Năm giai đoạn của một dự án

Trong khi một số phương pháp dự án như phương pháp nhanh nhẹn nén hoặc lặp lại các giai đoạn sau theo chu kỳ lặp lại nhanh hơn, thì công việc của từng giai đoạn có thể nhìn thấy và khác biệt trong mỗi dự án.

Các dự án chính thức tuân theo quy trình năm giai đoạn như sau

1. Bắt đầu: hình thành đội dự án, điều lệ dự án và khởi động.
2. Lập kế hoạch: hoàn thiện phạm vi dự án, xác định phân tích công việc chi tiết, đánh giá rủi ro, xác định các yêu cầu tài nguyên, hoàn thiện lịch trình và chuẩn bị cho công việc thực tế.
3. Chấp hành: thực hiện công việc thực tế theo yêu cầu của định nghĩa và phạm vi dự án.
4. Giám sát và kiểm soát: quản lý, báo cáo và kiểm soát thực tế các tài nguyên và ngân sách trong giai đoạn thực hiện.
5. Đóng dự án: giao dự án, đánh giá bài học kinh nghiệm, hoãn lại nhóm dự án.

Lưu lượng dự án truyền thống

Bất kể quy mô của dự án, sự di chuyển qua các giai đoạn là như nhau. Dự án được khởi xướng hoặc khởi động với một điều lệ xác định người quản lý dự án và mô tả tầm quan trọng của dự án.

Khi dự án đã được bắt đầu, nó sẽ chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch. Ở đây, các nhóm nòng cốt và làm việc xác định các công việc cần thiết phải hoàn thành để đạt được phạm vi dự án và phát triển các ước tính và đánh giá về thời gian, chi phí, tài nguyên và rủi ro.

Sau giai đoạn lập kế hoạch, công việc bắt đầu và xảy ra theo một trật tự xác định cần thiết để chuyển từ hoạt động tiền nhiệm hoặc hoạt động trước sang hoạt động kế nhiệm. Phụ thuộc dự án đóng một vai trò quan trọng trong giai đoạn này.

Trong khi việc thực hiện đang tiến hành người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm giám sát, báo cáo và kiểm soát toàn bộ dự án, tập trung vào các hoạt động đường dẫn quan trọng. Công việc này tiếp tục cho đến khi giai đoạn thực hiện hoàn thành và dự án được giao cho khách hàng.

Giai đoạn cuối cùng, kết thúc dự án, bao gồm việc kết thúc việc phân phối, đánh giá các bài học kinh nghiệm và điều chỉnh nhóm dự án để các thành viên có thể chuyển sang sáng kiến ​​tiếp theo của họ.

Đối với các dự án loại phát triển nhanh hoặc lặp, lập kế hoạch và thực hiện diễn ra trong các giai đoạn ngắn hoặc chạy nước rút, với các giai đoạn lặp lại cho đến khi dự án hoàn thành để làm hài lòng khách hàng.

Bắt đầu

Một khởi đầu dự án vững chắc sẽ không chỉ giúp dự án của bạn thành công mà còn đặt nền móng cho tất cả các giai đoạn trong tương lai. Trong quá trình bắt đầu, bạn sẽ được chỉ định các thành viên trong nhóm dự án, tóm tắt chúng về các mục tiêu chung của dự án và hỏi khách hàng hoặc chủ dự án càng nhiều câu hỏi càng tốt để bạn có thể lập kế hoạch dự án hiệu quả. Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để xây dựng sự nhiệt tình của nhóm về dự án và thu thập bất kỳ chi tiết nào vào phút cuối có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch dự án. Các bước bổ sung bao gồm:

• Phân tích các bên liên quan
• Phân công một nhà tài trợ điều hành
• Điều lệ phát triển và truyền thông
• Cuộc họp khởi động chính thức

Lập kế hoạch

Khi bạn đã bắt đầu dự án và thu thập tất cả thông tin có liên quan, bạn sẽ bắt đầu lập kế hoạch cho dự án của mình. Giai đoạn lập kế hoạch phụ thuộc vào quy mô dự án của bạn, lượng thông tin bạn phải sắp xếp và nhóm của bạn lớn như thế nào. Kết quả của việc lập kế hoạch nên là một kế hoạch hoặc lịch trình dự án rõ ràng, từ đó mọi người sẽ tuân theo các nhiệm vụ được giao. Sử dụng chương trình lập kế hoạch dự án như Microsoft Project hoặc Basecamp là vô cùng hữu ích khi lập kế hoạch dự án. Nếu bạn không có quyền truy cập vào một trong những chương trình này, hãy tìm kiếm trực tuyến chung cho phần mềm lập kế hoạch dự án miễn phí.

