Làm thế nào để giải quyết một lá thư kinh doanh hoặc chuyên nghiệp

Trong thời đại nhắn tin và nhắn tin trực tiếp này, đôi khi thật khó để nhớ mọi thứ bạn đã học ở trường về việc viết thư chính thức. Bạn có thể đi nhiều năm trong sự nghiệp mà không phải viết nhiều hơn một email có vẻ chuyên nghiệp, nhưng đó là một kỹ năng quan trọng khi bạn săn việc, kết nối mạng nghề nghiệp hoặc gửi thư từ liên quan đến kinh doanh khác.

Tuy nhiên, khi nói đến tìm kiếm việc làm, bạn cần phải rút ra tất cả các điểm dừng. Bình thường sẽ không làm gì khi bạn đang cố gắng gây ấn tượng với một người quản lý tuyển dụng và nổi bật so với đối thủ cạnh tranh của bạn. Sử dụng đúng cách để giải quyết một bức thư kinh doanh hoặc chuyên nghiệp là điều cần thiết cho các giao tiếp kinh doanh và liên quan đến nghề nghiệp của bạn.

Khi bạn giải quyết các chữ cái của mình đúng cách, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc bắt đầu tương tác sai, trước khi người nhận thậm chí có cơ hội đọc tin nhắn của bạn.

Trước hết, hãy biết rằng khi bạn viết thư hoặc gửi email cho mục đích công việc hoặc kinh doanh, điều quan trọng là phải giải quyết chính thức cá nhân mà bạn đang viết, trừ khi bạn biết họ rất rõ.

Nếu bạn không chắc chắn liệu bạn nên sử dụng một dạng địa chỉ chính thức hay thông thường (tên đầu tiên), hãy nhầm lẫn về mặt an toàn và sử dụng chỉ định chính thức.

Làm thế nào để giải quyết một lá thư chính thức: Ông, Tiến sĩ, Bà, hoặc Bà

Tiêu đề thích hợp để sử dụng khi viết thư cho một người đàn ông là Ông Đối với một người phụ nữ, hãy sử dụng Bà, ngay cả khi bạn biết tình trạng hôn nhân của người nhận.

Bà chuyên nghiệp hơn Hoa hậu hoặc Bà Đối với bác sĩ y khoa hoặc người có bằng tiến sĩ, hãy sử dụng Tiến sĩ làm tiêu đề. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Giáo sư trực tiếp nếu bạn đang viết thư cho một giảng viên đại học hoặc cao đẳng.

Nếu bạn không biết danh tính giới tính của người bạn đang giải quyết, hãy sử dụng lời chào trung lập về giới tính và chỉ cần bao gồm tên và họ của họ, ví dụ: "Tristan Dolan thân mến."

Khá nhiều lời chào thư thích hợp cho thư tín liên quan đến kinh doanh và việc làm. Ví dụ:

Ví dụ thư chào

• Thưa ông Smith
• Kính gửi ông Jones
• Kính gửi bà Markham
• Kính gửi Kiley Doe
• Kính gửi bác sĩ Haven
• Thưa giáo sư Jones

Thực hiện theo lời chào bằng dấu hai chấm hoặc dấu phẩy, ngắt dòng và sau đó bắt đầu đoạn đầu tiên của bức thư của bạn. Ví dụ:

Thưa ông Smith:

Đoạn đầu của bức thư.

Tìm người liên hệ

Bạn không nhất thiết phải biết tên của người bạn đang giải quyết - nhưng điều đó không gây hại gì, đặc biệt nếu bạn đang cố gắng ghi điểm cho một cuộc phỏng vấn xin việc. Thông thường, các nhà tuyển dụng không cung cấp tên liên hệ trong một công việc, đặc biệt là trên các trang tìm kiếm việc làm lớn.

Tuy nhiên, nó đáng để cố gắng tìm người liên lạc, tuy nhiên, vì dành thời gian để khám phá tên người đó sẽ thể hiện sáng kiến ​​cá nhân. Nó cũng cho thấy một sự chú ý đến chi tiết sẽ nói tốt cho bạn khi hồ sơ của bạn đang được xem xét.

Cách tốt nhất để tìm tên của một liên hệ tại công ty là hỏi. Nếu bạn đang kết nối một vị trí, điều này khá dễ dàng - chỉ cần ghi chú để hỏi bạn bè hoặc đồng nghiệp của bạn về tên và địa chỉ email của người tốt nhất để nói chuyện về vị trí đó. Chặn rằng, hãy gọi số chính của công ty và hỏi nhân viên tiếp tân về tên và thông tin liên lạc của người quản lý nhân sự (HR) phụ trách việc thuê (hoặc người đứng đầu bộ phận tương tự, v.v.).

