Kỷ luật tiến bộ tại nơi làm việc

Kỷ luật tiến bộ là một quá trình xử lý các hành vi liên quan đến công việc không đáp ứng các tiêu chuẩn thực hiện được mong đợi và truyền đạt. Mục đích chính của kỷ luật tiến bộ là hỗ trợ nhân viên hiểu rằng có vấn đề về hiệu suất hoặc cơ hội cải tiến.

Quá trình này có một loạt các nỗ lực ngày càng chính thức để cung cấp phản hồi cho nhân viên để họ có thể khắc phục vấn đề. Mục tiêu của kỷ luật tiến bộ là thu hút sự chú ý của nhân viên để anh ta hoặc cô ta hiểu rằng cải thiện hiệu suất của nhân viên là điều cần thiết nếu họ muốn duy trì việc làm.

Quá trình kỷ luật tiến bộ không nhằm mục đích trừng phạt nhân viên, mà là để hỗ trợ nhân viên khắc phục các vấn đề về hiệu suất và đáp ứng mong đợi của công việc. Kỷ luật tiến bộ là thành công nhất khi nó hỗ trợ một cá nhân trở thành một thành viên thực hiện hiệu quả của tổ chức.

Kỷ luật tiến bộ được sử dụng thường xuyên nhất với nhân viên hàng giờ hoặc không được miễn. Nhân viên được trả lương hoặc được miễn, trong hầu hết các trường hợp, không bao giờ vượt ra khỏi giai đoạn cảnh báo bằng lời nói vì họ cải thiện hoặc tìm kiếm việc làm ở nơi khác.

Thất bại trong việc đó, kỷ luật tiến bộ cho phép tổ chức công bằng và với tài liệu quan trọng, chấm dứt việc làm của những nhân viên không hiệu quả và không muốn cải thiện.

Các bước điển hình trong một hệ thống kỷ luật tiến bộ có thể bao gồm những điều này.

• Tư vấn cho nhân viên về hiệu suất và xác định sự hiểu biết của họ về các yêu cầu. Cho dù có bất kỳ vấn đề nào đang góp phần vào hiệu suất kém. Những vấn đề này không phải lúc nào cũng rõ ràng ngay lập tức đối với người giám sát. Giải quyết các vấn đề này, nếu có thể.

  Một ví dụ về một vấn đề là nhân viên không hiểu mục tiêu của những gì anh ta cần đóng góp. Một ví dụ thứ hai về một vấn đề trong tình huống thực hiện tham dự kém là nhân viên đang dành thời gian nghỉ ngơi để hỗ trợ người mẹ ốm yếu của mình. Anh ta đã không nói với người quản lý của mình, người sẽ chuyển tình huống đến Phòng Nhân sự để giải quyết khi FMLA đủ thời gian nghỉ.

• Bằng lời khiển trách nhân viên cho hiệu suất kém. Nói với nhân viên rằng bạn sẽ ghi lại các bước tiếp theo trong kỷ luật tiến bộ và việc chấm dứt có thể dẫn đến bất kỳ điểm nào trong quy trình kỷ luật tiến bộ khi nhà tuyển dụng tin rằng nhân viên không thể cải thiện mặc dù đã cảnh báo nhiều lần. Tài liệu về cuộc trò chuyện.
• Cung cấp một cảnh báo bằng văn bản chính thức trong hồ sơ của nhân viên, trong nỗ lực cải thiện hiệu suất của nhân viên. Tiếp tục kỷ luật tiến bộ miễn là bạn tin rằng nhân viên đang nỗ lực để đưa hiệu suất của mình đi đúng hướng.

• Cung cấp một số ngày leo thang trong đó nhân viên bị đình chỉ làm việc mà không được trả lương. Bắt đầu với một ngày nghỉ, leo lên ba và sau đó leo lên năm.
• Kết thúc việc làm của một cá nhân từ chối cải thiện.

Giao tiếp với nhân viên trong thời gian xử lý kỷ luật

Bạn có muốn biết làm thế nào bạn có thể giao tiếp hiệu quả trong hành động kỷ luật bạn đang thực hiện để điều chỉnh hành vi hoặc hiệu suất của nhân viên không? Trong ví dụ này, đồng nghiệp của nhân viên thường trải qua gánh nặng ảnh hưởng của sự vắng mặt của nhân viên hoặc không đóng góp.

