Ưu và nhược điểm của 3 cấu trúc tổ chức dự án

Cách tổ chức của bạn được cấu trúc ảnh hưởng đến cách bạn quản lý và chạy các dự án. Nó cũng có thể ảnh hưởng đến bao nhiêu thẩm quyền và tầm với của bạn để thực hiện công việc của bạn như là một người quản lý dự án.

Có ba cấu trúc tổ chức phổ biến và các nhà quản lý dự án làm việc trong tất cả chúng: chức năng, dự án và ma trận. Chúng ta hãy xem xét những ưu điểm và nhược điểm của từng loại để bạn biết bạn đang chống lại điều gì khi tham gia một cấu trúc mới.

Cơ cấu tổ chức chức năng

Trong một cấu trúc tổ chức chức năng, người quản lý dự án và tất cả các nguồn lực làm việc trong cùng một bộ phận công ty, chẳng hạn như bộ phận bán hàng và tiếp thị. Nói chung, người quản lý chức năng có nhiều quyền hơn người quản lý dự án.

Ưu điểm

Cấu trúc chức năng cung cấp cho bạn ít quyền lực nhất với tư cách là người quản lý dự án, nhưng cung cấp nhiều lợi thế khác:

• Nó hoạt động tốt cho các nhóm nhỏ và các dự án nhỏ vì chức năng này có toàn quyền kiểm soát các thành viên trong nhóm và các tài nguyên khác cần thiết.
• Bạn có thể dễ dàng truy cập các chuyên gia bạn cần vì họ ở trong cùng khu vực chức năng.
• Nó nhanh chóng để mọi người cùng nhau giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án.
• Bạn có thể giới hạn các công cụ truyền thông dự án bạn cần sử dụng vì nhóm tương đối nhỏ và đơn giản.
• Bạn thường có được những thành viên trong nhóm nhiệt tình, sẵn sàng làm việc trong dự án vì nó cung cấp cho họ cơ hội nghề nghiệp. Dự án làm việc có thể là một cách tuyệt vời để thúc đẩy nhóm của bạn.

• Nếu bạn đang bàn giao dự án cho một nhóm chức năng, thì đó sẽ là nhóm chức năng mà bạn làm việc, điều này có thể giúp việc đóng một dự án dễ dàng hơn.

Nhược điểm

Mặc dù cấu trúc này có rất nhiều lợi thế, cũng xem xét một số nhược điểm:

• Công việc diễn ra trong một silo, điều đó có nghĩa là bạn không có quyền truy cập vào những người bên ngoài bộ phận chức năng của bạn.
• Những người trong nhóm dự án có thể trung thành với bộ phận hoặc quản lý nhóm của họ hơn là công việc của họ trong dự án, điều này có thể tạo ra xung đột.
• Một dự án lớn có thể kết thúc với một trình quản lý dự án chức năng cho từng chức năng. Nó có thể dẫn đến công việc rơi vào vết nứt nếu tất cả các nhà quản lý dự án don lồng làm việc hài hòa với nhau.
• Chức năng công việc có thể được cô lập ở chỗ bạn không có cơ hội kết nối rộng rãi với công ty. Duy trì một trọng tâm chiến lược có thể khó hơn.

Cơ cấu tổ chức dự án

Các nhóm chuyên dụng được tập hợp lại để làm việc trên các dự án trong cơ cấu tổ chức dự án. Người quản lý dự án có thể có trách nhiệm quản lý dòng cho các thành viên trong nhóm dự án. Ví dụ về điều này sẽ bao gồm các công trình xây dựng lớn, nhưng cũng có các sáng kiến ​​của công ty đòi hỏi một đội ngũ chuyên dụng. Người quản lý dự án có thẩm quyền cuối cùng, báo cáo cho nhà tài trợ dự án và ban dự án. Các cá nhân làm việc nhóm trực tiếp cho người quản lý dự án.

Ưu điểm

Lợi thế rõ ràng của cấu trúc dự án là bạn có nhiều quyền kiểm soát nhóm hơn, nhưng cũng có những lợi thế khác.

• Các đội có thể có một ý thức mạnh mẽ về bản sắc. Đó là cấu trúc dễ nhất để tạo ra văn hóa nhóm mạnh mẽ.
• Toàn bộ nhóm tập trung vào các mục tiêu của nhóm, vì vậy xung đột về lòng trung thành tồn tại với công việc hàng ngày cho những người làm việc trong dự án. Công việc hàng ngày của họ là dự án.
• Tài nguyên được dành riêng cho dự án, vì vậy, nó dễ dàng hơn nhiều để sắp xếp công việc. Bạn có thể biết khi nào các thành viên trong nhóm có mặt và ở đó, không có rủi ro rằng họ sẽ bị loại bỏ trong thời gian ngắn để làm việc như thường lệ cho một người quản lý khác.

• Các dự án chạy trong cấu trúc này là môi trường tuyệt vời để cải thiện kỹ năng quản lý dự án của bạn cũng như các kỹ năng lãnh đạo kỹ thuật hơn.

Nhược điểm

Cấu trúc dự án là dễ làm việc nhất nhưng vẫn có một số nhược điểm.

• Có một nhóm dành riêng cho một dự án là một cam kết đắt tiền. Nó có xu hướng là một lựa chọn chỉ trên các dự án lớn.
• Nếu bạn loại bỏ mọi người khỏi các công việc chức năng của họ, họ có thể thấy khó quay trở lại, đặc biệt nếu dự án dài. Công việc dự án đang trải dài và trở lại với những gì bạn đã làm trước đó sau một thời gian làm việc trong môi trường đa ngành trong một dự án mới, đầy thách thức không phải là một triển vọng hấp dẫn đối với nhiều người. Quản lý quá trình chuyển đổi của nhóm khi bạn đóng một dự án càng trở nên quan trọng hơn.

