Cách viết kế hoạch quản lý dự án

Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu đưa ra cách nhóm sẽ làm việc với dự án. Nó mô tả vòng đời dự án và bao gồm cách thức công việc sẽ được thực hiện, theo dõi, kiểm soát và sau đó chính thức đóng cửa.

Kế hoạch quản lý dự án thực sự là một thuật ngữ chung cho tất cả các kế hoạch phụ mà bạn sẽ sản xuất cho dự án. Chúng ta có thể định nghĩa kế hoạch quản lý dự án là mọi thứ được đề cập trong các kế hoạch này:

• Kế hoạch quản lý yêu cầu
• Kế hoạch quản lý phạm vi
• Kế hoạch quản lý
• Kế hoạch quản lý chất lượng, nếu bạn có
• Kế hoạch quản lý chi phí
• Kế hoạch quản lý rủi ro (cần tham khảo nhật ký rủi ro của bạn)
• Thay đổi kế hoạch quản lý
• Kế hoạch quản lý mua sắm, nếu bạn cần một cho dự án
• Kế hoạch quản lý cấu hình, một lần nữa, chỉ khi bạn có kế hoạch viết một: bạn có thể không cảm thấy rằng nó cần thiết cho dự án của bạn
• Kế hoạch quản lý nhân sự

Kế hoạch quản lý dự án cũng bao gồm thông tin quan trọng về các đường cơ sở của dự án, đặc biệt là về phạm vi và tiến độ. Điều này cung cấp cho bạn một dòng trên cát mà bạn có thể tham khảo lại để bạn có thể dễ dàng thấy những gì đã thay đổi khi cuối cùng bạn đóng dự án và so sánh kế hoạch với hiệu suất thực tế.

Phải nói rằng, kế hoạch quản lý dự án tồn tại như một tài liệu theo đúng nghĩa của nó. Đây là những gì cần bao gồm và làm thế nào để tham khảo các phần khác.

Viết tài liệu kế hoạch quản lý dự án

Bắt đầu tài liệu của bạn với tên của dự án và ngày. Sử dụng một mẫu từ Văn phòng Quản lý Dự án của bạn nếu bạn có, để tiết kiệm phải bắt đầu lại từ đầu.

Sau đó bao gồm các phần sau:

Ngưỡng và Baselines: Đánh vần cách các đường cơ sở sẽ được quản lý cho lịch trình, phạm vi, chi phí và chất lượng của dự án. Đặt ra phương sai có thể chấp nhận để lập kế hoạch sẽ là gì (ví dụ: +/- 10 phần trăm) và những gì bạn sẽ làm nếu có vẻ như những điều đó sẽ bị vi phạm. Bạn có thể đã ghi lại những điều này trong Điều lệ dự án của bạn.

Quản trị: Đặt ra những đánh giá dự án, đánh giá ngang hàng và các biện pháp quản trị khác mà bạn sẽ áp dụng khi bạn trải qua vòng đời quản lý dự án. Tối thiểu, bạn nên bao gồm ký tắt chính thức vào cuối mỗi giai đoạn. Đây là một trong những vai trò của nhà tài trợ dự án. Bạn cũng có thể đưa vào chi tiết các đánh giá chất lượng mà bạn sẽ giữ nếu điều đó phù hợp với dự án của bạn.

Quyết định phương pháp luận: Đây là một nơi tốt để viết ra những bit nào trong phương pháp quản lý dự án của bạn mà bạn đã quyết định không làm vì nó không liên quan. Ví dụ, bạn có thể lưu ý ở đây rằng bạn sẽ không thực hiện kế hoạch quản lý mua sắm vì không có yêu cầu mua sắm cho dự án của bạn.

Còn gì nữa không: Donith được giới hạn trong các tiêu đề này. Bao gồm mọi thứ khác mà bạn nghĩ có thể liên quan đến việc lập kế hoạch dự án, chẳng hạn như liên kết với các dự án khác trong công ty, các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch mà bạn muốn mang đến cho ai đó chú ý, v.v.

Các kế hoạch công ty con

Nếu bạn hợp nhất tất cả các tài liệu dự án của bạn thành một thì đó sẽ là một kế hoạch quản lý dự án khổng lồ. Nó tốt nhất là bao gồm các liên kết (hoặc ít nhất là một mô tả về nơi có thể tìm thấy tài liệu) trong tài liệu này. Sau đó, nếu ai đó muốn đi và đọc nó, họ có thể tìm thấy nó, mà không có kế hoạch quản lý dự án của bạn trở nên quá dài đến nỗi không ai nhìn vào nó cả.

Don Tiết quên liên kết với các đường cơ sở là tốt. Đối với đường cơ sở lịch trình dự án, lưu một phiên bản của kế hoạch của bạn và liên kết đến đó. Đối với đường cơ sở chi phí, hãy lưu một phiên bản lập kế hoạch ngân sách của bạn cho đến ngày hôm nay và liên kết với điều đó. Các tài liệu này là tài liệu sống và sẽ thay đổi khi dự án tiếp tục, nhưng bạn sẽ giữ các tệp gốc đó để bạn có thể nhìn lại chúng và so sánh.

Cuối cùng, thêm kiểm soát phiên bản vào kế hoạch quản lý dự án của bạn để nếu bạn cần cập nhật nó, bạn sẽ dễ dàng có thể xem liệu bạn có đang làm việc trên bản sao mới nhất hay không.