Ưu và nhược điểm của chính sách mang theo thiết bị của riêng bạn (BYOD)

Chính sách Mang theo thiết bị của riêng bạn (BYOD) là một tình huống khó khăn cho hiện tại và tương lai. Trước thời của điện thoại thông minh và máy tính xách tay, ý tưởng rằng bạn yêu cầu một nhân viên mang theo thiết bị của riêng họ để làm việc là vô lý. (Voi Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn công việc của thư ký, cô Jones, nhưng vui lòng cung cấp máy đánh chữ của riêng bạn cho công việc.

Nhưng ngày nay, mọi người đều có iPhone trong túi và máy tính xách tay trên bàn, rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp nghĩ về lý do tại sao họ nên trả tiền điện thoại hoặc máy tính xách tay khi nhân viên đã có chúng? Do đó, bạn thấy xuất hiện công ty Mang theo thiết bị của riêng bạn.

Nếu bạn đang nghĩ về việc thực hiện chính sách BYOD, hãy nghĩ về những ưu và nhược điểm. Dưới đây là những ưu và nhược điểm để bạn xem xét khi bạn nghĩ về hướng tốt nhất cho công ty của bạn.

Ưu điểm của chính sách BYOD

Giá cả: Bạn sẽ thấy rằng chi phí mua điện thoại và máy tính xách tay cho mỗi nhân viên là rất cao. Nếu bạn yêu cầu nhân viên tự mang theo, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền. Bạn có thể gặp một nhân viên không sở hữu điện thoại thông minh, nhưng hầu hết mọi người đã làm.

Một cuộc khảo sát gần đây của Pew Research cho thấy 77% người Mỹ trưởng thành đã sở hữu điện thoại thông minh, với 92% người từ 18-29 tuổi sở hữu một chiếc.

Tiện:Nhân viên có thể nhét một chiếc điện thoại vào túi và không phải lo lắng về việc chăm sóc hai thiết bị. Email công việc, email nhà, là tất cả với nhau. Bạn sẽ biết rằng bạn luôn có thể tiếp cận nhân viên của mình vì họ sẽ luôn có điện thoại bên mình.

Mỗi nhân viên thích thiết bị của riêng họ:Nếu John thích iPhone và Jane thích Android, cả hai có thể vui vẻ sử dụng hệ thống ưa thích của họ. Họ không phải học các hệ thống mới. Thông thường, nếu công ty của bạn trả tiền để cài đặt Microsoft Office hoặc Photoshop hoặc bất kỳ phần mềm nào mà nhân viên cần để làm việc trên máy tính xách tay cá nhân của nhân viên, nhân viên cũng rất vui khi có phần mềm cho công việc cá nhân.

Nhân viên không có đường cong học tập cho thiết bị mới vì nhân viên đã hiểu cách sử dụng các thiết bị điện tử của riêng họ. Họ có thể nhảy vào một ngày cho năng suất ngay lập tức.

Công nghệ cập nhật: Đó là một chi phí lớn cho bất kỳ công ty nào để cập nhật thiết bị, nhưng nhân viên thường có động lực hơn để trả tiền để thay thế điện thoại hoặc máy tính xách tay của họ bằng thiết bị mới nhất hiện có. Đây là một lợi ích cho công ty của bạn vì thiết bị được cập nhật nhanh hơn so với nếu công ty phải trả tiền cho nó.

Ý thức sở hữu: Nếu bạn mất điện thoại công ty, đó là một nỗi đau, nhưng công ty sẽ cung cấp một cái mới cho bạn. Nếu bạn mất điện thoại của riêng bạn, thế giới đang kết thúc. Do đó, nhân viên có nhiều khả năng giữ quyền kiểm soát thiết bị của họ vì nó thực sự thuộc về họ. Họ không chỉ mất một mảnh nhựa mà họ mất hình ảnh, ký ức và những gì có thể cảm thấy như cánh tay phải của họ.

