Quản lý thay đổi dự án làm việc

Các nhà quản lý dự án dành nhiều thời gian để tạo ra các kế hoạch và thiết lập các mục tiêu của nhóm. Nhà tài trợ, các bên liên quan và các nhóm sau đó dành nhiều thời gian để thực hiện các thay đổi đối với phạm vi công việc và quy trình triển khai. Có một quy trình quản lý thay đổi rõ ràng, dễ dàng tại chỗ và một cái nhìn kiên định về bức tranh lớn hơn, ngay cả khi một số chi tiết thay đổi, đi một chặng đường dài để giữ cho dự án tiến lên và cho phép bạn giữ bình tĩnh.

Chấp nhận thay đổi đó xảy ra

Thay đổi xảy ra ở hầu hết mọi điểm của vòng đời quản lý dự án. Nhận thức được rằng những thay đổi là không thể tránh khỏi - thực sự, thường có lợi - các phần của quy trình cho phép các nhà quản lý dự án tốt nhất áp dụng các cách tiếp cận nhanh hơn để lập kế hoạch và thực hiện. Có chiến lược để xử lý hiệu quả các thay đổi khi chúng xảy ra là cách nhanh nhất để mọi người chú ý đến giải thưởng, ngay cả khi đối mặt với những gì đôi khi có vẻ thay đổi liên tục theo hướng.

Một quy trình quản lý thay đổi được xác định, có cấu trúc là sổ chơi thực thi của bạn; chiến lược của bạn 'kinh thánh'. Đối với bạn, nó sẽ xác định cách tốt nhất để phản hồi như một nhà lãnh đạo đối với các đề xuất - thậm chí là yêu cầu - cho sự thay đổi trong quá trình phát triển. Nó sẽ giúp bạn điều hướng, duyên dáng và với sự đảm bảo, đôi khi là những cảnh quan hợp tác gây tranh cãi hướng tới việc đạt được các mục tiêu cuối cùng của tất cả các bên.

Quy trình quản lý thay đổi

Quy trình quản lý thay đổi trông như thế này:

• Nhận yêu cầu / yêu cầu thay đổi trong quá trình dự án
• Đánh giá yêu cầu / nhu cầu thay đổi tập trung vào ngân sách dự án liên quan đến:
• nguyên vật liệu
• bất kỳ yêu cầu giấy phép có liên quan
• người đàn ông giờ
• mất thời gian
• Chuẩn bị và trình bày cho các cổ đông dự án / liên lạc với các đề xuất của bạn về cách tiến hành liên quan đến (các) yêu cầu
• Nhận quyết định hoặc từ chối quyết định của cổ đông để tiến hành

Lần lượt, hãy nhìn vào từng bước:

Nhận yêu cầu / nhu cầu thay đổi trong quá trình thực hiện dự án

Bạn sẽ nhận được yêu cầu thay đổi dự án theo hàng trăm cách khác nhau: trong một cuộc họp, qua email, trên điện thoại, trên hành lang khi bạn vội vã rời khỏi văn phòng vào buổi tối.Lý tưởng nhất là bạn sẽ nhận được thông tin trong mẫu yêu cầu thay đổi, nhưng bạn nên biết rằng trong thực tế, nhiều bên liên quan quan trọng nghĩ rằng việc hoàn thành loại giấy tờ này là công việc quản lý dự án - và trong công ty của bạn, có thể là như vậy.

Mẫu yêu cầu thay đổi dự án (nhiều hơn trong một phút) sẽ nắm bắt chính xác và ngắn gọn tất cả các chi tiết của yêu cầu, tuy nhiên không chính thức họ sẽ đến với bạn. Khi bạn cảm thấy tất cả các chi tiết được ghi lại chính xác, hãy chạy biểu mẫu qua bộ khởi tạo để xác minh rằng tất cả các điểm đã được xử lý đầy đủ.

Hãy nhớ rằng những thay đổi cũng có thể là về việc giải quyết. Don Tiết luôn cho rằng những thay đổi sẽ liên quan đến việc đưa công việc vào. Quá trình này là như nhau bất kể bạn đang tăng hay giảm phạm vi dự án.

Thực hiện đánh giá thay đổi

Nhìn vào yêu cầu thay đổi một cách chi tiết. Bạn sẽ đánh giá tác động của:

• Lịch trình
• Tài liệu
• Công việc đã hoàn thành cho đến nay và công việc vẫn phải làm
• Ngân sách
• Biện pháp chất lượng
• Phạm vi
• Nguồn lực sẵn có

Ví dụ, một sự thay đổi phần mềm có thể được ước tính trong 5 ngày. Điều này sẽ không chỉ thêm 5 ngày vào lịch trình vì nó sẽ đẩy ra một nhiệm vụ khác và di chuyển nó trong một khung thời gian mà tài nguyên chính đang trong kỳ nghỉ. Nhiệm vụ đó cũng cần phải được di chuyển, vì vậy tổng thể thay đổi này sẽ thêm 8 ngày vào lịch trình. Nó sẽ tốn 5k đô la để làm, và 8 ngày nữa đẩy chúng tôi sang một tháng khác với hợp đồng nhà cung cấp, vì vậy cũng có chi phí để xem xét ở đó. Chất lượng vẫn giữ nguyên nhưng thay đổi phạm vi để kết hợp thay đổi mới.

