Làm thế nào để chạy một phân tích lợi ích chi phí

Phân tích lợi ích chi phí là một công cụ ra quyết định quan trọng giúp xác định liệu một hành động hoặc chi tiêu theo kế hoạch có thực sự đáng giá hay không.

Phân tích có thể được sử dụng để giúp quyết định hầu hết mọi hành động, nhưng cách sử dụng phổ biến nhất là quyết định có nên tiến hành chi tiêu lớn hay không. Vì nó dựa trên việc thêm các yếu tố tích cực và trừ đi các yếu tố tiêu cực để có kết quả ròng, nên nó còn được gọi là "chạy các số".

Những thứ cơ bản

Một phân tích lợi ích chi phí tìm thấy, định lượng và thêm tất cả các yếu tố tích cực liên quan đến một quá trình hành động được đề xuất. Đây là những lợi ích.

Sau đó, tất cả các tiêu cực, hoặc chi phí, được xác định, định lượng và trừ.

Sự khác biệt giữa hai chỉ ra liệu hành động theo kế hoạch có được khuyến khích hay không. Bí quyết thực sự để thực hiện tốt phân tích lợi ích chi phí là đảm bảo bạn bao gồm tất cả các chi phí và lợi ích và định lượng chính xác chúng.

Chúng ta có nên thuê một nhân viên bán hàng bổ sung hoặc chỉ định làm thêm giờ, hoặc chúng ta sẽ tốt hơn khi đưa dòng tiền miễn phí của mình vào chứng khoán hoặc đầu tư vào thiết bị vốn bổ sung? Cả hai câu hỏi này có thể được trả lời bằng cách phân tích lợi ích chi phí hợp lý.

Cú đâm đầu tiên vào phân tích lợi ích chi phí

Giả sử bạn là người quản lý sản xuất và bạn đang đề xuất mua máy dập 1 triệu đô la để tăng sản lượng.Trước khi bạn có thể trình bày đề xuất với phó chủ tịch, bạn cần một số sự thật để hỗ trợ đề xuất của bạn. Bạn cần làm một phân tích lợi ích chi phí.

Đầu tiên, bạn liệt kê những lợi ích. Máy sẽ sản xuất thêm 100 chiếc mỗi giờ. Máy sẽ thay thế ba công nhân hiện đang dập bằng tay. Các đơn vị sẽ có chất lượng cao hơn vì chúng sẽ đồng đều hơn.

Bạn tính giá bán của 100 đơn vị bổ sung mỗi giờ nhân với số giờ sản xuất mỗi tháng. Thêm hai phần trăm nữa cho các đơn vị không bị từ chối vì chất lượng đầu ra của máy cao hơn. Sau đó thêm tiền lương hàng tháng của ba công nhân. Đó là một lợi ích tổng thể khá tốt.

Sau đó là các chi phí. Máy có giá 1 triệu USD và nó sẽ tiêu thụ điện. Đó là về nó. Bạn tính toán chi phí hàng tháng của máy bằng cách chia giá mua cho 12 tháng mỗi năm và chia cho 10 năm máy sẽ kéo dài.

Thông số kỹ thuật của nhà sản xuất cho bạn biết mức tiêu thụ điện của máy là bao nhiêu và bạn có thể lấy số chi phí điện từ kế toán. Bạn tính chi phí điện để chạy máy và thêm chi phí mua để có được tổng chi phí.

Bạn trừ tổng chi phí của bạn khỏi tổng giá trị lợi ích của bạn và phân tích của bạn cho thấy lợi nhuận tốt.

Bạn đã sẵn sàng trình bày phân tích của mình cho phó chủ tịch, phải không? Sai rồi. Bạn đã có ý tưởng đúng, nhưng bạn đã bỏ qua rất nhiều chi tiết.

Một ví dụ tốt hơn

Hãy nhìn vào những lợi ích đầu tiên. Không sử dụng giá bán của các đơn vị để tính giá trị. Giá bán của bất kỳ mặt hàng nào bao gồm nhiều yếu tố bổ sung sẽ loại bỏ phân tích của bạn nếu bạn bao gồm chúng, không phải ít nhất là biên lợi nhuận.

Thay vào đó, hãy lấy giá trị dựa trên hoạt động của các đơn vị từ kế toán và sử dụng số đó.

Bạn đã thêm giá trị của chất lượng tăng bằng cách bao thanh toán trong tỷ lệ loại bỏ trung bình, nhưng bạn có thể muốn giảm một chút vì ngay cả một máy cũng sẽ không hoàn hảo.

Cuối cùng, khi tính toán giá trị của việc thay thế ba nhân viên, hãy chắc chắn thêm chi phí đầu tư và chi phí lợi ích ngoài tiền lương của họ. Kế toán là nguồn của bạn cho số lượng chính xác của tỷ lệ lao động "gánh nặng" của công ty.

