Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro mất cắp nhân viên

Các chiến lược an ninh và giám sát đã được cải thiện rất nhiều trong những năm gần đây vì những tiến bộ trong công nghệ. Thiết bị giám sát đa dụng và các ứng dụng theo dõi xu hướng ít dễ thấy hơn có hiệu quả hơn trong việc xác định các lỗ hổng có thể có trong hệ thống bảo mật. Những sơ hở này tạo cơ hội cho những tên trộm hoặc tham ô có được quyền truy cập trái phép vào kho bạc và hàng tồn kho của công ty.

Trộm cắp nhân viên đang gia tăng

Theo dữ liệu từ Phòng Thương mại Hoa Kỳ, 75 phần trăm nhân viên đã thừa nhận ăn cắp từ chủ lao động của họ ít nhất một lần và 38 phần trăm thừa nhận ăn cắp từ chủ lao động ít nhất hai lần. FBI đề cập đến hành vi trộm cắp nhân viên là tội phạm phát triển nhanh nhất ở Hoa Kỳ, khiến các doanh nghiệp phải trả khoảng bảy phần trăm lợi nhuận dự kiến ​​của họ. Vấn đề trở nên nghiêm trọng đối với một số doanh nghiệp gặp phải nạn trộm cắp nhân viên đến mức khoảng 33% bị đẩy vào phá sản do thua lỗ do trộm cắp hoặc gian lận.

Các báo cáo được đối chiếu bởi Statistic Brain chỉ ra rằng hơn 28 phần trăm tổn thất kinh doanh dao động từ 100.000 đô la đến 499.000 đô la và 25% thiệt hại vượt quá 1 triệu đô la. Những con số này đáng lo ngại vì chúng chứng minh rằng tổn thất kinh doanh do trộm cắp nhân viên không phải là chuyện nhỏ. Giá trị trung bình của tiền mặt hoặc hàng hóa bị đánh cắp được đặt ở mức 75.000 đô la.

Chỉ riêng trong năm 2014, hơn 1,2 triệu nhân viên bán hàng và nhân viên bướng bỉnh đã bị bắt quả tang, theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Jack L. Hayes, một công ty tư vấn kiểm soát hao hụt hàng tồn kho và kiểm soát hao hụt hàng tồn kho. Đáng kể hơn, những con số này được tạo ra từ 25 nhà bán lẻ lớn, cho thấy vấn đề này ngày càng lan rộng và thiệt hại đáng kể hơn nếu các nhà bán lẻ vừa và nhỏ được đưa vào hỗn hợp. Theo một số nghiên cứu, tổn thất từ ​​hành vi trộm cắp của nhân viên vượt xa tổn thất từ ​​việc mua sắm.

Phương pháp trộm cắp nhân viên

Hành vi trộm cắp của nhân viên có thể khó bị phát hiện vì hung thủ là người trong cuộc quen thuộc với hệ thống. Ngoài ra, những nhân viên này có quyền truy cập vào các chìa khóa của vương quốc vì vị trí của họ và danh tiếng của họ như những người chơi nhóm đáng tin cậy. Đây là một vài trong số các phương pháp thường được sử dụng để đánh cắp từ công ty.

• Nhân viên kế toán và tài chính có thể chuyển hướng kiểm tra nhận được vào tài khoản cá nhân. Vì họ duy trì sổ cái, họ có thể che đậy hành vi trộm cắp bằng cách thay đổi các mục.
• Với quyền truy cập vào tài khoản kiểm tra của công ty, nhân viên có thể viết séc cho các khoản thanh toán giả được chuyển hướng sang tài khoản cá nhân.
• Trộm cắp tiền mặt đòi hỏi phải lập kế hoạch vì nhân viên thu ngân phải cân đối hộp tiền của họ khi đóng ca. Họ có thể lướt qua tiền mặt bằng cách cố tình vượt qua sự thay đổi đối với khách hàng và giữ sự khác biệt. Đối với các doanh nghiệp không quét, nhân viên có thể báo giá cao hơn cho hàng hóa chưa được đánh dấu và bỏ túi số dư.

• Trộm cắp hàng hóa được thực hiện thông qua việc lén lút sử dụng thùng rác, hệ thống tái chế hoặc túi cá nhân để lén lấy hàng hóa kinh doanh. Trong bán lẻ, quá trình hoàn trả và hoàn trả mang lại nhiều cơ hội để đánh cắp từ công ty có hoặc không có sự trợ giúp của bên thứ ba.
• Trộm cắp vật tư có vẻ nhỏ nhặt, nhưng số tiền tăng lên nhanh chóng khi nhân viên trở nên trơ trẽn hơn với việc lấy đồ dùng văn phòng cho sử dụng cá nhân.
• Trộm cắp tiền lương liên quan đến thanh toán cho thời gian không học và hoàn trả cho các chi phí phi kinh doanh.

