Khi nào bạn có thể thanh toán hợp pháp một khoản tiền miễn cho nhân viên?

Để bạn phân loại một nhân viên là người được miễn lương, nghĩa là được miễn các quy tắc của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng, bao gồm cả việc làm thêm giờ, bạn phải đáp ứng nhiều điều kiện. Các nhiệm vụ thực tế mà một nhân viên thực hiện phải thuộc một trong các loại miễn trừ, chẳng hạn như bán hàng bên ngoài, quản lý hoặc miễn trừ quản trị.

Nhưng, một mô tả công việc phù hợp không phải là điều duy nhất cần thiết để nhân viên được miễn các khoản thanh toán ngoài giờ: nhân viên phải nhận được cùng một mức lương mỗi kỳ thanh toán.

Điều này có nghĩa là cho dù một nhân viên làm việc năm giờ hay 55 giờ trong một tuần, thì mức lương là như nhau. Người quản lý không thể khấu trừ tiền lương từ một nhân viên được miễn thuế khi cô ấy ăn trưa dài hoặc đi làm muộn.

Tuy nhiên, nhân viên không được hưởng thêm một xu nào trong tiền lương khi đặt trong một tuần 80 giờ để đáp ứng thời hạn. (Tuy nhiên, các công ty chắc chắn có thể cho nhân viên tiền thưởng, và trong các tình huống liên quan đến thời hạn gần hoặc chọn sự chậm chạp cho nhân viên rời đi, tiền thưởng và sự công nhận khác được khuyến khích.)

Quy tắc này là khó khăn và nhanh chóng. Khi bạn bắt đầu khấu trừ từ tiền lương của nhân viên được miễn, bạn vừa khiến cô ấy không được miễn. Bây giờ cô ấy đủ điều kiện để trả tiền làm thêm giờ đi lùi và về phía trước. Đây không phải là một lỗi bạn muốn làm.

Nhưng, bạn có bao giờ có thể khấu trừ tiền lương từ tiền lương của nhân viên được miễn không? Một vài lần tồn tại.Dưới đây là năm lần khi bạn có thể khấu trừ tiền lương từ tiền lương của nhân viên được miễn thuế.

1. Tuần đầu tiên và cuối cùng

Bạn chỉ phải trả lương cho nhân viên cho những ngày làm việc vào tuần đầu tiên và tuần trước của họ. Nếu thời gian thanh toán của bạn chạy vào Thứ Hai-Chủ Nhật, với hai ngày cuối tuần và nhân viên của bạn bắt đầu vào Thứ Tư, bạn chỉ phải trả tiền cho cô ấy vào Thứ Tư, Thứ Năm và Thứ Sáu. Tương tự như vậy, nếu ngày làm việc cuối cùng của cô ấy là Thứ Tư, bạn chỉ phải trả tiền cho Thứ Hai, Thứ Ba và Thứ Tư.

Mặt khác, nếu một nhân viên làm việc một tuần, vì bất kỳ lý do gì, bạn vẫn phải trả tiền cho cả tuần, trừ khi nó đủ điều kiện theo một khoản khấu trừ được phép khác (xem bốn phần tiếp theo bên dưới).

2. Các khoản khấu trừ theo lệnh của Tòa án

Đây không phải là những khoản khấu trừ thực tế mà nhân viên vẫn kiếm được cùng số tiền; chỉ là tiền lương của cô ấy nhỏ hơn. Nếu cô ấy theo lệnh của tòa án về hỗ trợ nuôi con, tiền cấp dưỡng hoặc trả nợ, bạn có thể (và phải) khấu trừ những gì luật pháp yêu cầu và đưa số tiền đó cho bất cứ nơi nào tòa án chỉ đạo.

Thông thường, với các khoản khấu trừ theo lệnh của tòa án, nhân viên không hài lòng về những gì bạn đang làm với họ. Hãy chắc chắn rằng bạn nói rõ với nhân viên của mình rằng bạn chỉ tuân thủ luật pháp và phải làm theo những gì tòa án đã ra lệnh. Hãy nhớ rằng, bạn không thực sự trả lương cho cô ấy; bạn chỉ cần trả một số hóa đơn của cô ấy tự động.

3. Nghỉ cả ngày (Nghỉ phép)

Nếu nhân viên của bạn đã sử dụng hết thời gian nghỉ phép của cô ấy và muốn nghỉ một ngày, cô ấy có thể nghỉ ngày. Bạn sẽ không cần phải trả tiền cho cô ấy cho ngày hôm đó nếu thời gian nghỉ là ngày nghỉ không liên quan đến bệnh tật. Nó tương đương với một ngày nghỉ, không phải là một ngày ốm.

Đương nhiên, việc bạn có cho phép ngày nghỉ không lương này hay không là tùy thuộc vào bạn. Nếu bạn cho phép ngày không được trả lương (hoặc ngày), hãy nhắc nhở nhân viên của bạn rằng họ sẽ không làm bất kỳ công việc nào vào những ngày nghỉ đó. Làm nhiều như 15 phút làm việc có thể kích hoạt quy tắc chạm vào tường. Bởi vì nhân viên được miễn được trả lương như nhau, bất kể số giờ họ làm việc, làm 15 phút làm việc có nghĩa là họ được trả tiền cho cả ngày.