Nếu cả hai phương pháp này đều không hoạt động, bạn thường có thể khám phá thông tin bạn đang tìm kiếm bằng cách thực hiện một chút điều tra trên internet. Bắt đầu với trang web của công ty và tìm kiếm nhân viên được liệt kê. Bạn sẽ thường thấy một liên hệ nhân sự trên trang nhân sự hoặc thư mục công ty.

Nếu điều đó không mang lại kết quả, đã đến lúc truy cập LinkedIn và thực hiện tìm kiếm nâng cao cho các chức danh và tên công ty. Trong quá trình này, bạn thậm chí có thể tìm thấy một kết nối khác với người bạn đang tìm kiếm. Điều đó không bao giờ là một điều xấu khi bạn đang cố gắng để con người nhìn vào sơ yếu lý lịch của bạn.

Thư mẫu với người liên hệ (Phiên bản văn bản)

Tên họ

Địa chỉ của bạn

Thành phố của bạn, mã bưu điện nhà nước

Số điện thoại của bạn

Email của bạn

Ngày

Tên Liên lạc

Chức vụ

Tên công ty

Địa chỉ nhà

Thành phố, mã bưu điện nhà nước

Kính gửi ông / bà. Họ

Tôi viết về sự kiện kết nối sự nghiệp sinh viên sắp tới của trường đại học. Tôi quan tâm đến việc đặt một gian hàng bởi vì chúng tôi đang tìm cách thuê hai nhà thiết kế mới.

Tên của công ty chúng tôi là Blue Fox Design, và tôi muốn kết nối với một số sinh viên thiết kế và nghệ thuật của bạn, những người sẽ tốt nghiệp trong năm nay. Chúng tôi tập trung vào thiết kế và trang trí nội thất nhà hiện đại.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn có phòng tại sự kiện của bạn. Bạn có thể gửi email cho tôi tại [email protected] hoặc gọi điện thoại di động của tôi theo số 555-555-5555.

Trân trọng, Chữ ký viết tay (đối với một bản sao cứng)

Tên bạn đã nhập

Khi bạn không có người liên hệ

Nếu bạn không có người liên hệ tại công ty, hãy bỏ qua lời chào từ thư xin việc của bạn và bắt đầu với đoạn đầu tiên hoặc sử dụng lời chào chung. Ví dụ:

• Mà nó có thể quan tâm
• Kính gửi người quản lý tuyển dụng
• Kính gửi Giám đốc nhân sự
• Kính gửi ông hoặc bà (Hãy cẩn thận về việc sử dụng cái này, nó có thể bị lỗi thời)

Thực hiện theo lời chào chung với dấu hai chấm, giống như thế này:

Kính gửi người quản lý tuyển dụng:

Đoạn đầu của bức thư.

Thư mẫu không có người liên hệ (Phiên bản văn bản)

Tên họ

Địa chỉ của bạn

Thành phố của bạn, mã bưu điện nhà nước

Số điện thoại của bạn

Email của bạn

Ngày

Kính gửi người quản lý tuyển dụng:

Tôi viết thư để hỏi về khả năng của bất kỳ cơ hội việc làm nào tại Nhà xuất bản Woodlynn. Cụ thể, tôi đã tìm kiếm một vị trí trợ lý hành chính. Tôi có sáu năm kinh nghiệm làm trợ lý hành chính tại Wedgewood Realty ở North Grove, nhưng tôi sẽ chuyển đến khu vực của bạn vào tháng tới để tôi tìm kiếm một vị trí mới.

Nếu bạn có bất kỳ cơ hội có sẵn, xin vui lòng cho tôi biết. Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch của tôi để bạn xem xét. Người quản lý hiện tại của tôi, John Anderson và hai đồng nghiệp của tôi rất sẵn lòng cung cấp tài liệu tham khảo để chứng thực bằng cấp của tôi.

Bạn có thể liên hệ với tôi tại [email protected] hoặc qua điện thoại theo số 555-555-5555. Tôi mong muốn được nghe từ bạn.

Trân trọng, Chữ ký viết tay (đối với một bản sao cứng)

Tên bạn đã nhập

Địa chỉ phong bì

Sử dụng một phong bì có kích thước doanh nghiệp (số 10) cho tất cả các thư từ được gửi qua thư, gấp thư của bạn thành ba phần.

• Địa chỉ trả lại của bạn (Tên, địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang và mã zip) nên ở phía trên bên trái của phong bì, với tem bên phải.
• Đảm bảo rằng tên và địa chỉ của người nhận (người liên hệ, công ty, địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang và mã zip) được tập trung vào phong bì.

Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp

Giải quyết đúng một thư kinh doanh hoặc chuyên nghiệp không phải là một kỹ năng mà bạn sẽ chỉ cần khi bạn tìm kiếm việc làm. Khi bạn đã có việc làm, bạn sẽ thấy rằng sẽ có lúc bạn cần viết thư yêu cầu địa chỉ chính thức và lời chào.