Cách lãnh đạo dự án khi bạn không phải là ông chủ của đội

Trở lại trường học, dự án nhóm không phải lúc nào cũng là một trải nghiệm tích cực. Không thể tránh khỏi, trong mỗi nhóm, một số làm việc chăm chỉ hơn những nhóm khác trong khi những người khác không bao giờ xuất hiện. Kết quả là, có thể gây nản lòng nếu bạn là một trong những thành viên trong nhóm mang phần lớn tải.

Nó hơi khác trong thế giới kinh doanh vì mỗi dự án có một người quản lý dự án và người này có thể đưa ra những hậu quả thực sự nếu các thành viên trong nhóm không hoàn thành nhiệm vụ của họ. Ngay cả khi người quản lý dự án không có thẩm quyền kỷ luật đối với nhóm của mình, bất kỳ thành viên kém nào của thành viên đều có thể quay lại với ông chủ của họ và phản ánh tiêu cực về sự nghiệp của họ.

Có khả năng người quản lý dự án sẽ không chọn các thành viên trong nhóm cho dự án và sẽ không có quyền loại bỏ thành viên do hiệu suất kém. Làm thế nào để bạn quản lý một dự án khi các thành viên trong nhóm của bạn không báo cáo cho bạn?

Dưới đây là sáu lời khuyên về cách lãnh đạo dự án khi các thành viên trong nhóm không báo cáo cho bạn.

Làm rõ giới hạn của bạn với ông chủ

Trước khi bạn có cuộc họp nhóm đầu tiên, hãy ngồi xuống với người đã chỉ định bạn cho dự án này và nói về những kỳ vọng của ban quản lý. Điều này là dễ nhất, tất nhiên, nếu bạn và tất cả các thành viên trong nhóm báo cáo vào cùng một người, nhưng ngay cả khi không, bạn sẽ muốn có cuộc trò chuyện này.

Đây là những câu hỏi bạn sẽ muốn hỏi:

• Bạn có quyền loại bỏ và thay thế những người trong nhóm nếu họ không làm việc không?
• Dự án này có được ưu tiên hơn các dự án khác? Nếu không, thì dự án của bạn nằm ở đâu trong hệ thống phân cấp. Nói cách khác, bạn có thể nói với các thành viên trong nhóm của mình rằng họ cần ngừng thực hiện một dự án khác để đáp ứng thời hạn không?
• Nếu bạn có vấn đề với hiệu suất của thành viên trong nhóm, ông chủ có quyền lực kỷ luật sẽ hỗ trợ bạn, hay bạn được coi là bình đẳng với các thành viên trong nhóm?
• Nếu bạn chưa thực hiện, hãy hỏi mục tiêu của dự án là gì và khung thời gian dự kiến ​​sẽ hoàn thành.

Nếu bạn đã thiết lập giới hạn của mình trước khi dự án bắt đầu, bạn sẽ biết bạn có thể đi bao xa và những gì bạn có thể hỏi về các thành viên trong nhóm của mình. Một ông chủ nói rằng, dự án này là ưu tiên hàng đầu, nhưng sẽ không hỗ trợ bạn về điều đó, cũng giống như ông chủ nói, đây không phải là ưu tiên hàng đầu.

Tuy nhiên, việc mua lại từ sếp của bạn để xem dự án có phải là ưu tiên hàng đầu có thể giúp bạn giúp các thành viên làm việc chăm chỉ nhất có thể. Và đừng ngại trực tiếp với sếp của bạn bằng cách đề cập rằng bạn muốn biết mức độ quan trọng của dự án để bạn có thể truyền đạt thông điệp đó đến nhóm. Bạn sẽ muốn thông báo rằng mọi người đều có cùng một mục tiêu, để hoàn thành dự án đúng cách và đúng thời gian.

Ngoài ra, bạn có thể theo dõi với sếp của mình qua email yêu cầu xác nhận rằng dự án là ưu tiên hàng đầu. Khi bạn nhận được xác nhận qua email, bạn có thể chuyển tiếp email đến nhóm nếu cần thiết.

Điều quan trọng cần nhớ là các thành viên trong nhóm có thể có các trách nhiệm khác ngoài dự án. Do đó, họ có thể không coi dự án của bạn là ưu tiên hàng đầu đối với họ khi bắt đầu, nhưng điều đó không nhất thiết là vì họ không quan tâm hoặc họ đang tìm cách tránh làm việc. Rất có khả năng họ chỉ đơn giản là có các nhiệm vụ và trách nhiệm khác mà họ cần hoàn thành hàng ngày. Điều này đặc biệt đúng khi làm việc với các đồng nghiệp từ các phòng ban khác nhau.

Nói chuyện với sếp của bạn để làm rõ tầm quan trọng của dự án, các mục tiêu và dòng thời gian và truyền đạt thông tin đó với nhóm sớm có thể giúp quá trình di chuyển trơn tru hơn và giảm bớt căng thẳng.

Nói chuyện với nhóm của bạn trước khi thực hiện bài tập

Khi bạn có một nhóm tổ chức chéo, thật dễ dàng để thực hiện các bài tập. Jane từ tiếp thị sẽ xử lý các nhiệm vụ tiếp thị. Karen từ tài chính sẽ xử lý tài chính. Nhưng ngay cả khi trách nhiệm rõ ràng, hãy nói chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn trước.