Mặc dù sử dụng chương trình lập kế hoạch dự án là hữu ích, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết. Sử dụng Excel và Word để tạo kế hoạch của bạn và truyền đạt nó cho nhóm cũng hiệu quả không kém. Nhiệm vụ cụ thể trong giai đoạn lập kế hoạch bao gồm:

• Tạo một kế hoạch truyền thông cho các bên liên quan khác nhau có liên quan.
• Phát triển một cấu trúc phân chia công việc chi tiết.
• Xác định con đường quan trọng.
• Vẽ các tài nguyên trên kế hoạch dự án và tinh chỉnh trình tự công việc dựa trên các phụ thuộc dự án và các ràng buộc tài nguyên.
• Xây dựng lịch trình chi tiết.
• Đánh giá rủi ro và xây dựng kế hoạch ưu tiên và giảm thiểu rủi ro.

Chấp hành

Bây giờ bạn có một kế hoạch dự án vững chắc, nhóm có thể bắt đầu thực hiện dự án theo các nhiệm vụ được giao. Đó là giai đoạn mọi người bắt đầu thực hiện công việc. Bạn sẽ muốn chính thức khởi động giai đoạn thực hiện với các cuộc họp trực tiếp để đảm bảo mọi người đều có những gì họ cần để bắt đầu thực hiện phần của dự án. Làm cho nhóm bắt đầu đi đúng hướng là không thể thiếu cho thành công của dự án, vì vậy hãy nói rõ lịch trình và kế hoạch truyền thông.

Giám sát và kiểm soát

Trong khi dự án đang trong giai đoạn thực hiện, bạn sẽ bắt đầu theo dõi và kiểm soát nó để đảm bảo dự án di chuyển theo kế hoạch. Có nhiều cách bạn có thể theo dõi và kiểm soát một dự án. Đăng ký ngẫu nhiên với các trưởng nhóm, tổ chức "đứng lên" hàng ngày hoặc các cuộc họp trạng thái hàng tuần chính thức hơn đều có hiệu quả. Thông tin xuất phát từ các cuộc họp hoặc kênh liên lạc này sẽ thông báo cho vòng phản hồi và cuối cùng là bất kỳ kế hoạch lại và điều chỉnh nào cần thiết cho dự án. Các hoạt động quan trọng khác trong giai đoạn này bao gồm:

• Tuân thủ kế hoạch truyền thông được thiết lập trước của bạn để đảm bảo nhận thức của các bên liên quan về tình trạng dự án.
• Giám sát các nhóm làm việc và các hoạt động làm việc trên con đường quan trọng.
• Xác định các cơ hội để cải thiện hiệu suất lịch biểu bằng cách theo dõi nhanh hoặc hoàn thành các hoạt động song song hoặc khi cần thiết, phá vỡ lịch trình bằng cách thêm tài nguyên.
• Giám sát chi phí thực tế so với kế hoạch.
• Trong một số trường hợp, theo dõi, tính toán và báo cáo về giá trị kiếm được cho kế hoạch dự án.
• Theo dõi và giảm thiểu rủi ro và hoàn thiện kế hoạch rủi ro khi cần thiết.

Đóng dự án

Khi tất cả các chi tiết và nhiệm vụ của dự án của bạn được hoàn thành và được chấp thuận bởi khách hàng hoặc chủ dự án; cuối cùng bạn có thể đóng dự án của bạn. Việc đóng một dự án cũng quan trọng như việc bắt đầu, lập kế hoạch và thực hiện. Bạn sẽ muốn ghi lại tất cả thông tin từ dự án và sắp xếp nó gọn gàng để bạn có thể quay lại nếu cần thiết. Đây cũng là thời điểm tốt để tổ chức hậu kỳ cho dự án để tất cả các thành viên trong nhóm có thể phản ánh về những gì đã xảy ra, hoặc sai trong dự án. Nó cũng nên được ghi lại để kết quả có thể được chia sẻ với các thành viên dự án khác và nộp vào một thư mục lịch sử dự án.

Cuối cùng, điều quan trọng là chính thức hoãn lại nhóm dự án, cung cấp phản hồi và đánh giá hiệu suất như được chỉ định bởi chính sách của công ty bạn.