Chuỗi chỉ huy - Định nghĩa và thách thức

Bạn có muốn biết thêm về chuỗi lệnh? Chuỗi chỉ huy mô tả cách thức mà các tổ chức, bao gồm quân đội, tổ chức tôn giáo, tập đoàn, tổ chức chính phủ và trường đại học, theo truyền thống cấu trúc các mối quan hệ báo cáo của họ.

Mối quan hệ báo cáo đề cập đến một cấu trúc tổ chức, trong đó mỗi nhân viên được đặt ở đâu đó trên sơ đồ tổ chức. Các nhân viên báo cáo cho nhân viên được liệt kê ở trên họ trên sơ đồ tổ chức.

Khi mỗi nhân viên báo cáo cho một nhân viên khác, các quyết định và liên lạc được kiểm soát chặt chẽ và chảy xuống chuỗi lệnh thông qua tổ chức. Đây là một cấu trúc truyền thống có chủ ý cho chuỗi chỉ huy trong các tổ chức muốn kiểm soát chặt chẽ việc phổ biến thông tin và phân bổ quyền lực và kiểm soát.

Trong chuỗi chỉ huy truyền thống, nếu bạn nhìn vào các mối quan hệ được trình bày bằng hình ảnh trên sơ đồ tổ chức, Chủ tịch hoặc Giám đốc điều hành là nhân viên hàng đầu trong chuỗi chỉ huy. Nhân viên báo cáo trực tiếp của anh ấy hoặc cô ấy chiếm dòng thứ hai của biểu đồ.

Nhân viên báo cáo trực tiếp của họ được hiển thị trên dòng thứ ba và tiếp tục thông qua các mối quan hệ báo cáo trong một tổ chức. Ở mỗi cấp của tổ chức chuyển xuống chuỗi chỉ huy, sức mạnh để đưa ra quyết định có ý nghĩa bị giảm đi.

Phương pháp phân cấp này để tổ chức luồng thông tin, ra quyết định, quyền lực và thẩm quyền, giả định rằng mỗi cấp của tổ chức phụ thuộc vào cấp độ mà nó báo cáo.

Thuật ngữ giống như một cấp dưới để chỉ các nhân viên báo cáo và cấp trên để chỉ các nhân viên mà người khác báo cáo, chẳng hạn như các nhà quản lý, là một phần của ngôn ngữ và tư duy phân cấp truyền thống. Chúng ngày càng không được sử dụng như là một sự di chuyển đến nơi làm việc bình đẳng hơn là tiêu chuẩn. Các tổ chức lớn hơn có xu hướng sử dụng thuật ngữ này.

Chỉ huy và kiểm soát là nội tại trong chuỗi chỉ huy trong các tổ chức. Chuỗi công việc của bạn càng được đặt lên, bạn càng có nhiều quyền lực, quyền hạn và thường là trách nhiệm và trách nhiệm.

Các cấu trúc phân cấp truyền thống có các ưu điểm và nhược điểm về cách chúng hoạt động trong các tổ chức.

Các khía cạnh tích cực của chuỗi chỉ huy

• Mối quan hệ báo cáo rõ ràng tồn tại với các nhân viên được chỉ định, người chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin, cung cấp phương hướng và ủy quyền và trách nhiệm.
• Mỗi nhân viên có một ông chủ, do đó giảm bớt vấn đề của nhiều chủ và hướng xung đột trong chuỗi lệnh có thể được tìm thấy trong một tổ chức ma trận nơi nhân viên có thể báo cáo cho nhiều ông chủ.
• Trách nhiệm và trách nhiệm được phân công rõ ràng và mỗi người quản lý có trách nhiệm giám sát đối với một nhóm nhân viên thực hiện một chức năng.

• Nhân viên không bối rối về việc ai sẽ tìm đến các nguồn lực, hỗ trợ và phản hồi.
• Một sự đơn giản và bảo mật nhất định tồn tại khi bạn tổ chức mọi người và các mối quan hệ trong một tầng có cấu trúc phân cấp, không có giới hạn, có kiểm soát.
• Chuỗi lệnh truyền đạt tới khách hàng và nhà cung cấp mà nhân viên chịu trách nhiệm về những quyết định trong tương tác của họ. Các chức danh công việc, xác định từng cấp của tổ chức, tiếp tục truyền đạt thẩm quyền và trách nhiệm cho các bên liên quan của tổ chức và người ngoài. Ví dụ, các bên liên quan bên ngoài biết chức danh phó chủ tịch truyền tải bao nhiêu quyền lực.

Những thách thức của Chuỗi tổ chức chỉ huy

• Chuỗi tư duy chỉ huy bắt nguồn từ thời đại công nghiệp khi công việc liên quan đến nhiều hoạt động vẹt hơn, ít thông tin hơn và các tùy chọn liên lạc bị hạn chế, việc ra quyết định và quyền hạn rõ ràng được đặt vào tay một vài cá nhân ở hoặc gần đầu bảng xếp hạng tổ chức.
• Các tổ chức ngày nay trải qua rất nhiều lựa chọn giao tiếp, các công việc dựa trên thông tin và thách thức trí tuệ hơn và nhu cầu ra quyết định nhanh hơn. Chuỗi lệnh, theo nhiều cách, cản trở các lựa chọn và nhu cầu tổ chức mới này.