Bạn có thể phát hiện ra rằng cả Karen và Jane đều yêu cầu tham gia nhóm này để tìm hiểu thêm về các lĩnh vực khác của công ty, vì vậy khi bạn phân công họ vào lĩnh vực chuyên môn của họ, họ có thể trở nên thất vọng.

Cuộc trò chuyện này là rất quan trọng để có một mối quan hệ nhóm tuyệt vời.Mặc dù bạn chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của dự án, bạn sẽ không đạt được kết quả tuyệt vời nếu không có các thành viên trong nhóm. Nói tóm lại, trao quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn bằng cách hỏi về đầu vào và mối quan tâm của họ. Khi dự án hoàn thành và thành công, toàn đội có thể cảm thấy tự hào khi biết rằng mỗi người trong số họ đóng vai trò tích cực trong thành công của nó.

Kiểm tra hai lần với ông chủ

Nếu, sau khi nói chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn, bạn xác định rằng cách duy nhất để hoàn thành nhiệm vụ này là giao nhiệm vụ mà một hoặc nhiều người sẽ thấy khó chịu, hãy nói chuyện với sếp của bạn trước khi thực hiện nhiệm vụ.

Tại sao? Bạn muốn đảm bảo rằng bạn có bản sao lưu bạn cần và bạn đã bỏ qua một tùy chọn sẽ làm cho các bài tập trở nên hoàn hảo hơn cho các thành viên trong nhóm.

Hãy tự mình thực hiện nhiệm vụ tệ hại nhất

Mọi người có thể biết rằng bạn đã được chọn để dẫn dắt đội này vì thành tích thành công của bạn, nhưng điều quan trọng là bạn phải xắn tay áo lên và hòa mình vào mọi thứ.

Nhận một cái gì đó khó khăn hoặc khó chịu sẽ gửi thông điệp rằng bạn là một phần của nhóm và rằng bạn quan tâm đến đồng đội của mình. Chỉ định các nhiệm vụ khó chịu sẽ gửi thông điệp mà bạn nghĩ rằng bạn tốt hơn so với đồng đội của mình.

Điều này không có nghĩa là bạn phải thực hiện tất cả các nhiệm vụ tệ hại. Nhưng hãy chắc chắn rằng họ khá chia rẽ giữa các thành viên trong nhóm. Điều gì là khó chịu khác nhau giữa các nhóm, nhưng mỗi dự án có một cái gì đó mà không ai muốn làm. Thường có rất nhiều nhiệm vụ mà mọi người đều muốn tránh. Hãy chắc chắn rằng chúng được chia một cách công bằng và bạn chia sẻ.

Đưa ra phản hồi nhanh chóng

Hãy nhớ phản hồi không chỉ là nói, "công việc tuyệt vời" hay "công việc tồi tệ" đó là một công việc tuyệt vời bởi vì … đó là một công việc tuyệt vời vì … không có cụm từ vì không ai học. Và miễn là bạn đang tìm cách đưa ra phản hồi, hãy đảm bảo rằng bạn đang chấp nhận phản hồi từ các thành viên trong nhóm của bạn.

Một lần nữa, bạn trao quyền cho họ làm một công việc tuyệt vời và nhắc nhở họ rằng thành công của họ là thành công của bạn và rằng bạn là tất cả trong việc này cùng nhau. Bằng cách cung cấp phản hồi và dạy họ cách thực hiện một nhiệm vụ, đặc biệt nếu bạn có nhiều kinh nghiệm hơn, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Thông báo cho mọi người

Là trưởng nhóm, bạn sẽ báo cáo tiến trình cho các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Hãy chắc chắn rằng bạn lấy thông tin từ các cuộc họp đó cho nhóm của bạn. Ngoài ra, hãy cho nhóm của bạn biết những gì bạn sẽ nói tại các cuộc họp này.

Ngoài ra, cung cấp cho tất cả mọi người tín dụng, đặc biệt là khi khen ngợi có liên quan. Dự án có tốt không vì bạn rất tuyệt vời? Vâng, tất nhiên, nhưng đừng nói điều đó. Nói rằng dự án đang diễn ra tốt đẹp bởi vì đội ngũ là tuyệt vời. Mọi người sẽ biết rằng bạn là một phần của đội.

Nhưng nếu dự án đang diễn ra khủng khiếp thì sao? Bạn có chia sẻ sự đổ lỗi? Có, nhưng chỉ riêng tư. Bạn đi đến từng thành viên trong nhóm và làm việc để giúp thay đổi hướng hoặc đóng góp của họ. Nếu điều đó không hiệu quả, bạn hãy đến gặp sếp của bạn và giải quyết các vấn đề.

Nếu bạn có quyền loại bỏ mọi người khỏi nhóm, bây giờ là lúc để làm điều đó, nhưng nếu bạn không, bạn có thể nói chuyện với người đó. Nhưng bất cứ điều gì bạn làm, đừng bắt đầu buôn chuyện hay phàn nàn về các thành viên trong nhóm của bạn. Nó sẽ phá hủy tinh thần của họ và làm cho mọi thứ tồi tệ hơn.

Hãy nhớ rằng một dự án nhóm được lãnh đạo thành công có thể thúc đẩy sự nghiệp của bạn, nâng cao danh tiếng chuyên nghiệp của bạn và làm cho công việc của bạn hiển thị trong tổ chức của bạn. Kết quả có thể là bài tập bổ sung hoặc khuyến mãi.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas là một nhà văn tự do, người đã dành 10 năm làm nhân sự cho công ty, nơi cô thuê, sa thải, quản lý các con số và kiểm tra kỹ lưỡng với các luật sư.