Hiểu động cơ đằng sau hành vi trộm cắp của nhân viên

Trong hầu hết các công ty, nhân viên trải qua một quy trình sàng lọc nghiêm ngặt, bao gồm kiểm tra lý lịch, lịch sử việc làm và kiểm tra tín dụng. Quá trình này được thiết kế để loại trừ các cá nhân không phù hợp ra khỏi nhóm ứng viên. Sẽ an toàn khi cho rằng các nhân viên vượt qua các rào cản trước khi đi làm là đủ điều kiện, đáng tin cậy và đáng tin cậy.

Trong nhiều trường hợp, thủ phạm là những nhân viên đáng tin cậy lâu năm, thay đổi từ những người làm việc chăm chỉ, nhân viên hàng tháng sang những kẻ trộm lén lút tạo ra kế hoạch tỉ mỉ để chuyển tiền vào tài khoản của chính họ hoặc giúp họ kiểm kê. Điều gì có thể thúc đẩy những cá nhân này mạo hiểm sự nghiệp và sinh kế của họ để kiếm vài nghìn đô la?

1. Thay đổi cuộc sống quyết liệt: Mất người thân qua cái chết, ly dị hoặc ly thân là một sự phát triển tàn khốc cho bất cứ ai. Điều này có thể làm giảm dòng thu nhập của nhân viên và tăng chi phí. Đối mặt với hóa đơn gắn kết, nhân viên nắm bắt cơ hội để lấy số tiền nhỏ. Thông thường, họ tin rằng họ có thể trả lại mà không bị bắt.
2. Sống vượt quá thang lương của họ: Những thiệt hại lớn nhất thường là do những kẻ tham ô tìm cách sống vượt quá khả năng của chúng. Họ tìm cách sống một cuộc sống tốt nhưng không thể tự mình mua được hàng hóa và tiện nghi. Các quỹ bị đánh cắp được sử dụng để có được những chiếc xe hơi đắt tiền, nhà cửa và hàng hóa xa xỉ. Nhân viên có thể có những kỳ nghỉ đắt tiền và tham gia vào các hoạt động có chi phí cao hơn những gì họ có thể chi trả.

1. Cơ hội: Nhân viên có thể bắt đầu ăn cắp số tiền nhỏ vì cơ hội tự nó xuất hiện. Khách hàng có thể quên yêu cầu thay đổi hoặc nhân viên kế toán có thể tìm thấy cơ hội để điều chỉnh sách mà không bị chú ý. Tận dụng những cơ hội này có thể trở thành thói quen và sớm vượt khỏi tầm kiểm soát.
2. Nghiện: Các cá nhân xử lý các hành vi bắt buộc phải trả tiền không phải là ứng cử viên tốt cho các công việc liên quan đến xử lý tiền mặt hoặc kế toán. Bắt buộc có thể vượt qua cả những ý định tốt nhất và nhân viên kết thúc các quỹ kinh doanh để nuôi cờ bạc, ma túy và các chứng nghiện khác.

1. Tham lam: Lòng tham cổ điển tốt thúc đẩy nhân viên đáng tin cậy khai thác các cơ hội để tự mình nhận lấy những gì đã được giao phó cho mục đích kinh doanh. Trộm cắp có thể dưới hình thức chuyển tiền hoặc chiếm dụng thiết bị và các hàng hóa khác để sử dụng riêng.
2. Táo xấu đã vượt qua quá trình sàng lọc: Quá trình sàng lọc việc làm sẽ loại bỏ các ứng cử viên có hồ sơ tội phạm, nhưng đôi khi một số ít sẽ vượt qua các thử thách do nghiên cứu lý lịch không đầy đủ hoặc trục trặc trong xử lý hồ sơ. Được đặt ở vị trí tin cậy, những cá nhân này có thể đang âm mưu đánh cắp công ty ngay cả khi bắt đầu.

1. Trả thù: Nô lệ nhận thức có thể thúc đẩy nhân viên tìm kiếm quả báo bằng cách ăn cắp từ công ty. Một cá nhân được thông qua để thăng chức hoặc chuyển sang một địa điểm ưa thích hoặc một người đánh giá tiêu cực quá cá nhân có thể cảm thấy rằng họ đang tuyên bố những gì đã bị từ chối với họ bằng cách ăn cắp từ công ty.

Chiến lược phòng thủ để giảm thiểu trộm cắp nhân viên

Cách phòng thủ tốt nhất là cách tiếp cận chủ động đối với vấn đề trộm cắp nhân viên. Các chuyên gia bảo mật cho rằng chủ doanh nghiệp và người quản lý nên cho rằng điều đó đang xảy ra hoặc nó sẽ xảy ra khi có cơ hội. Điều này không có nghĩa là đối xử với tất cả các nhân viên với sự nghi ngờ bởi vì đó là cách nhanh nhất để nhấn chìm tinh thần. Chiến lược kêu gọi xem xét hệ thống toàn diện để xác định các lỗ hổng trong thủ tục hành chính và hoạt động.

