Kỹ năng viết - Giao tiếp bằng từ ngữ

Viết văn xuôi đẹp và thơ là một tài năng. Viết hiệu quả, tuy nhiên, là một kỹ năng có thể học được.

Sắp xếp bài viết của bạn

Cho dù bạn đang soạn một bản ghi nhớ cho đồng nghiệp hoặc báo cáo cho sếp của bạn, bạn nên quyết định thông tin nào bạn muốn truyền đạt. Đây là cách để làm điều này:

1. Liệt kê từng mục bạn cần thảo luận trong bản ghi nhớ hoặc báo cáo.
2. Đặt chúng theo thứ tự, từ hầu hết đến quan trọng nhất.
3. Viết một bản tóm tắt ngắn gọn về toàn bộ bản ghi nhớ của bạn, đây sẽ là đoạn đầu tiên của bạn.
4. Mở rộng trên mỗi mục được liệt kê trong bước 1.
5. Nếu bất kỳ hành động nào cần được thực hiện bởi người nhận, hãy nói rằng trong đoạn kết thúc của bạn.

Một số lời khuyên

Viết cho khán giả của bạn. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Bạn không muốn người đọc cần một cuốn từ điển để giải mã những gì bạn đang cố nói. Bạn không nên cố gắng gây ấn tượng với người đọc bằng vốn từ vựng khổng lồ của mình. Thay vào đó, bạn sẽ làm người đọc thất vọng. Hầu hết mọi người đang tung hứng một số nhiệm vụ cùng một lúc và chỉ muốn nhận được thông tin cần thiết. Bạn có trách nhiệm làm cho điều này xảy ra. Thay vì nói: "Bản tính thích ăn chơi của anh ấy xác nhận anh ấy là một ứng cử viên siêu hạng cho công việc", hãy nói "Sự thân thiện của anh ấy khiến anh ấy trở thành ứng cử viên hàng đầu cho công việc".

Tránh xa biệt ngữ người đọc của bạn có thể không hiểu. Nếu công việc của bạn rất kỹ thuật, nhưng người bạn đang viết không thành thạo trong lĩnh vực đó, hãy bám vào những từ mà người đó sẽ hiểu. Ví dụ: nếu bạn là nhà thiết kế trang web, câu này trong bản ghi nhớ cho khách hàng của bạn, một nhà tâm lý học, sẽ không có ý nghĩa gì: "Bạn muốn tôi sử dụng làm BGCOLOR cho trang web của bạn: # ADD8E6 hoặc #FFFFFF?" Bất cứ ai thành thạo thiết kế trang Web đều biết rằng câu hỏi này có thể được dịch thành "Bạn muốn màu nền của trang web của bạn là: Light Blue hay White?" Tuy nhiên, đừng hy vọng khách hàng của bạn quen thuộc với thuật ngữ kỹ thuật này hơn là bạn sẽ thảo luận với cô ấy về một thuật ngữ tâm lý như trichotillomania.

Một sáo ngữ một ngày khiến người đọc tránh xa - hoặc ít nhất nó không khiến người đó nhớ những gì bạn đang nói. Bạn muốn bài viết của bạn đáng nhớ. Bởi vì chúng ta thường nghe những lời sáo rỗng, chúng ta trở nên mẫn cảm với chúng. Các từ, sau đó, không liên quan duy nhất với văn bản của bạn. Thay vì nói "Đừng để đến ngày mai những gì bạn có thể làm hôm nay" trong một bản ghi nhớ cho cấp dưới mà bạn đang cố gắng thúc đẩy. Đơn giản chỉ cần nói, "Đừng chần chừ nữa. Hãy hoàn thành công việc ngay bây giờ."

Khi có thể, sử dụng giọng nói tích cực. Giọng nói tích cực làm cho câu của bạn mạnh mẽ hơn và thường ngắn hơn. Hãy thử những ví dụ này. Giọng nói thụ động: "Doanh số tăng do mạng tôi đã làm." Giọng nói tích cực: "Mạng của tôi tăng doanh số."

Đừng dư thừa. Không cần thiết phải nói "2 giờ chiều" hoặc "người phụ nữ mang thai mong đợi". Nói "2 giờ chiều" hoặc "2 giờ chiều" hoặc "người phụ nữ mong đợi" hoặc "người phụ nữ mang thai" đều truyền đạt những gì bạn muốn nói và ít nói.

Tất nhiên, chú ý đến ngữ pháp. Sử dụng Strunk và White Các yếu tố của phong cách, có sẵn trên Web. Một cuốn từ điển tốt nên ở gần đó, cùng với một từ điển đồng nghĩa. Một từ điển đồng nghĩa sẽ cho phép bạn giữ cho văn bản của bạn tươi mới bằng cách giúp bạn tìm thấy nhiều từ để sử dụng. Nhiều tài nguyên trong số này có sẵn trực tuyến.

Hiệu đính là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm. Vì bạn có thể thực hiện hầu hết các bài viết của mình trên máy tính, bạn có quyền truy cập vào trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động. Hãy coi chừng một số từ, được sử dụng trong ngữ cảnh sai có thể bị bỏ qua bởi các trình kiểm tra chính tả trên máy vi tính. Ví dụ: câu "Để nhân viên tham dự quá hai cuộc họp tìm hiểu về phần mềm gnu", sẽ vượt qua kiểm tra chính tả mà không phát hiện ra lỗi chính tả nào. Có người khác đọc lại tài liệu của bạn, nếu có thể.

Nếu thời gian cho phép, hãy đặt bố cục của bạn đi và đọc lại nó sau, hoặc thậm chí tốt hơn, vào ngày hôm sau.