Viết cho doanh nghiệp - Quản lý và lãnh đạo

Mục đích của văn bản kinh doanh là truyền đạt thông tin cho người khác hoặc yêu cầu thông tin từ họ. Để viết bài hiệu quả cho doanh nghiệp, bạn phải đầy đủ, súc tích và chính xác. Văn bản của bạn nên được viết theo cách mà người đọc sẽ có thể dễ dàng hiểu những gì bạn đang nói hoặc hỏi họ.

Rất nhiều văn bản cho doanh nghiệp là cẩu thả, viết kém, vô tổ chức, rải rác với biệt ngữ, và không đầy đủ. Thường thì nó quá dài hoặc quá ngắn. Tất cả những thuộc tính này góp phần vào văn bản kinh doanh không hiệu quả.

Cho dù bạn đang viết một đề xuất bán hàng, một email cho sếp của bạn hoặc hướng dẫn sử dụng cho gói phần mềm, có một số bước nhất định bạn phải tuân theo để có hiệu quả. Thực hiện theo năm bước sau:

1. Sắp xếp tài liệu của bạn
2. Xem xét đối tượng của bạn
3. Viết ra suy nghĩ của bạn
4. Đọc tài liệu của bạn
5. Chỉnh sửa tài liệu của bạn

Tổ chức là chính

Nếu bạn không tổ chức tài liệu của mình, nó sẽ không trôi chảy và nó sẽ không có ý nghĩa. Viết có thể đơn giản hoặc phức tạp. Khi viết email thông báo một cuộc họp nhân viên, điều này đơn giản như thu thập suy nghĩ của bạn. Mặt khác, có lẽ bạn sẽ cần phải phát triển một phác thảo phức tạp trước các tài liệu đã hoàn thành nếu bạn viết lên kết quả của một thử nghiệm dược phẩm đột phá. Dù là nhiệm vụ gì, nếu không có một cấp độ tổ chức phù hợp (thậm chí là tổ chức suy nghĩ của bạn), bạn có thể không bao gồm mọi thứ bạn cần hoặc không thể làm nổi bật các chủ đề quan trọng nhất.

Thiếu sót hoặc tập trung không chính xác sẽ làm cho văn bản kinh doanh của bạn không rõ ràng.

Biết đối tượng của bạn

Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy nghĩ về đối tượng dự định của bạn. Ví dụ: bản trình bày về chương trình 401 (k) mới của công ty bạn có thể có cùng một phác thảo khi được trao cho CFO cũng như nhân viên của bạn, nhưng mức độ chi tiết bạn đưa vào sẽ khác nhau. Bạn cũng cần xem xét giai điệu. Một email nhanh chóng cho nhóm của bạn, nhắc nhở họ về sự kén chọn của công ty hàng năm, sẽ không có cùng một âm điệu với sự nhầm lẫn của bạn về báo cáo thường niên của công ty bạn.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn sẽ giao tiếp hiệu quả hơn với khán giả của mình nếu bạn tập trung vào những gì bạn muốn họ nghe hơn là những gì bạn sẽ nói.

Một từ về cách viết tốt

Nhà văn giỏi có phong cách viết khác nhau. Một số thích viết mọi thứ ra và sau đó quay lại và chỉnh sửa. Những người khác thích chỉnh sửa khi họ đi cùng. Đôi khi phong cách ưa thích của họ thay đổi tùy thuộc vào những gì họ đang viết.

Khi bạn viết (hoặc khi bạn chỉnh sửa) hãy chú ý đến độ dài. Bạn nên sử dụng đủ từ để làm cho ý nghĩa của bạn rõ ràng, nhưng đừng sử dụng những từ không cần thiết chỉ để làm cho nó hoa mỹ. Bài viết kinh doanh cần phải rõ ràng và súc tích, không dài dòng và hoa mỹ. Hãy nhớ rằng, không ai trong kinh doanh có thời gian để đọc nhiều hơn mức cần thiết.

Mặt khác, đừng làm cho tác phẩm của bạn quá ngắn. Bạn phải viết đủ để ý nghĩa của bạn rõ ràng và sẽ không bị hiểu lầm. Hãy tưởng tượng nếu một phần của thiết bị trong một nhà kho được dán nhãn "đã sử dụng nhưng tốt." Sẽ không rõ nếu điều đó có nghĩa là phần thiết bị đã được sử dụng rất nhiều, hoặc phần thiết bị không còn mới nhưng vẫn hoạt động. Một vài từ bổ sung sẽ làm cho ý nghĩa rõ ràng. Ngoài ra, tránh sử dụng biệt ngữ hoặc viết tắt bởi vì chúng có thể có nghĩa là những điều khác nhau cho người đọc khác nhau.

Bất kể phong cách viết của bạn, tất cả các nhà văn cần phải hiệu đính và chỉnh sửa tất cả các tài liệu bằng văn bản, thậm chí cả email.

Hiệu đính và chỉnh sửa

Bất kể phong cách viết của bạn, tất cả các nhà văn cần phải hiệu đính và chỉnh sửa tất cả các tài liệu bằng văn bản, thậm chí cả email. Sau khi bạn viết xong, hãy đọc lại tác phẩm của bạn. Sau đó bạn có thể cần phải chỉnh sửa nó. Đọc lại là đọc lại những gì bạn đã viết để đảm bảo tất cả các từ trong đầu bạn đã viết đúng trên giấy. Bởi vì bộ não của chúng ta hoạt động nhanh hơn ngón tay của chúng ta, bạn có thể bỏ qua các từ, bỏ kết thúc hoặc sử dụng từ đồng âm sai (ví dụ: "có" thay vì "của chúng"). Hiệu đính bắt những lỗi này. Rõ ràng, việc đọc lại email một dòng rất dễ dàng và chỉ cần liếc qua nó khi bạn gõ có thể là đủ.

Tuy nhiên, nếu bạn đang viết hướng dẫn sử dụng, việc hiệu đính của bạn sẽ phức tạp hơn và mất nhiều thời gian hơn.

Sau khi bạn đã đọc lại tài liệu của mình, đã đến lúc chỉnh sửa. Đôi khi hiệu đính và chỉnh sửa có thể được thực hiện đồng thời, nhưng hiệu quả hơn khi chúng được thực hiện tuần tự.

Lý do bạn chỉnh sửa là để sửa chữa hoặc thay đổi những gì bạn đã viết để làm cho âm thanh của tài liệu (và đọc) tốt hơn. Khi viết cho doanh nghiệp, điều này có nghĩa là sửa lỗi và làm cho văn bản rõ ràng và súc tích nhất có thể.

Bạn không viết tiểu thuyết

Khi bạn viết cho doanh nghiệp, bạn sẽ không viết "tiểu thuyết vĩ đại của nước Mỹ" tiếp theo. Bài viết của bạn nên được mô tả khi cần thiết, nhưng bạn không cần phải vẽ những bức tranh từ sinh động bằng cách sử dụng nhiều từ ngữ lớn và số liệu của bài phát biểu. Nếu bạn có nghĩa là "nhà kính", đừng viết "nhà ở thủy tinh", hãy viết "nhà kính".