Kế hoạch truyền thông lợi ích nhân viên doanh nghiệp

Theo các nghiên cứu của ADP, nhà cung cấp hàng đầu các dịch vụ quản lý nhân sự và biên chế, 80% những người ra quyết định nhân sự nghĩ rằng điều quan trọng là nhân viên phải hiểu các lựa chọn lợi ích đầy đủ của họ. Thật không may, họ ước tính rằng chỉ có khoảng 60 phần trăm nhân viên của họ làm như vậy. Điều này cho thấy sự đổ vỡ giữa kỳ vọng của các nhà lãnh đạo nhân sự và thực tế là nhiều nhân viên don lồng hiểu giá trị của các lợi ích do nhà tuyển dụng tài trợ.

Nhân viên của bạn có biết những lợi ích mà công ty bạn cung cấp không? Bạn có truyền đạt điều này cho nhân viên hiện tại hay đó là điều họ chỉ thấy trong quá trình tuyển dụng và lên tàu? Bạn có kế hoạch truyền thông lợi ích để giữ cho chúng được cập nhật để chúng không bị các đối thủ cạnh tranh thu hút?

Thay đổi nhiều loại lợi ích nhân viên

Nhà tuyển dụng dành rất nhiều thời gian và tiền bạc để đảm bảo rằng nhân viên của họ có những lợi ích tốt nhất có thể. Đó là một phần của việc đảm bảo nhân viên luôn vui vẻ và khỏe mạnh để làm việc hiệu quả trong công việc. Dựa trên nghiên cứu gần đây nhất, các tổ chức ở Hoa Kỳ chi khoảng 0,43 đô la cho mỗi đô la tiền lương chỉ vì lợi ích của nhân viên, bao gồm bảo hiểm sức khỏe, nha khoa, thị lực và bảo hiểm theo toa, bảo hiểm nhân thọ, quỹ hưu trí, lựa chọn cổ phiếu, thời gian nghỉ và nhân viên chương trình hỗ trợ.

Những con số này thậm chí không xem xét đến nhiều lợi ích và lợi ích khác mà các công ty đầu tư để làm cho nơi làm việc tốt hơn, như lên lịch linh hoạt, các chương trình giảm giá của công ty và trang phục làm việc bình thường. Và lợi ích cứ tăng lên. Trong phiên bản 20 năm đặc biệt của báo cáo nghiên cứu Quyền lợi nhân viên hàng năm, được phát hành năm 2016, Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực đã phát hành nó Báo cáo nghiên cứu lợi ích nhân viên năm 2016, lưu ý rằng, so với những năm 1990, các nhà tuyển dụng đang cung cấp gói lợi ích phong phú hơn nhiều cho người lao động hơn bao giờ hết vì kết quả của việc cố gắng tăng tỷ lệ duy trì và cải thiện nỗ lực tuyển dụng trong một thị trường cạnh tranh.

Truyền đạt lợi ích nhân viên

Vấn đề là, các công ty không làm đủ để truyền đạt giá trị của các chương trình của họ để nhân viên nhận thức được chúng, hoặc hiểu các lựa chọn của họ. Quá nhiều công ty thường giới hạn các nỗ lực giao tiếp của họ trong thời gian cụ thể, như trong khi tuyển dụng, trên tàu hoặc thời gian đăng ký mở.

Tin tốt là trong thế giới phát triển công nghệ ngày nay, có nhiều cách để truyền đạt lợi ích của nhân viên với lực lượng lao động của bạn. Điều quan trọng cần lưu ý là mỗi nhà tuyển dụng sẽ muốn đánh giá cách nhân viên muốn được thông báo và sau đó phát triển các kế hoạch để khai thác các tài nguyên này khi tạo thông tin liên lạc. Đọc để tìm hiểu một số cách khác nhau mà nhà tuyển dụng chia sẻ thông tin kế hoạch lợi ích với nhân viên.

Vật liệu in

Từ các trang in đơn đến các chiến dịch tiếp thị toàn diện, nhiều công ty chuyển sang tài liệu bằng văn bản và in để chia sẻ thông tin lợi ích nhóm nhân viên. Điều này có thể rất hiệu quả vì thông tin có thể nhanh chóng được phổ biến đến tất cả nhân viên vào bất kỳ thời điểm nào trong năm. Truyền thông tiếp thị cũng có thể được tăng cường trong thời gian cao điểm, chẳng hạn như đăng ký mở và xử lý nhân viên trên tàu. Ngoài ra, tài liệu bằng văn bản và in thông tin về lợi ích có thể được chỉnh sửa khi kế hoạch lợi ích thay đổi.

Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả các tài liệu bằng văn bản nên bao gồm quyền truy cập vào một lời giải thích chi tiết về các lợi ích được cung cấp bởi các quản trị viên kế hoạch. Tạo một bộ tài liệu lợi ích được in cho nhân viên bao gồm lịch biểu tỷ lệ và số tiền bảo hiểm và một bộ tài liệu riêng được thiết kế để cung cấp thông tin lợi ích cơ bản cho ứng viên trước khi họ được tuyển dụng. Nếu nơi làm việc của bạn đa văn hóa, bạn cũng có thể muốn tạo một bộ tài liệu được dịch sang các ngôn ngữ khác để dễ dàng truyền đạt lợi ích cho tất cả nhân viên.

Cuộc họp thông tin

Cho dù được xử lý không chính thức hoặc thông qua các phiên chính thức được hỗ trợ bởi các quản trị viên kế hoạch lợi ích của bạn, các cuộc họp lợi ích có thể là một cách hiệu quả để nhận thông tin về kế hoạch và các câu hỏi được trả lời nhanh chóng. Làm cho nó trở thành một chính sách mà tất cả các nhân viên mới có cơ hội nói chuyện với một quản trị viên kế hoạch lợi ích trước khi chọn bất kỳ lợi ích nào cho năm tới.

Quản trị viên lợi ích tại chỗ của bạn cũng có thể có sẵn để lên lịch các cuộc họp với nhân viên nếu họ có câu hỏi cụ thể về cách sử dụng lợi ích của họ. Điều này có thể đặc biệt quan trọng nếu có vấn đề khiếu nại. Trong quá trình đăng ký mở, hãy đảm bảo rằng nhóm hành chính kế hoạch của bạn cũng sẵn sàng tiến hành các cuộc đàm phán để làm nổi bật các cập nhật quan trọng cho kế hoạch lợi ích và khuyến khích nhiều nhân viên tham gia vào các dịch vụ nhóm.

Phương thức truyền thông kỹ thuật số

Bây giờ chúng ta sống trong một thế giới nơi giao tiếp kỹ thuật số đã trở thành chuẩn mực. Giao tiếp kỹ thuật số bao gồm email, tin nhắn văn bản, tin nhắn tức thời, ứng dụng di động và nhiều hơn nữa. Xem xét cách bạn có thể nhận thông tin lợi ích cho nhân viên của mình một cách thường xuyên để nhắc nhở họ về tất cả các đặc quyền mà họ có sẵn cho họ.

Ví dụ, trong phần đầu tiên của năm, nhiều nhân viên của bạn sẽ nghĩ về việc lấy lại vóc dáng, giảm cân hoặc phát triển các thói quen lành mạnh khác. Sử dụng thời gian này như một cơ hội để chia sẻ thông tin về chương trình giữ gìn sức khỏe của công ty hoặc cách công ty cam kết giúp nhân viên cai thuốc lá. Trong những tháng mùa hè, khi các hoạt động ngoài trời tăng lên và trẻ em nghỉ học, bạn có thể muốn đưa ra thông tin về việc giữ an toàn dưới ánh mặt trời và các lợi ích gia đình.

Một nguyên tắc nhỏ khi sử dụng giao tiếp kỹ thuật số là giữ cho tin nhắn ngắn gọn và chính xác.

Cổng thông tin và lợi ích doanh nghiệp

Các khảo sát của ADP chỉ ra rằng chín trong số 10 công ty lớn và bảy trong số 10 công ty cỡ trung bình có cổng thông tin lợi ích dựa trên web để lưu trữ thông tin và lợi ích của nhân viên. Đây là một cách an toàn để nhà tuyển dụng chia sẻ thông tin lợi ích quan trọng và hướng dẫn đăng ký tham gia các kế hoạch lợi ích. Các trang web lợi ích phải được mã hóa ở mức cao nhất có thể và được thiết kế với quy trình đăng nhập một lần để bảo vệ thông tin sức khỏe cá nhân và các dữ liệu khác, bị khóa sau thông tin đăng nhập của người dùng.

