Làm thế nào để trở thành một thư ký tố tụng

Thư ký tố tụng cung cấp hỗ trợ cho luật sư tranh tụng và trợ lý trong các vụ kiện nộp tại tòa án địa phương, tiểu bang và liên bang và tòa án hành chính.

Thư ký tố tụng được tuyển dụng trong các công ty luật thuộc mọi quy mô. Một số thư ký cung cấp hỗ trợ hành chính hoàn toàn. Tuy nhiên, thư ký trong nhiều công ty thực hiện vai trò lai, hoạt động như cả thư ký và kiện tụng.

Dưới đây là một số chức năng phổ biến nhất của một thư ký tranh tụng trong suốt vòng đời tố tụng. Vai trò thư ký khác nhau tùy thuộc vào công ty, loại thực hành tố tụng và quy mô của nhân viên.

Sàng lọc trường hợp

Trong các công ty nguyên đơn, bước đầu tiên của một vụ án là sàng lọc vụ án cho công đức. Liệu khách hàng tiềm năng có một nguyên nhân của hành động? Có bất kỳ xung đột tồn tại? Thư ký có thể giúp chuẩn bị các mẫu sàng lọc trường hợp và lên lịch các cuộc họp ban đầu giữa luật sư và khách hàng tiềm năng. Trong một số trường hợp, thư ký sẽ hoàn thành sàng lọc ban đầu bằng cách đặt câu hỏi cho khách hàng tiềm năng qua điện thoại. Nếu khách hàng được ký, thư ký sẽ thiết lập một hồ sơ vụ án mới và chuyển tiếp hợp đồng lưu giữ và các tài liệu khác cho khách hàng.

Cuộc điều tra

Trong nhiều trường hợp, các bên tiến hành điều tra trước khi khởi kiện. Cuộc điều tra này có thể liên quan đến việc định vị và phỏng vấn các nhân chứng, kiểm tra nơi xảy ra tai nạn và thu thập tài liệu và bằng chứng khác. Thư ký tranh tụng có thể hỗ trợ trong quá trình bằng cách lên lịch các cuộc họp và hội nghị qua điện thoại thay cho luật sư, tạo danh sách nhân chứng, tổ chức bằng chứng và các tài liệu khác và tạo ra một hệ thống nộp đơn đáng tin cậy cho cả tài liệu giấy và điện tử.

Lời biện hộ

Nếu một vụ kiện được đệ trình, thư ký sẽ chuẩn bị những lời bào chữa trong một chương trình xử lý văn bản. Các lời bào chữa có thể bao gồm giấy triệu tập, khiếu nại, bản khai, yêu cầu nhập học và chuyển động. Thư ký kiện tụng thường sẽ tạo ra các ràng buộc khẩn khoản tổ chức và lập chỉ mục tất cả các lời biện hộ cho một trường hợp cụ thể. Thư ký có thể nộp các tài liệu này cho tòa án, trực tiếp hoặc điện tử, mặc dù nhiệm vụ này thường được thực hiện bởi một người đưa thư hoặc người đưa tin của tòa án.

Khám phá

Khám phá là giai đoạn dài nhất của quá trình kiện tụng. Trong quá trình khám phá, thư ký kiện tụng có thể thực hiện tất cả hoặc một số nhiệm vụ sau:

• Chuẩn bị tài liệu khám phá trong một hệ thống xử lý văn bản, bao gồm các cuộc thẩm vấn và yêu cầu sản xuất
• Gõ, gửi và theo dõi trát
• Lập kế hoạch lắng đọng với nhiều bên, bao gồm luật sư, khách hàng, luật sư phản đối và phóng viên tòa án
• Lên lịch kiểm tra y tế độc lập và các cuộc hẹn khác theo yêu cầu của Quy tắc tố tụng dân sự
• Tạo chất kết dính khám phá; lập chỉ mục và nộp tài liệu khám phá
• Tổ chức và nộp hồ sơ vụ án
• Lập lịch kiểm tra trang web

• Định vị và giao tiếp với các chuyên gia; tổ chức và nộp báo cáo chuyên gia

Thử nghiệm trước

Sau khi ngày thử nghiệm được thiết lập, thư ký sẽ giúp nhóm pháp lý chuẩn bị xét xử. Vai trò thư ký có thể bao gồm:

