất cẩn. Điều đó đi ngược lại với ấn tượng bạn đang cố gắng tạo ra, đặc biệt nếu bạn đang xin việc.

Đọc lại cho đến khi bạn tự tin rằng bạn đã mắc phải tất cả các lỗi chính tả và ngữ pháp, cũng như lỗi chính tả. Grammarly.com có ​​các công cụ miễn phí, bao gồm cả tiện ích mở rộng cho trình duyệt Chrome, có thể giúp bạn thực hiện điều này.

2. Địa chỉ email của tôi nói gì về tôi?

Nhân tiện, địa chỉ email công việc của bạn mà bằng cách đó, bạn không bao giờ nên sử dụng cho công việc tìm kiếm có lẽ rất đơn giản. Nhiều khả năng đó là một số biến thể của tên của bạn. Bạn có thể đã chọn một địa chỉ giống như doanh nghiệp để sử dụng cho email cá nhân. Một địa chỉ gợi ý, trẻ con hoặc dễ thương là được nếu bạn chỉ sử dụng nó để gửi tin nhắn cho bạn bè và gia đình của bạn, nhưng nếu bạn cần viết một email chuyên nghiệp, hãy đăng ký một tài khoản mới truyền tải sự chuyên nghiệp.

Thiết lập một địa chỉ email sử dụng tên thật của bạn. Hãy thử tên và họ của bạn; tên của bạn, tên đệm và tên đệm; hoặc một số kết hợp của những người. Không bao giờ gửi email chuyên nghiệp của bạn từ [email protected].

3. Tên và địa chỉ email trong trường "Tới" có đúng không?

Khi bạn bắt đầu nhập tên người nhận vào trường "Tới", hầu hết các ứng dụng email sẽ điền vào phần còn lại của tên bằng tên từ danh bạ của bạn. Bạn có thể dễ dàng kết thúc với tên sai trong lĩnh vực đó, vì vậy hãy chắc chắn chú ý đến điều này.

Hãy tưởng tượng những gì rắc rối có thể phát sinh nếu bạn vô tình gửi email đến người nhận sai. Giả sử bạn đang tìm việc trong khi bạn vẫn đang làm việc. Người quản lý tuyển dụng tại một nhà tuyển dụng tiềm năng có thể có một tên bắt đầu bằng cùng một chữ cái với tên của ông chủ hiện tại của bạn. Sẽ xấu hổ biết bao nếu bạn gửi cho sếp một tin nhắn có ý nghĩa với người quản lý tuyển dụng đó? Bạn không chỉ muốn đảm bảo tin nhắn của mình đến đích dự định, mà bạn còn muốn chắc chắn rằng nó không đến được một nơi ngoài ý muốn.

4. Tôi đã sử dụng tiêu đề thích hợp để giải quyết người nhận chưa?

Nếu bạn đã ở trên cơ sở tên đầu tiên với người bạn đang gửi email, bạn có thể giải quyết họ theo cách đó trong tin nhắn của bạn. Tuy nhiên, nếu đây là lần đầu tiên bạn liên lạc với ai đó hoặc bạn không chắc họ muốn được giải quyết như thế nào, thì tốt nhất nên sử dụng một tiêu đề chính thức như Ông, Bà, Bà hoặc Tiến sĩ và người cuối cùng của người nhận Tên.

Luôn luôn lỗi về phía thận trọng. Nó không thể bị tổn thương để được chính thức. Để biết gợi ý về cách một người mà bạn đã có mối quan hệ đã thiết lập muốn được giải quyết, hãy nhìn lại các tin nhắn trước để xem họ đã ký như thế nào. Điều đó sẽ giúp bạn quyết định phải làm gì.

5. Giọng điệu của tôi truyền tải thông điệp của tôi có tốt không?

Khi nói, "Đó không phải là những gì bạn nói mà là cách bạn nói." Khi bạn nói chuyện trực tiếp với ai đó, bạn có thể dựa vào ngữ điệu, ngôn ngữ cơ thể và nét mặt để giúp đưa ra ý nghĩa bổ sung cho lời nói của bạn.

Khi bạn cố gắng truyền tải cùng một thông điệp bằng văn bản, sẽ có nhiều chỗ cho sự hiểu lầm bởi vì người đọc không thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn, đọc ngôn ngữ cơ thể của bạn hoặc nghe giọng nói của bạn. Hãy chắc chắn rằng thông điệp của bạn là lịch sự và nghe có vẻ thân thiện, và ý nghĩa dự định của bạn là rõ ràng.

6. Tin nhắn của tôi có đơn giản, nhưng không khó hiểu không?

Giữ tin nhắn của bạn ngắn và ngọt ngào sẽ làm cho chúng dễ hiểu hơn. Đồng thời, bạn không nên bỏ qua bất cứ điều gì quan trọng. Bạn không muốn buộc người nhận email của bạn phải đoán những gì bạn đang cố nói. Thông điệp của bạn phải chính xác nhất có thể nhưng bao gồm tất cả các thông tin cần thiết.

7. Tôi đã bao gồm các tệp đính kèm không mong muốn?

Nhiều người từ chối mở tệp đính kèm email mà họ không mong đợi. Họ có quyền tránh làm điều đó. Virus máy tính thường được truyền trong các tệp đính kèm. Nếu bạn muốn gửi một tập tin cho ai đó, ví dụ, sơ yếu lý lịch của bạn, trước tiên hãy yêu cầu người nhận của bạn cho phép. Gửi nó chỉ khi anh ấy nói nó ổn.