Kỹ năng quản lý cơ bản cho người mới bắt đầu

Cấp độ 1 của Kim tự tháp kỹ năng quản lý cho thấy các kỹ năng cơ bản mà bất kỳ người quản lý mới bắt đầu nào cũng phải thành thạo. Nó là nền tảng của kim tự tháp kỹ năng quản lý, cho thấy các kỹ năng mà người quản lý phải thành thạo để thành công và cho thấy các kỹ năng quản lý này xây dựng lẫn nhau hướng tới thành công như thế nào.

Kỹ năng quản lý cơ bản

Có bốn kỹ năng quản lý cơ bản mà bất cứ ai cũng phải thành thạo để có bất kỳ thành công nào trong công việc quản lý. Bốn kỹ năng cơ bản này làlập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát và được thảo luận riêng chi tiết dưới đây.

Kế hoạch

Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong bất kỳ nhiệm vụ quản lý nào. Đây cũng là bước thường bị bỏ qua hoặc cố tình bỏ qua. Mặc dù số lượng lập kế hoạch và chi tiết cần thiết sẽ thay đổi theo từng nhiệm vụ, để bỏ qua nhiệm vụ này là mời thảm họa chắc chắn trừ sự may mắn mù quáng. Đó là những gì mang đến cho chúng ta câu ngạn ngữ về kế hoạch 6 P (hoặc 7 P tùy thuộc vào cách bạn đếm).

Mặc dù hầu hết mọi người liên kết kế hoạch nhiệm kỳ với kế hoạch kinh doanh chung, nhưng cũng có các cấp lập kế hoạch khác nhau:

• Lập kế hoạch chiến lược
• Kế hoạch chiến thuật
• Kế hoạch hoạt động

Và có nhiều loại kế hoạch khác nhau:

• Kế hoạch thiên tai
• Kế hoạch thành công
• Kế hoạch khủng hoảng
• Kế hoạch bồi thường

Tổ chức

Người quản lý phải có khả năng tổ chức các nhóm, nhiệm vụ và dự án để hoàn thành công việc của nhóm theo cách hiệu quả và hiệu quả nhất. Là người quản lý ban đầu, bạn có thể tổ chức một nhóm làm việc nhỏ hoặc nhóm dự án. Những kỹ năng tương tự sẽ được yêu cầu sau này trong sự nghiệp của bạn khi bạn phải tổ chức một bộ phận hoặc một bộ phận mới của công ty.

Rõ ràng, có rất nhiều sự chồng chéo giữa việc lập kế hoạch công việc và tổ chức nó. Khi lập kế hoạch tập trung vào những gì cần phải làm, tổ chức hoạt động nhiều hơn và tập trung hơn vào cách làm cho công việc được thực hiện tốt nhất.

Khi bạn tổ chức công việc, bạn cần phải:

• xác định vai trò cần thiết
• phân công nhiệm vụ cho các vai trò
• xác định nguồn lực tốt nhất (con người hoặc thiết bị) cho vai trò
• có được các nguồn lực và phân bổ chúng cho các vai trò
• giao tài nguyên cho các vai trò và ủy quyền và trách nhiệm cho họ.

Cho dù bạn đã được chỉ định một nhóm nhỏ hoặc một dự án để quản lý, người quản lý bắt đầu cũng phải có khả năng tổ chức các văn phòng và hệ thống dữ liệu.

Bạn có thể không thể di chuyển mọi người xung quanh để tập hợp nhóm của bạn lại với nhau, nhưng bạn nên xem xét nó. Mặt khác, bạn có thể cần di chuyển nhiều người vào một không gian nhỏ và bạn sẽ phải sắp xếp mọi thứ để nhóm có thể làm việc hiệu quả trong không gian đó. Sau này trong sự nghiệp của bạn, bạn có thể cần phải tổ chức một văn phòng để chứa các nhóm từ một số phòng ban khác nhau và nhu cầu cụ thể của họ.

Bạn cũng sẽ cần có khả năng tổ chức tất cả các hệ thống sẽ xử lý dữ liệu mà nhóm của bạn cần thu thập hoặc phân phối. Những ngày này, đó có lẽ là hệ thống máy tính. Bạn phải quyết định xem, ví dụ, bạn cần thiết lập các trang web được chia sẻ trên mạng nội bộ của công ty hay chỉ là một thư mục được chia sẻ trên máy chủ tệp. Làm thế nào bạn sẽ tổ chức các hệ thống để mọi người cần thông tin đều có quyền truy cập vào nó (và nó không có sẵn cho những người không nên xem nó, như đối thủ của bạn)? Nếu nhóm của bạn cần hoặc sản xuất một thứ gì đó ngoài thông tin, bạn phải tổ chức để nhóm của bạn có được thứ họ cần, khi họ cần và có thể cung cấp cho người khác những gì nhóm của bạn tạo ra vào đúng thời điểm.

