Cách để giảm thiểu nhân viên lãng phí thời gian tại nơi làm việc

Lựa chọn dễ dàng nhất cho bất kỳ người quản lý nào là đổ lỗi cho nhân viên của họ đã lãng phí thời gian tại nơi làm việc thông qua quản lý thời gian kém dẫn đến trượt chất lượng và thời hạn bỏ lỡ. Điều này chuyển thành dịch vụ khách hàng kém, các mối quan hệ nội bộ căng thẳng và cuối cùng là mất doanh nghiệp.

Nếu không được kiểm soát, nó có thể trở thành cơn ác mộng đối với nhân viên phòng Nhân sự, người sau đó tràn ngập các vấn đề về hiệu suất và kỷ luật, cao hơn doanh thu bình thường và tuyển dụng liên tục để lấp chỗ trống. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải nhận ra trước tiên tại sao nhân viên lại lãng phí thời gian, sau đó thực hiện các hành động chính xác để ngăn chặn điều đó xảy ra trong tương lai.

Nơi nhân viên lãng phí thời gian nhất

Trong các cuộc điều tra ngược lại được thực hiện bởi Salary.com vào năm 2012 và 2013, dữ liệu gần đây nhất có sẵn về vấn đề lãng phí thời gian tại nơi làm việc, những điều sau đây đã được phát hiện:

• Sáu mươi bốn phần trăm (năm 2012) đến 70 phần trăm (năm 2013) của những người tham gia khảo sát thừa nhận lãng phí thời gian tại nơi làm việc hàng ngày. Thời gian lãng phí dao động từ 30 phút đến vài giờ mỗi ngày.
• Các hoạt động lãng phí thời gian hàng đầu là: 43 phần trăm nói chuyện với đồng nghiệp, 34 phần trăm hoạt động trực tuyến và 4 phần trăm cho mỗi cuộc gọi nhắn tin và cá nhân.
• Những lý do quan trọng nhất được đưa ra bởi các công nhân về lý do tại sao họ lãng phí thời gian là: 35 phần trăm không đủ thách thức, 32 phần trăm cảm thấy rằng không có động lực để làm việc chăm chỉ hơn, 30 phần trăm không hài lòng với những gì họ làm và 23 phần trăm hoàn toàn buồn chán.

Những lý do tại sao nhân viên lãng phí thời gian tại nơi làm việc

Trong cả hai cuộc khảo sát năm 2012 và 2013, nhân viên đã xác định quá nhiều cuộc họp là sự lãng phí thời gian lớn nhất trong nơi làm việc của họ. Các câu trả lời thú vị khác cho câu hỏi khảo sát, Hồi Điều gì làm mất tập trung lớn nhất tại nơi làm việc của bạn?

• Đồng nghiệp kém hiệu quả: 17%
• Các đồng nghiệp khác: 17%
• Chính trị văn phòng: 13 phần trăm
• Công việc bận rộn: 13 phần trăm
• Khác: 11 phần trăm
• Và cuối cùng: Ông chủ của tôi: 8 phần trăm

Đổ lỗi cho nhân viên của bạn có thể là cách dễ nhất để giải thích sự lãng phí thời gian. Nó dễ dàng hơn, nhưng ít hiệu quả hơn trong thời gian dài, đó là lý do tại sao nhiều đội cần phải hướng nội tìm nguồn gốc của sự không hài lòng của nhân viên.

Tối ưu hóa bắt đầu với nhóm lãnh đạo

Một nhà lãnh đạo hiệu quả chỉ tốt như nhóm mà họ phát triển (đào tạo đúng cách) và lãnh đạo (đặt kỳ vọng và mục tiêu). Nếu người lãnh đạo không hiệu quả, nhóm sẽ không hoạt động tốt trên cơ sở nhất quán.

Không có gì đáng ngạc nhiên khi được khảo sát về lý do tại sao họ lãng phí thời gian, những nhân viên không hài lòng đưa ra câu trả lời như không đủ thách thức, khỏe mạnh không khuyến khích làm việc chăm chỉ hơn nữa hoặc không hài lòng với công việc. các thành viên trong nhóm của họ. Khi người lãnh đạo làm một công việc lãnh đạo kém, nhóm sẽ quyết định những gì họ sẽ làm và khi nào họ cảm thấy muốn làm điều đó.

Giảm thời gian làm việc của nhân viên

Giải pháp cho thách thức lãng phí thời gian bắt đầu tại thời điểm thuê. Nếu một nhà lãnh đạo không có tầm nhìn rõ ràng về nơi họ muốn đưa tổ chức của họ trong tương lai, thì không có cách nào họ có thể thuê đúng người. Nhiều công ty lớn có phương pháp rõ ràng để cung cấp các nhân viên lãnh đạo cần để tối đa hóa năng suất.

Thành viên nhóm cần kỳ vọng rõ ràng:

Sau khi nhân viên được thuê, hãy đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm của bạn biết cụ thể họ phải làm gì và làm thế nào và khi nào họ phải làm điều đó. Quan trọng nhất, mỗi thành viên trong nhóm phải hiểu tại sao họ làm những gì họ làm. Họ cần biết những gì họ làm phù hợp với tầm nhìn mà bạn đang tạo ra.

Khi mọi người thấy những gì họ làm đóng góp cho toàn bộ nỗ lực, họ sẽ dễ dàng tập hợp xung quanh nguyên nhân và thấy mục đích của họ. Các nhóm có mục đích và nhận thức được sự đóng góp của họ cho mục đích đó, có xu hướng không bị phân tâm và lãng phí thời gian tại nơi làm việc.

Đặt, Giao tiếp và Đo lường Kỳ vọng Hiệu suất:

Người lãnh đạo cần nhận ra cách thiết lập và truyền đạt những kỳ vọng hiệu suất thực tế cho những gì cần phải làm. Điều này cần phải xảy ra theo cách mà người lãnh đạo và nhân viên chia sẻ một bức tranh chung về những gì tạo nên kết quả mong muốn.

Theo dõi và giữ các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về việc hoàn thành các mục tiêu cần thiết:

Sau khi thiết lập và truyền đạt, người lãnh đạo phải tuân theo và giữ cho nhóm chịu trách nhiệm cho việc đáp ứng những mong đợi đó. Nếu nhân viên biết rằng hiệu suất của họ đang được đo lường một cách khách quan, nhất quán và theo cách xây dựng, họ sẽ ít đi lang thang và lãng phí thời gian.

Áp dụng ba biện pháp chính này và bạn sẽ giảm đáng kể thời gian mà nhân viên của bạn lãng phí trong công việc.