• Gõ và định dạng các tài liệu trước khi dùng thử bao gồm chuyển động, tóm tắt, trát đòi hầu tòa và danh sách nhân chứng
• Tập hợp và tổ chức triển lãm
• Tạo, tổ chức và / hoặc lập chỉ mục các chất kết dính dùng thử
• Giúp tổ chức các thử nghiệm giả
• Theo dõi thời hạn và gửi lời nhắc đến nhóm pháp lý
• Kiểm tra trích dẫn và hiệu đính tóm tắt và các tài liệu pháp lý
• Đảm bảo rằng các tài liệu được định dạng đúng theo các quy tắc của tòa án
• Nhân chứng phối hợp

Thử nghiệm

Thư ký tranh tụng thực hiện vai trò hỗ trợ quan trọng trong phiên tòa. Nhiệm vụ của anh ấy hoặc cô ấy có thể bao gồm:

• Chuẩn bị, đánh máy và định dạng tài liệu dùng thử
• Phối hợp chuẩn bị các biểu đồ, đồ thị và hình ảnh phòng xử án khác
• Lập lịch trình chuyển phát nhanh, phóng viên tòa án, và nhân chứng chuyên gia
• Tổ chức, nộp và quản lý tài liệu, triển lãm và chất kết dính thử nghiệm
• Phối hợp sắp xếp chuyến đi cho luật sư, nhân chứng, khách hàng và những người khác

Nhiệm vụ hành chính khác

Đối với những người làm việc ở phía quốc phòng, thư ký kiện tụng sẽ nhập vào luật sư về thời gian và trợ lý luật sư thời gian dành cho mỗi trường hợp vào hệ thống thanh toán và thời gian của công ty. Người đó cũng sẽ gửi hóa đơn định kỳ cho khách hàng và theo dõi các khoản thanh toán trễ. Các nhiệm vụ chung khác được thực hiện bởi thư ký tranh tụng bao gồm:

• Tạo thông tin bằng cách sao chép, định dạng, nhập, lấy, sao chép và truyền văn bản, dữ liệu và đồ họa
• Thời hạn theo dõi trường hợp
• Tương ứng với khách hàng, nhân chứng và tư vấn đối lập
• Trả lời điện thoại
• Tạo bảng tính để theo dõi chi phí, triển lãm và thông tin khác
• Phiên âm chính tả
• Duy trì hệ thống docket
• Định tuyến thư, báo cáo và tài liệu pháp lý
• Tổ chức hội nghị khách hàng và các cuộc họp luật sư
• Chuẩn bị báo cáo chi phí
• Duy trì lịch luật sư bằng cách lập kế hoạch và lên lịch các hội nghị, hội nghị truyền hình, ký gửi và du lịch

• Đặt hàng nhà cung cấp

Thư ký tố tụng giáo dục

Nhiều thư ký kiện tụng hoàn thành một chứng chỉ hoặc chương trình cấp bằng tại một trường thương mại hoặc cao đẳng cộng đồng. Tuy nhiên, các thư ký có bằng đại học bốn năm có nhiều cơ hội thăng tiến nhất trong một công ty luật. Đào tạo tố tụng thường xảy ra trong công việc. Thư ký kiện tụng có kinh nghiệm thường chuyển sang các vai trò khác trong công ty, bao gồm cả vị trí quản lý văn phòng và trợ lý văn phòng.

Kỹ năng và kiến ​​thức của Bộ trưởng Tố tụng

Thư ký tố tụng phải có nhiều kỹ năng giao tiếp, công nghệ và văn phòng cũng như kiến ​​thức về thủ tục và pháp lý. Kỹ năng và kiến ​​thức cần có bao gồm:

• Thành thạo xử lý văn bản, bảng tính, trình bày và thời gian và phần mềm thanh toán; làm quen với bộ Microsoft Office
• Thành thạo thiết bị phiên mã
• Kỹ năng viết và lời nói tuyệt vời
• Kiến thức về tài liệu tố tụng tại tòa án địa phương, tiểu bang và liên bang
• Thành thạo các cơ sở dữ liệu tài liệu như Ringtail, Summation và Concordance
• Kinh nghiệm nộp đơn điện tử
• Kiến thức về thủ tục văn phòng và thuật ngữ pháp lý
• Kỹ năng đánh máy mạnh
• Kỹ năng tổ chức vững chắc và kỹ năng đa tác vụ
• Khả năng tương tác chuyên nghiệp với tất cả các cấp nhân sự