• Khi thông tin có sẵn ở khắp mọi nơi, một trật tự phân cấp đảm bảo việc truyền đạt các quyết định và thông tin cần thiết cho các cấp nhân viên khác nhau là không cần thiết để phổ biến thông tin.
• Nhu cầu linh hoạt và quyết định nhanh hơn trong môi trường làm việc nhanh nhẹn đòi hỏi nhân viên phải giao tiếp trực tiếp với tất cả các cấp trong tổ chức. Chờ đợi vài ngày để sếp có mặt là không thể chấp nhận được nếu nhu cầu của khách hàng không được đáp ứng hoặc công việc của nhân viên bị chậm lại. Nhân viên có thể nói chuyện với sếp của sếp hoặc chủ tịch hoặc tự mình đưa ra quyết định.

• Nếu mong muốn là phát triển những nhân viên có thể đáp ứng ngay nhu cầu của khách hàng, bởi vì khách hàng đòi hỏi sự trực tiếp trong thế giới phát triển nhanh này, nhân viên phải có thể lấy thông tin ngay lập tức và đưa ra quyết định mà không cần giám sát để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
• Các công việc không còn được xác định một cách cứng nhắc và kỳ vọng hiện tại thúc đẩy việc trao quyền cho nhân viên, quyền tự chủ và quyền ra quyết định gần với nơi cần có quyết định.

Trật tự phân cấp vẫn có thể tồn tại để dễ tổ chức và báo cáo các mối quan hệ như được quy định trong một chuỗi lệnh trên sơ đồ tổ chức. Nhưng, các dòng và độ cứng trước đây bị mờ.

Trước đây, nếu một nhân viên lách luật với sếp của mình để nói chuyện với sếp của sếp, nhân viên đó đã nhận được thông tin rõ ràng rằng chuỗi lệnh được đưa ra nhằm mục đích.

Trong khi các tổ chức vẫn giữ lại một số dấu tích của nó, chuỗi lệnh khó thực thi hơn nhiều khi thông tin được lưu thông tự do và giao tiếp rất dễ dàng với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức.

Phạm vi kiểm soát của một người quản lý cá nhân đã trở nên rộng hơn với nhiều nhân viên báo cáo hơn so với trước đây.

Sự thay đổi này buộc người quản lý phải cho phép tự chủ hơn. Công nghệ đã làm mờ hệ thống phân cấp hơn nữa vì thông tin luôn có sẵn cho bất kỳ nhân viên nào. Nhiều tổ chức đang trải nghiệm giá trị của việc ra quyết định phi tập trung.

Vị trí quyền lực

Trong khái niệm chuỗi chỉ huy, quyền lực vị trí vẫn đóng vai trò trong các tổ chức. Đó là một sản phẩm sinh học của tổ chức phân cấp truyền thống. Ví dụ, một giám sát viên bộ phận chất lượng tại một công ty sản xuất nhỏ được yêu cầu trở thành giám đốc chất lượng trong công ty của cô. Lý do được tuyên bố của cô cho sự thay đổi trong tiêu đề là, nếu cô là một đạo diễn, mọi người sẽ phải lắng nghe cô và làm những gì cô muốn.

Đây là một giám sát viên trẻ, người vẫn đang học cách hoàn thành công việc thông qua người khác, nhưng nhận thức của cô rằng một tiêu đề lớn hơn sẽ giải quyết vấn đề của cô là rắc rối.

Trong một ví dụ khác, một nhân viên mới được yêu cầu gửi một ghi chú với một câu hỏi và thời hạn đến Giám đốc - người quản lý cấp VP trong tổ chức của cô. Yêu cầu này đã gây ra một giờ làm việc trong một ghi chú đơn giản bởi vì nó sẽ dành cho những người quan trọng nhất, quan trọng nhất trong công ty.

Khoa học quản lý hiện đại đang khám phá các lựa chọn khác để cung cấp dịch vụ khách hàng và tổ chức trong thế giới mới dũng cảm này. Nhưng, trong khi đó, ngay cả những tổ chức nhỏ nhất cũng rơi vào chuỗi chỉ huy truyền thống, mô hình phân cấp của tổ chức.

Tương lai mang đến hy vọng cho các cấu trúc tổ chức sáng tạo, mô phỏng tốt hơn nhu cầu của nhân viên, tổ chức và thị trường. Sự gia tăng phổ biến của telework và nhân viên từ xa, một mong muốn cụ thể đối với nhân viên ngàn năm, càng làm tăng thêm nhu cầu về cấu trúc quản lý tốt hơn. Rốt cuộc, những nhân viên này đang làm việc mà bạn không thể thấy họ làm.

Nhưng, tư duy phân cấp, một chuỗi mệnh lệnh và quyền lực cho vị trí và chức danh vẫn tồn tại.

Ngoài ra, bạn sẽ thấy chuỗi thuật ngữ lệnh được gọi trong các tổ chức là thứ bậc, trật tự, và sức mạnh vị trí.

Liên quan nhiều hơn đến các tiêu đề công việc và biểu đồ tổ chức

• Phó chủ tịch: Chức danh và trách nhiệm