Bảo vệ bàn hỗn độn

Mỗi ngày càng có nhiều thông tin được ném vào bạn. Thư mới, báo cáo từ nhiều ủy ban, hóa đơn, đề xuất, và tất cả đều đánh vào bàn của bạn nhiều lần trong ngày. Bạn quá bận rộn để giải quyết nó ngay lập tức nên nó mới bắt đầu chồng chất. Máy tính để bàn của bạn bắt đầu trông giống như một khu vực chiến tranh.

Vấn đề ở đây không phải là bàn làm việc của bạn bừa bộn; vấn đề là những thứ quan trọng bị mất. Nó hoặc bị chôn vùi bởi vật liệu mới đi vào, hoặc nó nằm trong vật liệu mới nhưng không được chú ý. Kết quả là, bạn dành quá nhiều thời gian cho những thứ đơn giản là khẩn cấp hơn là những thứ quan trọng.

Khi sếp của bạn muốn biết cô ấy có thể có bản báo cáo đó cho Phó Chủ tịch trong bao lâu, bạn không muốn nói với cô ấy rằng bạn đã không chú ý đến bản ghi nhớ mà cô ấy đã gửi cho bạn yêu cầu báo cáo. Sếp của bạn cũng sẽ không vui mừng khi biết rằng bố cục cho dòng sản phẩm mới bị trễ vì bạn đặt nó sang một bên và nó bị che đậy và bạn quên nó.

Một số người sẽ cho bạn biết cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là một bàn làm việc sạch sẽ. Những người khác nói một mớ hỗn độn là được. Ai đúng

Bàn bừa bộn, Tâm trí bừa bộn

Cách đây không lâu, có một câu nói phổ biến 'bàn bừa bộn là dấu hiệu của tâm trí bừa bộn'. Biểu hiện đó đã tạo ra một toàn bộ ngành công nghiệp được thiết kế để giúp các nhà điều hành doanh nghiệp làm sạch máy tính để bàn của họ như một dấu hiệu của sự nhạy bén về tinh thần của họ.

Không còn nghi ngờ gì nữa, bạn đã xem những bộ phim mà ông chủ ngồi trong văn phòng của mình trên đỉnh một tòa nhà chọc trời ở trung tâm thành phố. Anh ngồi sau một cái bàn kính không có ngăn kéo. Trang sức duy nhất là bộ bút ấn tượng để ký các tài liệu quan trọng và điện thoại hoặc máy liên lạc để anh ta có thể ra lệnh.

Mặt khác…

Nhiều người thấy không có gì sai với đống giấy bao phủ máy tính để bàn, thậm chí tràn ra ghế ghế và sàn văn phòng. Họ trích dẫn những câu ngạn ngữ như 'một chiếc bàn bừa bộn là dấu hiệu của thiên tài' và 'một chiếc bàn bừa bộn chỉ là dấu hiệu của một chiếc bàn bừa bộn'.

Chúng ta đều biết ai đó có bàn là như vậy. Bạn không thấy làm thế nào họ thậm chí có thể biết máy tính để bàn là kim loại hay gỗ. Tuy nhiên, khi bạn yêu cầu họ cho một cái gì đó, họ đi ngay đến một đống, lá qua 2 hoặc 3 tờ, và rút ra những gì bạn yêu cầu.

Những gì làm việc cho bạn

Cả hai bên đều đúng. Vấn đề không phải là chính xác. Vấn đề là sẽ làm cho bạn hiệu quả hơn. Có một vài hướng dẫn cơ bản áp dụng cho cả hai phương pháp, nhưng điều quan trọng là làm việc theo cách cho phép bạn có hiệu quả nhất. Hầu như tất cả mọi người cần phải loại bỏ một số lộn xộn trên bàn của họ, nhưng không có nhiều hơn một mục trên bàn của bạn bất cứ lúc nào sẽ không làm việc cho nhiều người trong chúng ta.

Nhiều người đang làm việc trên một số dự án cùng một lúc (hoặc gần như cùng một lúc). Các loại sáng tạo cảm thấy cần phải có cảm hứng xung quanh chúng. Các cá nhân định hướng chi tiết cần khối lượng tài liệu tham khảo gần trong tầm tay. Một số người cảm thấy hàng đống công việc khiến họ trông bận rộn và do đó, giữ cho họ an toàn hơn trong thời gian bị sa thải. Những người khác cảm thấy một bàn làm việc sạch sẽ cho thấy họ làm việc hiệu quả như thế nào. Điều quan trọng là làm những gì làm việc cho bạn.