Nhược điểm của chính sách BYOD

Hỗ trợ IT: Nếu mọi nhân viên đều có vấn đề tiêu chuẩn về máy tính, máy tính bảng và điện thoại, bộ phận CNTT sẽ hỗ trợ và sửa chữa các thiết bị dễ dàng hơn. Nếu mọi người đều có cái riêng của mình, nó có thể trở nên phức tạp để giữ cho thiết bị điện tử hoạt động. Nếu bạn cần cài đặt phần mềm tùy chỉnh, nó có hoạt động trên thiết bị của mọi người không? Nếu Jane không sẵn sàng cập nhật máy tính xách tay thì sao? Nếu John muốn chạy Linux trong khi những người khác đang chạy Windows thì sao?

Bảo vệ: Tổ chức của bạn tạo và sử dụng loại dữ liệu nào? Thật dễ dàng để đưa ra các quy tắc về cách nhân viên nên sử dụng các thiết bị của công ty, nhưng không dễ để nói với nhân viên của bạn rằng họ không thể để đứa trẻ 13 tuổi của mình viết một tờ giấy học trên máy tính xách tay của họ. Bạn sẽ làm gì để đảm bảo rằng thông tin công ty của bạn được bảo mật?

Điều gì xảy ra khi một nhân viên nghỉ việc? Bạn sẽ muốn xóa bất kỳ thông tin bí mật nào khỏi mọi thiết bị của nhân viên khi họ rời công ty. Nhưng, bạn không muốn xóa thông tin cá nhân của họ. Không ai hài lòng nếu bạn nói, CNTT IT cần xóa tất cả ảnh và tài liệu của bạn khỏi máy tính để đảm bảo rằng bạn không lấy bất kỳ thông tin bí mật nào.

Bạn sẽ cần xác định cách bạn sẽ bảo mật thông tin bí mật của mình trước khi nhân viên đồng ý sử dụng thiết bị của anh ấy cho công việc. Đảm bảo rằng bạn nêu rõ, ngay từ đầu, bạn sẽ làm gì với thông tin được phân loại trên thiết bị hoặc bạn sẽ gặp vấn đề khi nhân viên rời đi.

Điều gì xảy ra với một số điện thoại khi một nhân viên rời đi? Nếu Jane là một nhân viên bán hàng sử dụng số điện thoại cá nhân của cô ấy cho mục đích công việc khi cô ấy rời khỏi và chuyển đến đối thủ cạnh tranh của bạn, thì tất cả khách hàng của cô ấy vẫn có số điện thoại của cô ấy trong hồ sơ của họ.

Khi họ gọi, cô sẽ trả lời, và Jane sẽ có thời gian dễ dàng hơn nhiều để chuyển những khách hàng đó đến công ty mới của cô. Ngay cả khi Jane ký thỏa thuận không cạnh tranh, nếu khách hàng đến với Jane, bạn không thể ngăn chặn họ một cách hợp pháp. Miễn là Jane không theo đuổi khách hàng, cô ấy rõ ràng.

Kết luận về chính sách của BYOD

Là một chính sách BYOD phù hợp với công ty của bạn? Chính sách BYOD có thể hoạt động tốt cho công ty của bạn. Nhưng, đừng đưa ra quyết định hoàn toàn dựa trên các yếu tố thuận tiện và chi phí. Hãy suy nghĩ về cách chính sách BYOD sẽ có tác động đến doanh nghiệp của bạn và suy nghĩ về những gì nhân viên của bạn muốn.

Nhìn về tương lai và đưa ra quyết định về cách xử lý các thiết bị khi nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn. Chính sách BYOD có thể giúp thiết lập doanh nghiệp của bạn thành công, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ, nhưng có những nhược điểm nhất định bạn cần xác định và quản lý.

--------------------------------------

Suzanne Lucas là một nhà báo tự do chuyên về Nhân sự. Tác phẩm của Suzanne đã được giới thiệu trên các ấn phẩm ghi chú bao gồm Forbes, CBS, Business Inside r và Yahoo.