Tất cả các tài liệu liên quan sẽ cần phải được cập nhật bao gồm kế hoạch dự án và hướng dẫn đào tạo, đã được bắt đầu.

Vì vậy, trong bức tranh lớn, một thay đổi 5 ngày đơn giản có hiệu ứng vang dội. Điều quan trọng là phải xem xét tất cả các yếu tố liên quan trước khi đưa ra quyết định thực hiện, vì có bức tranh đầy đủ có thể thay đổi kết quả.

Chuẩn bị và trình bày các khuyến nghị

Được trang bị với sự hiểu biết về tác động đầy đủ của thay đổi hoặc thay đổi được yêu cầu, hãy trình bày các đề xuất của bạn về khả năng tồn tại của ca.

Trong một số trường hợp, những thay đổi sẽ không được thực hiện vì lợi ích nhận được sẽ thấp hơn chi phí. Trong các trường hợp khác, đủ lợi ích có thể được tìm thấy để bù đắp chi phí thực hiện công việc bổ sung. Tuy nhiên, các trường hợp khác sẽ chứng minh những thay đổi là không thể tránh khỏi và nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, bất kể ảnh hưởng tiêu cực, xuất phát từ các vấn đề quy định hoặc tuân thủ, hoặc các vấn đề nội bộ như tái cấu trúc tổ chức.

Quyết định

Đối với những thay đổi nhỏ nằm trong giới hạn ủy quyền của bạn, quyết định chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi thuộc về bạn (với đầu vào phù hợp từ nhóm). Bất cứ điều gì lớn hơn nên được sự chấp thuận của nhà tài trợ dự án hoặc ban dự án. Các điều khoản cho những gì thuộc danh mục nói chung được đánh vần rõ ràng ngay từ đầu của bất kỳ dự án nào.

Bất kể kết quả như thế nào, điều quan trọng là giữ cho mọi người tham gia vào quá trình được thông báo. Các thành viên trong nhóm xa lánh tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình phát triển có thể phải trả giá cho tính toàn vẹn của toàn bộ dự án và bất kỳ sự hợp tác nào trong tương lai.

Thay đổi công cụ quản lý

Một số công cụ quản lý thay đổi đã được phát triển để làm cho quá trình này dễ dàng và hợp lý hơn. Trung tâm của mọi hộp công cụ quản lý thay đổi phải là:

• Danh sách kiểm tra hoặc xử lý các bên liên quan trên bản đồ thông qua các bước thích hợp để nâng cao thay đổi phạm vi dự án
• Mẫu yêu cầu thay đổi mẫu (chú thích: Nếu các dự án của bạn hoạt động trực tuyến từ quy trình làm việc tự động, thì nên đưa biểu mẫu này vào danh sách tài liệu của bạn)

Xây dựng mẫu yêu cầu thay đổi dự án

Mẫu yêu cầu thay đổi dự án nên bao gồm:

• Tên của người yêu cầu thay đổi (‘requestor Cấp).
• Một mã định danh duy nhất, như số thay đổi (bạn có thể tự thêm số này vào sau vì không chắc ai trong số những người đưa ra yêu cầu và sử dụng biểu mẫu sẽ biết phải nhập gì vào đây).
• Một mô tả về sự thay đổi được đề xuất, với càng nhiều chi tiết càng tốt.
• Thể loại của sự thay đổi. Lý tưởng nhất, người yêu cầu nên có thể chọn từ một phần được chuẩn bị trước để họ chỉ phải đánh dấu vào ô. Đây là một nơi tốt để lưu ý xem yêu cầu thay đổi có liên quan đến quy định hoặc tuân thủ nội bộ hay không - nếu thực sự là vậy, bạn có thể bỏ qua rất nhiều bước lập kế hoạch và đánh giá và chỉ cần thực hiện theo yêu cầu.
• ‘Tại sao lại có sự thay đổi. Sự biện minh cho việc thực hiện nó là gì? Tại sao người yêu cầu muốn nó?
• Tác động tiềm năng của sự thay đổi được đề xuất đối với các yếu tố khác nhau của dự án, bao gồm thời gian, chi phí, chất lượng, phạm vi. Người yêu cầu có thể không có tất cả các chi tiết vì vậy có thể yêu cầu trợ giúp của bạn điền vào những khoảng trống này thông qua bước đánh giá thay đổi. Tối thiểu bạn đang tìm kiếm tại thời điểm này là để làm rõ liệu nó có thể tăng, giảm hoặc thay đổi các tham số dự án hiện có hay không.