Cách thuần hóa quái vật

Cho dù bạn đang sử dụng máy tính để bàn bằng kính vô trùng, hay chỉ đơn giản là muốn mang lại một chút trật tự cho sự hỗn loạn của máy tính để bàn của bạn, có một vài hướng dẫn cơ bản:

• Thực sự muốn cải thiện: Chúng tôi không đề xuất cách tiếp cận nghiêm túc mà một số người làm. Thật không may, điều đó để lại lý do quá dễ dàng cho chính bạn. Nỗ lực này để làm cho bàn làm việc của bạn bớt bừa bộn và hiệu quả hơn phụ thuộc vào bạn thực hiện một nỗ lực nghiêm túc.
• Giữ, Toss hoặc Di chuyển: Tìm ba container. Dán nhãn "giữ" nhỏ nhất. Dán nhãn "quăng" lớn nhất. Có một container khác có nhãn "di chuyển." Các công cụ thực sự quan trọng sẽ đi vào thùng chứa của bạn để được sắp xếp sau. Bất cứ thứ gì bạn muốn mang về nhà hoặc cho đi đều đi vào thùng chứa "di chuyển". Mọi thứ khác đi vào thùng chứa quăng.

• Bắt đầu với bài cũ nhất: Bạn có thể biết bằng cách nhìn vào chúng, cọc nào là cũ nhất. Thông thường, nó là xa nhất từ ​​ghế của bạn. Sẽ dễ dàng nhất để vứt bỏ các mặt hàng từ đống này.
• Đánh giá mỗi mảnh chỉ một lần: Nhìn vào từng mục trong đống. Quyết định xem nó sẽ đi vào container nào. Bạn không thể đặt nó trở lại bàn của bạn sau này, bạn phải quyết định ngay bây giờ. Đặt mọi thứ vào một trong ba container. Không có lựa chọn nào khác.
• Hãy tự hỏi mình điều này: Câu hỏi đầu tiên là "tôi có cái này ở nơi khác không, hoặc tôi có thể lấy nó từ ai đó không?" Nếu bạn có một bản sao trong email của bạn, hoặc trong một báo cáo, hoặc trên bàn của người đã chuẩn bị phân tích thị trường, v.v., bạn không cần phải giữ một bản sao khác. Quăng nó. Sau đó hỏi "tại sao tôi cần cái này?" Nếu câu trả lời là a) thực hiện hành động trên nó, b) để làm điều gì đó với nó khi tôi nhận được thêm thông tin từ ai đó, hoặc c) để đề cập đến khi tôi làm công việc khác, hãy đặt nó vào đống lưu trữ. (Sau khi bạn thoát khỏi sự lộn xộn, bạn sẽ sắp xếp lại đống đồ của mình theo ba loại đó, vì vậy hãy thoải mái tách chúng ra ngay bây giờ. Nó sẽ tiết kiệm thời gian sau.) Nếu câu trả lời của bạn là bất cứ điều gì khác, hãy ném mục đó.

• Hãy tàn nhẫn và dũng cảm: Khi bạn tiến bộ qua từng đống, tiến gần hơn và gần hơn với những thứ vừa đến, sẽ tàn nhẫn trong các quyết định của bạn. Không bắt những tù binh. Nếu bạn thực sự không cần nó, hãy ném nó. Và hãy dũng cảm lên. Đừng níu kéo điều gì đó chỉ vì ai đó có thể hỏi bạn điều gì đó vào một ngày nào đó. Đừng xây dựng một pháo đài giấy để bảo vệ chính mình.

Quản lý vấn đề

Máy tính để bàn của bạn không phải vô trùng và hoàn toàn không có giấy, mặc dù điều đó có thể nếu điều đó có ích. Mục tiêu của bạn là tổ chức máy tính để bàn của bạn để nó tối đa hóa hiệu quả của bạn. Nếu điều đó có nghĩa là một vài cọc trên bàn của bạn hơn người bên cạnh, thì không sao - miễn là mọi thứ bạn giữ sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu tăng hiệu quả.