Họ muốn biết rằng bạn đang xem xét vấn đề một cách nghiêm túc và làm việc để điều chỉnh hành vi. Không có gì làm tổn thương tinh thần của các nhân viên đóng góp của bạn hơn là không thấy hành động nào được thực hiện để sửa chữa hành động của những nhân viên làm việc kém.

Bạn không thể chia sẻ những gì bạn đang liên lạc vì tính bảo mật của nhân viên, nhưng đây là cách bạn có thể tiếp cận cuộc trò chuyện với nhân viên không thực hiện. Kỷ luật là tốt nhất khi bạn đã tận mắt chứng kiến ​​hành vi, vì vậy hãy nỗ lực thực sự cho đến cùng. Hãy nhớ rằng sự hiện diện của bạn có thể thay đổi hành vi của nhân viên và do đó bạn có thể không bao giờ thấy những hành động mà đồng nghiệp nhìn thấy.

Đồng nghiệp của anh ấy sẽ đánh giá cao bất kỳ hành động nào bạn thực hiện để khắc phục vấn đề. (Bạn có thể nói với đồng nghiệp rằng bạn đã giải quyết vấn đề không có gì khác, nhưng đôi khi họ cần biết rằng những lời phàn nàn của họ ít nhất đã được chú ý.)

Mẫu hành động kỷ luật hướng dẫn thảo luận với người biểu diễn kém

Xem xét lại đối tượng của kỷ luật nhân viên, cụ thể là kỷ luật tiến bộ, hình thức xử lý kỷ luật sửa đổi này là đơn giản và giải quyết các hành động của nhân viên trong các điều khoản hành vi. Người quản lý nhận được hướng dẫn thông qua các câu hỏi trong biểu mẫu để cung cấp phản hồi và đề xuất hiệu suất có thể hành động để cải thiện cho nhân viên.

Cách truyền đạt kỷ luật

Bước đầu tiên trong việc truyền đạt hành động kỷ luật là đưa nhân viên đến hoặc thiết lập một cuộc họp với nhân viên trong một văn phòng riêng. Nếu bạn lường trước được khó khăn và luôn ở giai đoạn cảnh báo bằng lời nói, thật thông minh khi yêu cầu một nhân sự hoặc người quản lý khác ngồi vào cuộc họp để có sự chứng kiến ​​của bên thứ ba.

Tại một nơi làm việc đại diện cho công đoàn, nhân viên cũng có thể yêu cầu đại diện công đoàn của mình tham dự cuộc họp. Đại diện thường là người xem thứ hai nhưng có thể đặt câu hỏi để làm rõ hoặc cho các ví dụ minh họa hành vi. Tại một nơi làm việc không có đại diện, một nhân viên có thể yêu cầu nhân chứng của chính mình, có thể là một người bạn đồng nghiệp, cũng tham dự.

Nói chuyện với nhân viên

Nói với nhân viên, "Bạn có thái độ không tốt", cung cấp cho nhân viên không có thông tin nào về hành vi bạn muốn thấy nhân viên thay đổi hoặc cải thiện. Tốt hơn?

Nói: "Khi bạn đập mạnh các bộ phận xuống bàn làm việc, bạn có nguy cơ làm hỏng bộ phận. Bạn cũng đang làm phiền đồng nghiệp của mình. Tiếng ồn làm phiền họ và họ lo ngại về sự an toàn của họ nếu các bộ phận bay trong không khí.

"Hành động của bạn cũng khiến đồng nghiệp của bạn ngừng làm việc để xem những gì đang xảy ra. Tiếng ồn lớn đang làm phiền tại nơi làm việc. Đồng nghiệp của bạn cảm thấy cần phải tìm hiểu xem họ có gặp nguy hiểm khi âm thanh lạ xảy ra gần nơi làm việc của họ không.

"Bạn có thể xem đây là cảnh báo bằng lời nói của mình rằng hành vi cần phải dừng lại. Tôi có thể hiểu rằng công việc đôi khi làm bạn thất vọng và bạn để sự thiếu kiên nhẫn bị dập tắt bằng cách đóng sầm các bộ phận trên máy trạm của bạn. Nhưng, hành vi cần phải dừng lại vì tác động của nó đối với đồng nghiệp của bạn.