• Tăng cường quá trình sàng lọc trước khi tuyển dụng để xác định cờ đỏ.Các vị trí cung cấp quyền truy cập vào hồ sơ tài chính kế toán phải được kiểm tra lý lịch cấp cao, bao gồm lịch sử tín dụng và tất cả các cuộc gặp gỡ với hệ thống tư pháp hình sự. Nhiệm vụ xử lý tiền mặt nên được trao cho nhân viên được thành lập thay vì tuyển dụng mới. Hãy cảnh giác với sự không nhất quán trong sơ yếu lý lịch hoặc những lời nói dối trắng trợn bởi vì đây có thể là một dấu hiệu của nhân vật nghi vấn.
• Thiết lập một hệ thống kiểm tra và số dư đặc biệt là cho nhân viên ở các vị trí nhạy cảm có quyền truy cập vào tiền mặt và các tài khoản tài chính khác. Thực hiện một hệ thống bạn bè liên quan đến ít nhất hai nhân viên làm việc cùng nhau mọi lúc. Các thủ tục kêu gọi vô hiệu hóa bán hàng và hoàn lại tiền cho khách hàng cần phải có sự chấp thuận của người giám sát hoặc người quản lý. Trong bộ phận kế toán và kế toán, sổ cái nên được duy trì bởi một nhóm nhân viên thay vì chỉ giao phó một người với các cuốn sách. Trong mọi trường hợp, một người nên được ủy thác kiểm soát tất cả các hồ sơ tài chính, phải chịu sự kiểm toán không báo trước của một chuyên gia bên thứ ba.
• Sử dụng một kế toán bên ngoài để kiểm tra hồ sơ tài chính quan trọng. Báo cáo ngân hàng, séc được phát hành và séc nhận được, và sổ cái cho các tài khoản phải trả và các khoản phải thu phải được xác minh bởi bên thứ ba. Hãy chắc chắn rằng người được trả tiền có thể kiểm chứng được và chữ ký trong séc công ty của bạn là hợp pháp.
• Cài đặt một hệ thống giám sát video như một biện pháp ngăn chặn. Mọi người ít có khả năng tham gia vào hành vi không trung thực nếu họ biết rằng họ đang ở trên máy ảnh. Các máy ảnh ở đó để ngăn chặn hành vi rủi ro trước khi nó xảy ra. Giám sát video thời gian thực có thể hữu ích trong các lĩnh vực có rủi ro cao và có giá trị cao như kho dự trữ và sàn bán hàng hóa xa xỉ.
• Thiết lập thói quen loại bỏ rác. Loại bỏ tất cả các cơ hội sử dụng hệ thống xử lý và tái chế để đánh cắp hàng hóa cho mục đích cá nhân hoặc bán lại ở nơi khác. Quá trình này có thể bao gồm tháo rời và làm phẳng tất cả các hộp và thùng, chỉ sử dụng túi rác rõ ràng và đảm bảo truy cập một chiều vào thùng rác cho nhân viên.
• Cải thiện tinh thần nhân viên. Xây dựng niềm tin là một con đường hai chiều. Tìm hiểu nhân viên, thiết lập mối quan hệ và xây dựng mối quan hệ vì mọi người có thể ít chịu thua trước cám dỗ nếu họ hạnh phúc trong công việc và quan tâm đến sự nghiệp.
• Mở một dòng mẹo nhân viên. Liên quan đến đề xuất trước đó, những nhân viên trung thành với công ty có thể giúp hạn chế tổn thất do gian lận và trộm cắp bằng cách báo cáo những nghi ngờ của họ ẩn danh. Đảm bảo tính bảo mật của tất cả các báo cáo và điều tra kỹ từng báo cáo trước khi hành động.

Truy tố hay không truy tố

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ bị nạn nhân tham ô và lừa đảo một cách không tương xứng. Sáu mươi bốn phần trăm doanh nghiệp nhỏ báo cáo rằng họ là nạn nhân của hành vi trộm cắp nhân viên, nhưng chỉ có 16 phần trăm báo cáo dựa trên nghiên cứu được thực hiện bởi một sinh viên tiến sĩ về tư pháp hình sự tại Đại học Cincinnati. Thông thường, các chủ doanh nghiệp nhỏ không làm gì hơn là sa thải nhân viên vì theo đuổi kiện tụng rất tốn kém mà không đảm bảo rằng tiền bị đánh cắp sẽ được trả lại. Các công ty khác kiềm chế kiện để tránh xem xét kỹ hồ sơ bí mật của họ.

Khi nói đến trộm cắp nhân viên, phòng ngừa là bảo vệ tốt nhất. Xem lại hệ thống và quy trình của bạn để xác định các khu vực dễ bị tổn thương và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Nó có thể giúp làm việc với một bữa tiệc trung lập với một viễn cảnh tươi mới để tìm những lá cờ đỏ. Khi phát hiện sự cố gian lận và trộm cắp nhân viên, hãy hành động nhanh chóng, dứt khoát và kiên quyết. Thực hiện theo chính sách không khoan nhượng để bảo vệ công ty của bạn khỏi những tổn thất đáng kể do hành vi trộm cắp nhân viên.