Bạn có thể đã bỏ qua các chi tiết khác. Chẳng hạn, bạn có thể mua nguyên liệu cho máy ở dạng cuộn lớn thay vì các tờ riêng lẻ cần thiết khi công việc được thực hiện bằng tay. Điều này sẽ làm giảm chi phí vật liệu, lợi ích khác.

Bây giờ xem xét lại các chi phí. Ngoài giá mua và bất kỳ khoản thuế nào bạn sẽ phải trả cho nó, bạn phải thêm chi phí lãi cho giao dịch mua. Ngay cả khi công ty mua máy hoàn toàn, bạn sẽ phải bao gồm một khoản tiền lãi mà họ sẽ kiếm được nếu số tiền này chưa được sử dụng.

Kiểm tra với tài chính để tìm ra thời gian khấu hao. Máy có thể tồn tại mười năm nhưng công ty có thể không giữ nó trên những cuốn sách đó lâu. Nó có thể khấu hao việc mua trong ít nhất bốn năm nếu được coi là thiết bị vốn. Nếu chi phí của máy không đủ để đủ điều kiện là vốn, toàn bộ chi phí sẽ được chi trả trong một năm. Điều chỉnh chi phí mua hàng tháng của máy để phản ánh những vấn đề này.

Có thể vẫn còn một số chi tiết bạn bỏ qua.

Thêm chi phí

Ma quỷ là trong các chi tiết. Trong trường hợp này, đây là một số chi phí bị bỏ qua:

• Không gian sàn: Máy có vừa trong cùng một không gian hiện đang bị chiếm giữ bởi ba công nhân không?
• Cài đặt: Chi phí gì để loại bỏ các tem thủ công và cài đặt máy mới? Bạn sẽ phải cắt một lỗ trên tường để đưa nó vào hay nó sẽ vừa với cửa? Bạn sẽ cần con lăn hoặc thợ máy có kỹ năng đặc biệt để cài đặt nó?
• Nhà điều hành? Ai đó phải vận hành máy. Người này có cần được đào tạo đặc biệt không? Mức lương của nhà điều hành, bao gồm cả chi phí, sẽ là bao nhiêu?
• Môi trường: Máy mới có ồn đến mức bạn phải xây dựng cách âm xung quanh nó không? Nó sẽ tăng phí bảo hiểm của công ty?

Một kết luận chính xác

Khi bạn đã thu thập tất cả các yếu tố tích cực và tiêu cực và đã định lượng chúng, bạn có thể kết hợp chúng lại với nhau để phân tích lợi ích chi phí chính xác.

Một số người thích cộng tất cả các yếu tố tích cực, sau đó cộng tất cả các yếu tố tiêu cực và tìm ra sự khác biệt giữa hai yếu tố này. Những người khác thích tạo một danh sách chạy kết hợp cả hai yếu tố. Điều đó giúp bạn hoặc bất kỳ ai xem xét công việc của bạn dễ dàng hơn khi thấy rằng bạn đã bao gồm tất cả các yếu tố trên cả hai mặt của vấn đề.

Đối với ví dụ trên, phân tích lợi ích chi phí có thể trông giống như thế này:

Phân tích lợi ích chi phí: Mua máy dập mới

(Chi phí hiển thị là mỗi tháng và được khấu hao trong bốn năm)

1. Mua máy ……………….. - $ 20.000

   bao gồm lãi và thuế

2. Lắp đặt máy ………………… -3,125

   bao gồm màn hình và loại bỏ các con dấu hiện có

3. Doanh thu tăng …………………….. 27.520

   giá trị ròng thêm 100 đơn vị mỗi giờ, 1 ca / ​​ngày, 5 ngày / tuần

4. Tăng doanh thu chất lượng ………………… 358

   tính bằng 75% tỷ lệ từ chối hiện tại

5. Giảm chi phí nguyên vật liệu …………………. 1.128

   mua cung cấp số lượng lớn giảm chi phí $ 0,82 mỗi trăm

6. Giảm chi phí lao động ………………….. 18,585

   3 nhà điều hành tiền lương cộng với lao động o / h

7. Toán tử mới …………………………… -8.321

   lương cộng với chi phí chung. Bao gồm đào tạo

8. Tiện ích …………………………………….. -250

   tăng tiêu thụ điện năng cho một máy mới

9. Bảo hiểm ………………………………….. -180

   phí bảo hiểm tăng

10. Cảnh quay vuông ……………………………….. 0

    không cần thêm diện tích sàn

Tiết kiệm ròng mỗi tháng ……………………… $ 15,715

Phân tích lợi ích chi phí của bạn cho thấy rõ việc mua máy dập là hợp lý. Máy sẽ tiết kiệm cho công ty của bạn hơn 15.000 đô la mỗi tháng, gần 190.000 đô la một năm.

Đây chỉ là một ví dụ về cách bạn có thể sử dụng phân tích lợi ích chi phí để xác định khả năng tư vấn của một quá trình hành động và sau đó hỗ trợ nó với thực tế.