Đừng quên tự tổ chức. Chúng tôi sẽ nghiên cứu vấn đề này ở cấp độ cao hơn trong Cấp độ 3 của Kim tự tháp kỹ năng quản lý, nhưng ngay cả khi là người quản lý ban đầu, bạn phải có khả năng tự tổ chức, thời gian và không gian của mình để bạn có thể hiệu quả nhất.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng, hiếm khi đủ để tổ chức mọi thứ một lần. Với những thay đổi liên tục về tài nguyên, mục tiêu và các yếu tố bên ngoài, bạn thường sẽ cần phải sắp xếp lại để điều chỉnh cho chúng.

Thẳng thắn

Chỉ đạo là bước hành động. Bạn đã lên kế hoạch và tổ chức công việc. Bây giờ bạn phải chỉ đạo nhóm của bạn để hoàn thành công việc. Bắt đầu bằng cách đảm bảo mục tiêu rõ ràng cho mọi người trong nhóm. Có phải tất cả họ đều biết mục tiêu là gì? Có phải tất cả họ đều biết vai trò của họ là gì trong việc đưa đội bóng đến mục tiêu? Họ có mọi thứ họ cần (tài nguyên, quyền hạn, thời gian, v.v.) để làm phần của họ không?

Kéo, đừng đẩy

Bạn sẽ hiệu quả hơn trong việc hướng đội bóng về phía mục tiêu của mình nếu bạn kéo (dẫn dắt họ) thay vì đẩy (ngồi lại và ra lệnh). Bạn muốn thúc đẩy những người trong nhóm của bạn và hỗ trợ và truyền cảm hứng cho họ hướng tới mục tiêu của nhóm.

Điều khiển

Một số nhà văn cố gắng "làm mềm" kỹ năng này bằng cách gọi nó là "phối hợp" hoặc các thuật ngữ tương tự.Tôi thích thuật ngữ mạnh hơn, kiểm soát vì điều cần thiết là người quản lý có thể kiểm soát các hoạt động của nhóm.

Trong các bước trên, bạn đã lên kế hoạch cho công việc, sắp xếp các nguồn lực để thực hiện nó một cách hiệu quả nhất và chỉ đạo nhóm bắt đầu công việc. Trong bước kiểm soát, bạn giám sát công việc đang được thực hiện. Bạn so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch. Bạn xác minh rằng tổ chức đang hoạt động như bạn đã thiết kế.

Nếu mọi thứ đều ổn, bạn không cần phải làm gì ngoài việc theo dõi. Tuy nhiên, điều đó hiếm khi xảy ra. Ai đó bị bệnh, việc sắp xếp cơ sở dữ liệu mất nhiều thời gian hơn mỗi lần lặp so với dự kiến, một đối thủ cạnh tranh chính giảm giá, hỏa hoạn phá hủy tòa nhà bên cạnh và bạn phải sơ tán trong vài ngày hoặc một số yếu tố khác ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn. Bước kiểm soát bây giờ ra lệnh rằng bạn phải hành động để giảm thiểu tác động và đưa mọi thứ trở lại mục tiêu mong muốn càng nhanh càng tốt.

Thông thường điều này có nghĩa là quay trở lại giai đoạn lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch. Đôi khi nó có thể yêu cầu một sự thay đổi trong tổ chức. và bạn sẽ phải định hướng lại mọi người về những mục tiêu mới và truyền cảm hứng cho họ. Sau đó, tất nhiên, bạn kiểm soát kế hoạch mới và điều chỉnh nếu cần. Chu kỳ này tiếp tục cho đến khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.

Công cụ kiểm soát người quản lý

Trong bước kiểm soát, bạn đặt tiêu chuẩn cho hiệu suất và chất lượng và sau đó bạn giám sát để đảm bảo chúng được đáp ứng. Có rất nhiều công cụ có sẵn cho bạn cũng như có những thứ bạn cần theo dõi.

• Công cụ lập lịch - một số công cụ phần mềm cho phép bạn nhập lịch biểu của mình và sau đó cập nhật tiến độ thường xuyên. Chương trình sẽ nêu bật những thay đổi trong lịch trình để bạn có thể xác định hành động khắc phục cần thực hiện.
• Kiểm soát tài chính - là người quản lý, bạn thường sẽ có ngân sách. Các báo cáo từ Sở Tài chính sẽ cho bạn biết cách chi tiêu của bạn (cho người dân và các tài nguyên khác) phù hợp với kế hoạch.
• Kiểm soát mọi người - bạn phải đảm bảo tất cả những người trong nhóm của bạn đang hoạt động theo kế hoạch. Nếu họ không, bạn cần tìm và khắc phục nguyên nhân. Họ không hiểu mục tiêu? Họ không có một số tài nguyên hoặc kỹ năng họ cần? Là nhiệm vụ quá lớn đối với họ và cần phải được sửa đổi hoặc gán cho một tài nguyên khác? Công việc của bạn với tư cách là người quản lý có nghĩa là cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn phản hồi về cách hiệu suất của họ đáp ứng kế hoạch. Khi không, bạn cần phải có hành động khắc phục.