Nếu bạn không tin tưởng rằng nhân viên của bạn sẽ không trả lời email, nhận cuộc gọi điện thoại hoặc thực hiện một vài phút làm việc trong dự án đó vào tuần tới, hãy giữ máy tính xách tay của cô ấy trong văn phòng và tắt email trong thời gian đó.

4. Nghỉ cả ngày (Khác)

Theo Bộ Lao động, Tiền lương và Giờ của Hoa Kỳ, bạn chỉ có thể khấu trừ cả ngày nghỉ vì những lý do khác ngoài bệnh tật nếu bạn không chỉ có một kế hoạch, chính sách hoặc thực hành cung cấp tiền lương bị mất do bệnh tật; để bù đắp số tiền nhân viên nhận được dưới dạng bồi thẩm đoàn hoặc phí làm chứng, hoặc trả lương cho quân đội; đối với các hình phạt áp đặt trong đức tin tốt cho các vi phạm các quy tắc an toàn có ý nghĩa quan trọng; hoặc đối với việc đình chỉ kỷ luật không được trả tiền trong một hoặc nhiều ngày được áp đặt với mục đích tốt cho các vi phạm quy tắc nơi làm việc.

Nói cách khác, bạn không thể quyết định nhanh chóng trả lương cho nhân viên được miễn khi bạn đình chỉ một nhân viên vì vi phạm quy tắc.

Bạn cần phải có một kế hoạch phù hợp với các điều kiện mà bạn sẽ không trả cho nhân viên được miễn thuế. Mặt khác, đó là một khoản khấu trừ bất hợp pháp nếu bạn trả lương cho nhân viên được miễn và nhân viên đó đã làm việc trong suốt một tuần, bạn vừa bị mất quyền miễn trừ.

5. FMLA

Nếu bạn có một nhân viên nghỉ việc vài tuần trên FMLA, thì rõ ràng là bạn không phải trả cho nhân viên được miễn trong thời gian đó. Cô ấy đã đi cả ngày, và đó là một phần của kế hoạch trung thực. Nhưng những gì về FMLA không liên tục?

Đó là khi một nhân viên được chấp thuận nghỉ vài giờ để giải quyết các vấn đề y tế, cho dù đó là vấn đề của chính họ hay của một thành viên gia đình có trình độ. Đạo luật nghỉ phép y tế gia đình đặc biệt cho phép bạn khấu trừ tiền lương nhân viên được miễn khi họ sử dụng FMLA.

Vì vậy, nếu nhân viên của bạn cần nghỉ hai buổi chiều một tuần để lọc máu, bạn không phải trả tiền cho họ cho thời gian đó.

Tuy nhiên, đây là một cảnh báo về khoản khấu trừ này. Bởi vì nhân viên được miễn được trả tiền cho công việc chứ không phải theo giờ, nếu nhân viên của bạn vẫn làm việc đủ 40 giờ và bạn sẽ khấu trừ một nửa ngày lương mỗi tuần khi cô ấy đến cuộc hẹn y tế của mình, bạn có quyền về mặt pháp lý, nhưng về mặt đạo đức và sai về mặt đạo đức.

Nguyên tắc chung về việc bỏ tiền lương của nhân viên

Theo nguyên tắc chung, chỉ cần nhớ không khấu trừ bất cứ điều gì từ tiền lương của nhân viên được miễn. Nếu nhân viên nghỉ vài giờ vào giữa ngày, đến muộn hoặc về sớm, bạn có thể khấu trừ từ ngân hàng PTO của họ, nhưng hãy thận trọng khi bạn làm việc này. Nếu nhân viên là một nhân viên giỏi hoàn thành công việc của cô ấy, đừng trừng phạt cô ấy vì hiệu quả mà cô ấy sử dụng thời gian của mình.

Nếu bạn quyết định rằng bạn muốn có khả năng khấu trừ thanh toán cho thời gian nghỉ như vậy, hãy nhớ rằng luôn luôn hợp pháp để trả cho mọi người theo giờ. Tuy nhiên, nếu bạn đi theo con đường đó, nhân viên của bạn hiện đủ điều kiện thanh toán ngoài giờ, bất kể cô ấy có đáp ứng các tiêu chuẩn khác để được miễn hay không. Vì vậy, mong muốn của bạn để tiết kiệm một vài đô la vì cô ấy ăn trưa lâu sẽ bị vượt qua bởi số tiền làm thêm giờ rất lớn mà cô ấy sẽ nhận được trong mùa bận rộn.

Điều quan trọng nhất cần nhớ là nhân viên được miễn được thuê để thực hiện công việc chứ không phải làm việc theo giờ cụ thể. Đối xử với họ như những chuyên gia có trách nhiệm và cơ hội là, mọi thứ thậm chí sẽ kết thúc.

------------

Suzanne Lucas là một nhà báo tự do chuyên về Nhân sự. Tác phẩm của Suzanne đã được giới thiệu trên các ấn phẩm ghi chú bao gồm Forbes, CBS, Business Inside r và Yahoo.