Làm thế nào để tạo một đăng ký rủi ro dự án

01 Thiết kế đăng ký rủi ro tốt

Một cách để khuyến khích sự tham gia trong quản lý rủi ro là với thiết kế đăng ký rủi ro tốt. Định dạng phù hợp sẽ nhanh chóng truyền đạt mức độ rủi ro tổng thể trong dự án cho bạn và các thành viên khác trong nhóm dự án.

Nó sẽ cho phép người dùng dễ dàng truy cập chi tiết hơn về các rủi ro cá nhân khi cần thiết. Điều này, đến lượt nó, kích thích mọi người suy nghĩ về các rủi ro. Phát hiện ra những cái mới khi chúng phát sinh và theo dõi và thực hiện hành động để giảm thiểu rủi ro hiện có.

02 Bao gồm các lĩnh vực phù hợp

Tối thiểu, sổ đăng ký rủi ro của bạn nên bao gồm một mã định danh duy nhất cho mỗi rủi ro, mô tả về nó, các hành động được thực hiện để đáp ứng và chủ sở hữu của nhiệm vụ.

Các mô tả nên ngắn gọn và cho điểm. Ví dụ: một rủi ro được xác định là "Thiệt hại do mưa" có thể bao gồm mô tả này: "Mưa lớn có thể làm ngập đồng ruộng và gây hư hỏng mùa màng".

03 biện pháp bổ sung

Bạn có thể muốn bao gồm các biện pháp định lượng về xác suất, tác động và rủi ro tổng thể và các giá trị còn lại sau khi giảm thiểu cho các dự án rủi ro.

Các trường số được tính toán tự động có thể hữu ích nếu bạn đang sử dụng kỹ thuật đánh giá rủi ro như phương pháp Monte Carlo. Các lĩnh vực hữu ích khác bao gồm ngày chính, danh mục rủi ro, danh mục phản ứng rủi ro, mức độ gần gũi, chi phí giảm thiểu và trạng thái.

Không có giới hạn đối với số lượng trường bạn có thể bao gồm, nhưng chỉ các trường chính mới được hiển thị ở cấp độ xem danh sách. Tránh áp đảo người dùng bằng cách đặt chi tiết không cần thiết ở cấp độ xem danh sách. Lý tưởng nhất, người xem cần thông tin đầy đủ hơn nhấp qua để biết chi tiết.

04 lựa chọn khác

Bạn có thể muốn tạo cơ sở dữ liệu đăng ký rủi ro cho từng dự án để bạn không bị giới hạn trong một bộ trường tiêu chuẩn. Mặc dù bảng tính có thể giúp bạn theo dõi các dự án của mình, đặc biệt là các dự án nhỏ hơn, cơ sở dữ liệu được tạo bằng phần mềm như Kahootz hoặc Podio có thể tốt hơn. Chúng giúp dễ dàng thêm tài liệu và số lượng lớn văn bản khi cần thiết.

05 đèn giao thông

Thật khó để đánh bại hệ thống đèn giao thông cho tác động trực quan. Người dùng biết rằng màu đỏ có nghĩa là rủi ro cao, màu hổ phách có nghĩa là rủi ro trung bình và màu xanh lá cây là rủi ro thấp. Những tín hiệu thị giác nhanh chóng giúp người đọc quét thông tin nhanh hơn.

06 tính năng bảo mật

Bạn có thể muốn khuyến khích sự tham gia bằng cách cho phép tất cả các thành viên của nhóm dự án và có lẽ một số bên liên quan xem đăng ký rủi ro. Tuy nhiên, bạn nên đặt quyền truy cập của người dùng để chỉ có thể được chỉnh sửa bởi chủ sở hữu và người quản lý rủi ro chính. Bạn cần một bản kiểm toán xem ai đã thay đổi cái gì và khi nào.

07 Tóm tắt hồ sơ rủi ro

Các thành viên nhóm dự án cao cấp và các bên liên quan có thể không có thời gian để tiêu hóa chế độ xem danh sách mọi rủi ro. Đối với họ, một hồ sơ rủi ro tóm tắt đưa ra một bức tranh nhanh về rủi ro tổng thể cho dự án. Nó minh họa số lượng rủi ro ở mỗi mức xác suất và mức độ tác động.

08 Đó là tất cả về truyền thông

Hãy nhớ rằng một sổ đăng ký rủi ro dự án không chỉ liệt kê các rủi ro và hành động giảm thiểu. Nó là một công cụ truyền thông thu hút các đồng nghiệp của bạn trong quản lý rủi ro. Thiết kế của bạn nên phản ánh mục tiêu này với các góc nhìn khác nhau cho các đối tượng khác nhau.