Tận dụng tối đa một cổng thông tin trang web để truyền thông lợi ích có thể bao gồm:

• Thiết lập một hệ thống đơn giản để truy cập cổng thông tin trực tuyến và thông qua các thiết bị di động
• Thêm nội dung có giá trị liên quan đến mục tiêu lợi ích và sức khỏe của nhân viên
• Cung cấp một số liên lạc trung tâm nơi nhân viên có thể nhận trợ giúp trực tiếp
• Chia sẻ cập nhật và kế hoạch tài liệu có thể được tải xuống theo yêu cầu
• Liên kết trang web lợi ích với mạng nội bộ của công ty
• Đảm bảo trang web tuân thủ 508 để tất cả nhân viên có quyền truy cập
• Bao gồm nội dung dễ dịch sang các ngôn ngữ khác
• Thêm bảng chú giải thuật ngữ lợi ích cơ bản và thư viện các chủ đề lợi ích

Truyền thông mạng xã hội

Mạng xã hội cũng có thể là một cách rất hiệu quả để truyền đạt lợi ích của nhân viên. Nhiều nhân viên thấy đây là một cách thân thiện để đối phó với nhân sự. Mỗi công ty nên có quyền truy cập vào trang kinh doanh của riêng mình hoặc ít nhất là tạo một trang cho mục đích truyền đạt các cập nhật quan trọng bao gồm thông tin về các kế hoạch lợi ích.

Chọn từ một trong những mạng truyền thông xã hội lớn như Facebook hoặc Twitter để cho phép số lượng chia sẻ và lựa chọn nội dung lớn nhất. Chỉ định một quản trị viên lợi ích và một thành viên của nhóm tiếp thị để làm việc cùng nhau để tạo ra các thông điệp lợi ích khuyến khích sự tham gia vào các kế hoạch nhóm. Chia sẻ các mẹo về sức khỏe và chăm sóc sức khỏe, mẹo về trách nhiệm tài chính và cập nhật các kỳ tuyển sinh. Bao gồm những câu chuyện thành công và hình ảnh của nhân viên đáp ứng mục tiêu sức khỏe của họ.

Tổng báo cáo bồi thường

Để tạo ra tác động lớn hơn khi truyền đạt lợi ích, công ty của bạn nên gửi ít nhất một tuyên bố hàng năm về tổng số tiền bồi thường cho tất cả nhân viên. Đây là một tài liệu được tổ chức theo lương, lợi ích và các đặc quyền khác mà công ty cung cấp cho nhân viên. Đó là một tài liệu bằng văn bản cho thấy màu đen và trắng mà công ty đang đầu tư vào mỗi nhân viên.

Bằng chứng là nghiên cứu, nhiều nhân viên không nhận ra nơi làm việc mang lại lợi ích gì cho họ để một tuyên bố bồi thường có thể tạo ra một cuộc đối thoại có ý nghĩa giữa bạn và nhân viên.Nếu bạn không chắc chắn cách tạo tổng số phần thưởng hoặc tuyên bố bồi thường, hãy làm việc với nhà cung cấp bên thứ ba để sắp xếp tất cả dữ liệu của bạn vào một tài liệu trung tâm. Cung cấp một bản sao thư của tổng số báo cáo bồi thường cũng như một bản sao kỹ thuật số mà bạn có thể gửi email cho nhân viên.

Thực tiễn tốt nhất bổ sung

Khi chuẩn bị vật liệu, tránh biệt ngữ. Trên thực tế, đừng cho rằng nhân viên hiểu cả thuật ngữ lợi ích cơ bản. Khi giao tiếp với nhân viên của bạn, hãy giữ mọi thứ đơn giản và theo cách mà họ có thể hiểu. Nếu có các khái niệm phức tạp cần giải thích thêm, hãy sử dụng cổng thông tin web của bạn để tạo ra một thuật ngữ thuật ngữ mà họ có thể xem xét khi cần.

Điều quan trọng là lập kế hoạch càng sớm càng tốt trước thời gian đăng ký cao điểm để tăng cơ hội mà nhân viên sẽ hiểu được lợi ích của họ. Sử dụng nhiều phương tiện khác nhau vì mỗi thế hệ và văn hóa hấp thụ thông tin khác nhau.

Tìm kiếm sự hỗ trợ từ quản trị viên kế hoạch lợi ích của bạn khi thu thập các tài liệu bổ sung, bao gồm các tài liệu tiếp thị và tài liệu tóm tắt kế hoạch. Hãy sáng tạo và giữ cho lợi ích nhân viên thân thiện. Bạn sẽ thành công hơn trong việc chuyển giá trị lợi ích cho nhân viên của mình để họ tận dụng những lợi ích của việc làm này.