• Đôi khi đóng một dự án có thể có nghĩa là mất việc nếu doanh nghiệp đã chuyển sang và một vai trò khác không có sẵn cho bạn.
• Theo bản chất của họ, các nhóm chuyên dụng hút tài nguyên để làm việc chỉ trên một điều. Họ có thể giới hạn số lượng dự án mà công ty có thể thực hiện bất cứ lúc nào, đặc biệt khi các dự án khác nhau yêu cầu các kỹ năng giống nhau.
• Các nhà quản lý dự án trong loại cấu trúc này cũng thực hiện quản lý dòng cho các nhóm của họ, điều đó có nghĩa là dành thời gian và nỗ lực cho các nhiệm vụ nguồn nhân lực mà bạn sẽ không phải làm trong các cấu trúc khác. Nếu bạn thích yếu tố này khi làm việc với mọi người, yếu tố này có thể là một lợi thế.

Cơ cấu tổ chức ma trận

Tùy chọn thứ ba là một cấu trúc ma trận. Tài nguyên được chia sẻ trên cả công việc thông thường và công việc dự án. Điều này có thể có nghĩa là có hai người quản lý hoặc chịu trách nhiệm "chấm chấm" đối với người quản lý dự án cũng như người quản lý nhóm. Cấu trúc dòng quản lý chức năng thường được đặt ở vị trí đầu tiên và người quản lý dự án lấy đường chấm chấm.

Cấu trúc này phân chia quyền lực và quyền hạn giữa người quản lý nhóm chức năng hoặc bộ phận và người quản lý dự án. Bạn cần phải sử dụng các kỹ năng đàm phán của mình để phát huy hết khả năng của họ.

Ưu điểm

Các cấu trúc ma trận rất phổ biến vì chúng cho phép các nhà quản lý đưa ra các lựa chọn linh hoạt với cách mọi người dành thời gian của họ. Bạn có thể sẽ làm việc trong một môi trường ma trận tại một số điểm trong sự nghiệp của bạn. Ưu điểm của cấu trúc này như sau:

• Tài nguyên được sử dụng hiệu quả và có thể di chuyển giữa các dự án khi cần thiết.
• Bạn có thể làm việc trên nhiều thứ khác nhau, đôi khi song song với nhau mặc dù điểm này cũng có thể được coi là một bất lợi.
• Các nhóm và cá nhân có thể rất nhanh nhạy. Nếu một dự án mới xuất hiện phải được ưu tiên, thì nó đủ dễ xoay vòng và đột nhiên tập trung vào thứ khác. Bạn có thể làm điều đó một cách dễ dàng trong một cấu trúc dự án, mất nhiều thời gian hơn để giải tán và tập hợp lại.
• Cấu trúc yêu cầu tất cả mọi người sử dụng cùng một vòng đời và phương pháp quản lý dự án, vì vậy việc di chuyển giữa các dự án là dễ dàng. Mọi người có thể tham gia một nhóm dự án với yêu cầu đưa lên tàu tương đối ít khi thuật ngữ và quy trình là phổ biến.

Nhược điểm

Như với tất cả các thiết lập, cái này cũng có những cạm bẫy của nó. Mặc dù nó là một cấu trúc phổ biến, không có nhiều nơi làm việc hiện đại đã phá vỡ các vấn đề quá tải. Cung cấp cho cá nhân quá nhiều việc phải làm có thể dễ dàng nếu bạn không có hệ thống để quản lý và giám sát toàn bộ khối lượng công việc của họ. Những nhược điểm khác như sau:

• Xung đột giữa các dự án là phổ biến vì bạn có thể đang đấu tranh cho cùng một tài nguyên như một dự án khác.
• Dự án khác có thể đã bao vây các nguồn lực tốt nhất, những người thích hợp nhất với các kỹ năng phù hợp, hoặc người quản lý trực tiếp của họ có thể không sẵn sàng cho công việc dự án.
• Có thể có một số xung đột giữa các nhiệm vụ thông thường và công việc dự án cho các cá nhân, đặc biệt là khi cả hai nhà quản lý đều dành cho họ những ưu tiên khác nhau.
• Tài nguyên có thể có mâu thuẫn về con đường phát triển mà họ đi cho sự nghiệp tương lai. Mặc dù bạn có thể biết rằng bạn muốn ở lại quản lý dự án, bạn có thể có tùy chọn tiến tới vai trò chức năng cao cấp hơn hoặc vai trò định hướng dự án hơn. Nhưng có nhiều lựa chọn nghề nghiệp là một điều tốt, ngay cả khi nó đưa ra những quyết định khó khăn.

Một cấu trúc tổ chức hoạt động hoàn hảo cho tất cả các công việc như thường lệ không phải lúc nào cũng làm việc cho các dự án và bạn phải quản lý trong môi trường mà bạn làm việc. Có được một số kinh nghiệm trong mỗi cấu trúc này là một ý tưởng tốt để bạn có thể trải nghiệm chúng trực tiếp. Nó sẽ giúp bạn quyết định môi trường nào phù hợp với bạn nhất và phù hợp với kỹ năng và sở thích của bạn. Sau đó, bạn có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt nếu bạn có cơ hội quyết định môi trường làm việc trong tương lai.

Hiểu những ưu và nhược điểm của từng cấu trúc tổ chức dự án sẽ cho bạn cơ hội tìm ra nơi tốt nhất để dành thời gian và tầm ảnh hưởng của bạn để tận dụng tối đa nhóm của bạn và giúp dự án của bạn kết thúc thành công.