Bạn đã có tôi tại Hello: Nghi thức điện thoại phù hợp

Sự thật là, trong khi đó không phải là khoa học tên lửa, thì nghi thức điện thoại phù hợp trong môi trường làm việc liên quan nhiều hơn một chút so với khả năng nói lời chào. Vì nó có thể là điểm liên lạc ban đầu của bạn với khách hàng, khách hàng hoặc thậm chí là chủ nhân của bạn, đó là cơ hội để bạn tạo ấn tượng tốt đầu tiên, hoặc là một người nghèo. Dưới đây là một số mẹo bạn nên làm theo khi sử dụng điện thoại tại nơi làm việc:

Nuốt đầu tiên

Nói cách khác, miệng của bạn không được sử dụng khi gọi điện hoặc trả lời điện thoại. Bạn muốn có thể nói rõ ràng và điều đó là không thể nếu bạn đang nhai hoặc nuốt.

Tên và thứ hạng Xin vui lòng

Khi bạn nhận được một cuộc gọi tại nơi làm việc, bạn nên xác định chính mình và công ty và bộ phận của bạn nếu có. Nếu người gọi đã được chuyển đến bạn từ đường dây chính của công ty, bạn chỉ có thể nêu tên và bộ phận của mình. Người ban đầu trả lời cuộc gọi rất có thể đã đưa ra tên công ty. Khi bạn là người gọi, hãy xác định chính mình theo cách tương tự trước khi yêu cầu người bạn đang cố gắng tiếp cận.

Cách cư xử

Luôn luôn lịch sự bất kể ai ở đầu dây bên kia. Cho dù bạn đang nói chuyện với một nhân viên tiếp tân hoặc chủ tịch công ty không bao giờ quên nói xin vui lòng và cảm ơn bạn. Bên cạnh thực tế là mọi người đều xứng đáng được tôn trọng, người trả lời cuộc gọi của bạn có thể đảm bảo rằng nó được xử lý một cách thích hợp.

Tiêu điểm

Mặc dù tất cả chúng ta đều thích đa nhiệm (hoặc cố gắng) không kiềm chế những thứ khác trong khi bạn đang thực hiện một cuộc gọi. Bạn nên dành cho người mà bạn đang nói chuyện với sự chú ý không phân chia của bạn. Email, phương tiện truyền thông xã hội và trò chơi của bạn có thể chờ đợi.

Bây giờ hãy giữ

Trước hết, bạn nên tránh tất cả các cuộc trò chuyện khác trong khi bạn đang nói chuyện điện thoại. Thực tế đôi khi có được thông qua. Bạn có thể phải nói chuyện với ai đó đến văn phòng hoặc phòng của bạn hoặc nhận cuộc gọi khác. Xin lỗi và sau đó giới hạn cuộc trò chuyện khác của bạn chỉ trong vài giây. Don Để lại một người đang chờ đợi vô thời hạn. Nếu bạn không thể xử lý vấn đề khác một cách nhanh chóng, nhưng nó phải được xử lý ngay lập tức, thay vì giữ người mà bạn đang nói chuyện, hãy hỏi xem bạn có thể gọi lại vào thời điểm thuận tiện cho cô ấy không.

Đừng để người gọi của bạn bị lạc trong hệ thống

Có những lúc bạn sẽ không thể giúp người ở đầu dây bên kia và sẽ phải chuyển anh ta sang người có thể. Khi bạn làm thế, hãy chắc chắn rằng anh ấy biết bạn đang chuyển cuộc gọi cho ai và tại sao. Hãy cho anh ấy biết phải làm gì nếu cuộc gọi không được thực hiện hoặc nếu người bạn gửi anh ấy không đến đó hoặc không thể giúp đỡ.

Giữ tin nhắn ngắn và ngọt ngào

Khi bạn để lại tin nhắn thư thoại cho ai đó, hãy nói chậm và rõ ràng đặc biệt là khi bạn nêu tên và số điện thoại của mình. Quá nhiều người để lại tin nhắn rất dài và lan man chỉ để nhanh chóng lẩm bẩm tên và số của họ ở cuối khiến người nhận không thể trả lại cuộc gọi.

Một lần là đủ

Nếu bạn để lại một tin nhắn và người mà bạn để lại, nó sẽ không quay lại với bạn ngay lập tức có thể là vì cô ấy không thể vào lúc này. Không cần phải gọi đi gọi lại. Nếu đó là vấn đề cấp bách, bạn có thể thử gọi lại vào ngày hôm sau hoặc theo dõi email thông báo rằng bạn cũng để lại một thư thoại.

Nghe trước

Nghe toàn bộ thư thoại mà bạn đã nhận được trước khi trả lại cuộc gọi. Bạn có thể biết rằng thậm chí không cần thiết phải gọi lại (wow, thật là tiết kiệm thời gian) hoặc bạn cần phải quan tâm đến điều gì đó trước tiên. Ví dụ, người gọi có thể cần thông tin mà bạn có thể sẵn sàng khi bạn quay lại với cô ấy.