Các mẫu yêu cầu thay đổi nên được làm tròn với khoảng trống để biết chi tiết để bạn điền vào khi thay đổi được thảo luận thêm. Một mẫu cũng nên bao gồm không gian cho:

• Thay đổi quyết định: Chấp nhận, từ chối hoặc hoãn
• Tên của người đưa ra quyết định (hoặc nhóm) cộng với ngày quyết định được đưa ra và bất kỳ nhận xét bổ sung nào.

Thay đổi và quản lý phạm vi dự án

Quản lý phạm vi dự án là quá trình lọc và tinh chỉnh sự khác biệt giữa những gì cần thiết để thực hiện dự án thành công và những gì không. Khi nhận được yêu cầu thay đổi dự án, cần xem xét những thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến tổng thể dự án như thế nào. Quy trình quản lý thay đổi của bạn giúp bạn tinh chỉnh và xác định trong bối cảnh, tại sao một thay đổi là hoặc không thực tế hoặc cần thiết.

Hướng dẫn về Cơ quan Kiến thức Quản lý Dự án (Hướng dẫn PMBOK) - Quản lý thay đổi dự án bảo hiểm của Phiên bản Thứ năm rất đáng được đề cập bởi vì nó không trực quan như bạn nghĩ. "Hướng dẫn PMBOK" bao gồm các hướng dẫn khởi đầu tuyệt vời dưới dạng một quy trình gọi là ‘Control Scope, trong phần Quản lý phạm vi dự án. Tuy nhiên, quy trình quản lý thay đổi đối với các dự án cần được xử lý theo cách tích hợp hơn và điều đó được phản ánh trong văn bản. Người dùng "Hướng dẫn PMBOK" cũng nên tham khảo quy trình Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp vì nó nêu rõ cách mọi thứ liên kết với nhau trong bối cảnh lớn hơn.

Với mục đích trở thành PMP, điều quan trọng là phải hiểu "Hướng dẫn PMBOK" bao gồm quản lý thay đổi như thế nào vì đây sẽ là một phần trong bài kiểm tra của bạn. Nhưng hãy nhớ rằng quy trình quản lý thay đổi mà bạn thực sự sẽ sử dụng cho các dự án cần phải được tích hợp, dễ thực hiện và thực tế.

Dẫn dắt nhóm của bạn thông qua quá trình thay đổi

Nhóm dự án rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào, vì vậy sẽ giúp họ tham gia tích cực khi quản lý các thay đổi đối với quy trình.

Dưới đây là 5 cách mà bạn có thể giúp nhóm của mình nhanh chóng đạt được quy trình quản lý thay đổi dự án:

1. Hãy cởi mở về những thay đổi. Hãy để nhóm của bạn biết rằng sự thay đổi trong các dự án được mong đợi.

2. Hãy cởi mở về quy trình. Quy trình quản lý thay đổi được thảo luận ở đây không phải ai cũng tự nhiên đến với mọi người. Hầu hết các thành viên trong nhóm đã giành chiến thắng, biết những gì được mong đợi ở họ cho đến khi họ được thông báo. Thiết lập một cuộc họp ngắn để trải qua quá trình với họ và cho mỗi người biết vai trò của mình trong việc thực hiện nó.

3. Làm cho nó dễ dàng. Thay đổi dự án thường là, tốt nhất, hỗn loạn được kiểm soát. Các bước bạn thực hiện để điều hướng thành công xác định khí phách của bạn là người quản lý dự án. Nhóm của bạn có thể tìm thấy những thay đổi đáng lo ngại - đặc biệt là những quyết định lớn hoặc những quyết định đảo ngược quyết định từ lâu được cho là đã được giải quyết và những rào cản được coi là đã được giải tỏa từ lâu. Lịch trình là sai, ngân sách có thể khác nhau, các yêu cầu chắc chắn là khác nhau.

Nhóm của bạn tìm đến bạn để được hướng dẫn và ổn định. Làm cho quá trình dễ dàng nhất có thể cho họ.

4. Có mặt để giúp đỡ. Một cách làm việc mới cần có thời gian để tích hợp thành công. Nếu trước đây bạn đã quản lý thay đổi dự án theo cách không chính thức (hoặc hoàn toàn không) thì thay đổi thành quy trình chính thức có thể mất một thời gian để trở thành "cách chúng ta làm mọi thứ xung quanh đây". Hãy để nhóm biết rằng bạn đang ở đó để giúp đỡ họ nếu họ cần chạy thứ gì đó qua bạn.

5. Don Tiết sợ nói không. Không phải tất cả các thay đổi là đề xuất hợp lý. Hãy để nhóm của bạn biết rằng nếu họ cảm thấy mạnh mẽ về một thay đổi không phải là điều phù hợp với dự án tại thời điểm này thì bạn sẽ sát cánh bên họ trong cuộc trò chuyện đó với người yêu cầu thay đổi.

Không quản lý thay đổi một cách hiệu quả là chủ yếu trong số những cách mà một dự án có thể bị trật bánh hoàn toàn, vì vậy hãy coi chừng. Được trang bị thông tin và quy trình phù hợp, những thay đổi của dự án có thể được xử lý theo cách có kiểm soát, thông minh và có lợi cho tất cả những người liên quan.