"Bạn có thể xem chính sách kỷ luật tiến bộ trong sổ tay nhân viên của bạn. Bước tiếp theo sau cuộc họp này là tôi sẽ ghi lại rằng tôi đã cảnh báo bằng lời nói và tôi sẽ yêu cầu bạn ký vào tài liệu. Chữ ký của bạn không có nghĩa rằng bạn đồng ý với tài liệu.

"Điều đó có nghĩa là bạn đã xem và đọc tài liệu và bạn biết rằng HR sẽ nộp nó trong hồ sơ nhân sự của bạn.

"Cuối cùng, George, các bước tiếp theo nếu bạn tiếp tục những hành động này là một cảnh báo bằng lời nói chính thức và sau đó đình chỉ mà không trả tiền. Tại thời điểm cảnh báo bằng lời nói chính thức, công ty sẽ quyết định xem bạn có quan tâm đến việc thay đổi hành vi của mình hay không. Câu trả lời là, không có khả năng, chúng tôi sẽ chấm dứt việc làm của bạn. Bạn có hiểu không?"

Giống như bạn càng cụ thể càng tốt khi bạn khen ngợi hoặc nhận ra hành vi và đóng góp tích cực của nhân viên, bạn cũng cụ thể khi bạn yêu cầu nhân viên dừng lại hoặc cải thiện các hành động tiêu cực. Nỗ lực của bạn để mô tả hành vi cụ thể mà bạn muốn thấy được sửa chữa làm cho kết quả bạn muốn thấy rõ hơn cho nhân viên.

Tất nhiên, nhân viên có thể đặt câu hỏi và đưa ra nhận xét về tình huống trong suốt cuộc họp. Anh ta có thể phủ nhận rằng tình huống đang xảy ra và nói với bạn rằng đồng nghiệp của anh ta ra ngoài để lấy anh ta.

Phản ứng này là tại sao, bất cứ khi nào có thể, bạn sẽ muốn tự mình chứng kiến ​​hành vi thay vì thi hành kỷ luật dựa trên ý kiến ​​của đồng nghiệp. Nhưng, như đã đề cập trước đó, không phải lúc nào cũng có thể.

Nội dung chính sách kỷ luật tiến bộ

Trên một lưu ý cuối cùng, ngay cả khi bạn có một chính sách kỷ luật tiến bộ bằng văn bản, bạn cần đảm bảo rằng bạn sẽ chỉ áp dụng nó trong một số trường hợp nhất định. Giữ quyền của bạn với tư cách là chủ nhân để bỏ qua tất cả hoặc một số bước trong một số trường hợp nhất định. Trong một công ty sản xuất nhỏ, ví dụ, các hành động sau đây đã xảy ra.

Hai nhân viên (đang hẹn hò ngoài giờ làm việc) đã tổ chức một trận đấu la hét ở giữa nhà máy để xem và nghe hầu hết các nhân viên khác. Tất cả công việc của hơn một trăm người đã dừng lại, và sau đó, tất nhiên, trận đấu la hét đã chiếm hàng giờ sự chú ý và trò chuyện của nhân viên.

Không nhân viên nào từng có bất kỳ hành động kỷ luật nào đối với họ. Nhưng, trong trường hợp này, do tác động rộng rãi của các hành động của họ, mỗi người được nghỉ một tuần, không được trả tiền để nghĩ về hành vi đúng đắn trong công việc.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Xin lưu ý rằng thông tin được cung cấp, trong khi có thẩm quyền, không được đảm bảo về tính chính xác và hợp pháp. Trang web được đọc bởi một đối tượng trên toàn thế giới và luật và quy định việc làm khác nhau tùy theo từng tiểu bang và quốc gia. Vui lòng tìm kiếm sự trợ giúp pháp lý hoặc hỗ trợ từ các nguồn lực của chính phủ Tiểu bang, Liên bang hoặc Quốc tế để đảm bảo rằng các giải thích và quyết định pháp lý của bạn là chính xác cho địa điểm của bạn. Thông tin này là để hướng dẫn, ý tưởng và hỗ trợ.