Chi phí đi lại mà chủ lao động sẽ trả là gì?

Chi phí đi lại là những khoản chi mà nhân viên thực hiện khi đi công tác. Kinh doanh của công ty có thể bao gồm các hội nghị, triển lãm, các cuộc họp kinh doanh, các cuộc họp của khách hàng và khách hàng, hội chợ việc làm, các buổi đào tạo và các cuộc gọi bán hàng chẳng hạn.

Các chi phí có thể bao gồm tiền ăn ở, bồi hoàn số dặm xe cá nhân, các chuyến bay, vận chuyển trên mặt đất, tiền boa cho chuông, bữa ăn, tiền cho người phục vụ, dịch vụ phòng và các chi phí phát sinh khác mà nhân viên có thể gặp phải khi đi trên đường.

Các chi phí mà một tổ chức sẽ hoàn trả được tìm thấy trong chính sách du lịch kinh doanh của công ty. Làm quen với chính sách của công ty bạn vì các chi phí, khác nhau như giặt khô và là thành viên phòng tập thể dục, có thể được chi trả cho nhân viên trong các chuyến đi dài ngoài chi phí đi lại, nhà ở và bữa ăn dự kiến.

Chi phí đi lại cho nhân viên trong các nhiệm vụ dài hạn

Khi sử dụng các cơ sở nhà ở dài hạn cho nhân viên đi du lịch, nhiều người sử dụng lao động cũng cung cấp cơ hội cho gia đình của nhân viên đến thăm khi nhân viên đang đi công tác rộng rãi cho chủ nhân của họ. Khi một nhân viên được chỉ định đến một địa điểm công ty khác trên cơ sở tạm thời, người sử dụng lao động đôi khi sẽ trả tiền cho gia đình của nhân viên đến thăm theo khoảng thời gian quy định.

Nhà tuyển dụng tìm cách cung cấp các lựa chọn về giá trị cho những nhân viên xa nhà và gia đình trong thời gian dài. Bạn cần tận dụng mọi đặc quyền du lịch mà chủ nhân của bạn cung cấp để xây dựng tinh thần và sự cống hiến của nhân viên.

Giải trí của khách hàng tại các hội nghị, trong các cuộc gọi bán hàng và các chuyến thăm tại chỗ là một chi phí hoàn trả khác, nhưng hãy biết chính sách của công ty bạn để bạn không vượt quá giới hạn về chi phí giải trí.

Biết cũng chính sách của công ty bạn trên việc trao tín dặm bay. Nó thay đổi. Một số công ty cho phép nhân viên để tích luỹ dặm bay du lịch mà họ sau đó có thể sử dụng cho việc đi lại của gia đình cá nhân. Những người khác tích luỹ một ngân hàng dặm du lịch mà họ sử dụng để trang trải thêm du lịch kinh doanh của nhân viên. Một lần nữa, biết chính sách của công ty bạn là rất quan trọng.

Làm thế nào để sử dụng lao động trả cho chi phí đi lại của nhân viên?

Thông thường, các tổ chức trả chi phí đi lại của nhân viên theo ba cách này.

Thẻ tín dụng công ty

Thẻ tín dụng được cấp cho những nhân viên phải thường xuyên đi công tác. Nhân viên có thể tính hầu hết các chi phí họ phải trả cho một chuyến công tác vào thẻ tín dụng của công ty. Để hoàn trả các sự cố như tiền boa và thức ăn nhanh, nhân viên sẽ cần điền vào báo cáo chi phí khi họ trở về từ chuyến đi.

Thẻ tính phí thuận tiện cho nhân viên vì họ không phải đưa ra tiền mặt để thanh toán chi phí kinh doanh trước khi hoàn trả. Tuy nhiên, trở nên am hiểu về các chính sách của công ty bạn; bạn vẫn có thể cần phải nhận biên lai và các tài liệu hỗ trợ khác ngay cả khi bạn tính các chi phí này vào thẻ tín dụng.

Tiền mặt

Các tổ chức không có thẻ tín dụng của công ty nhân viên yêu cầu nhân viên điền vào báo cáo hoàn trả chi phí cho mỗi chi tiêu trong khi nhân viên đang trên đường. Họ thường yêu cầu biên lai và một số mức độ biện minh cho từng chi phí.

Chỉ hiếm khi một tổ chức yêu cầu nhân viên trả tiền cho các mặt hàng vé lớn như vé máy bay và tìm cách hoàn tiền sau này. Một đơn đặt hàng của công ty hoặc thẻ tín dụng của công ty sẽ trả cho các chi phí lớn ở phía trước. Nhưng nhân viên thường được yêu cầu trả tiền mặt cho các chi phí đi lại hàng ngày mà sau đó được hoàn trả.

Mỗi diem

Một diem là một khoản trợ cấp hàng ngày của một số tiền nhất định mà một nhân viên được cung cấp để trang trải tất cả các chi phí. Nhân viên có trách nhiệm đưa ra các lựa chọn chi phí du lịch hợp lý trong các thông số về số tiền mà họ được phân bổ hàng ngày.

Một số công ty trả tiền trực tiếp cho vận chuyển và nhà ở nhưng cung cấp cho nhân viên đi du lịch một diem cho tất cả các chi phí khác bao gồm bữa ăn và vận chuyển mặt đất. Nhân viên đã được biết là thiếu chi phí để giữ tiền mặt thêm từ mỗi diem. Các công ty thường cho phép điều này.

Kiến thức về chính sách chi phí đi lại của chủ lao động là trách nhiệm của nhân viên

Nhân viên đi công tác được khuyến cáo nên cập nhật các chính sách du lịch của công ty và chi phí được hoàn trả. Các chi phí nằm ngoài các chính sách thường không được hoàn trả hoặc chi trả.

Biên lai được yêu cầu bởi hầu hết các công ty ngoại trừ những người trả một diem. Công ty của bạn cũng có thể có một hình thức mà họ mong đợi nhân viên sử dụng để chuyển chi phí đi lại.

Để luôn đứng đầu trong các chi phí được hoàn trả, nhân viên thường được đưa ra thời hạn mà họ cần phải nộp báo cáo chi phí và chuyển các biên lai áp dụng. Bộ phận tài chính sẽ có hướng dẫn giúp nó duy trì hiện tại.

Nếu bạn có câu hỏi về những gì cấu thành chi phí đi lại phù hợp trong tổ chức của bạn, hãy kiểm tra với người quản lý và Nhân sự của bạn. Bạn không muốn tiêu tiền và nhận được một bất ngờ sau đó.

Liên quan nhiều hơn đến chi phí đi lại và kinh doanh của nhân viên

• 10 mẹo để giảm chi phí đi công tác
• Nhân viên có nên chia sẻ phòng?