3 tình huống khi giao tiếp trực tuyến là không đúng

Có rất nhiều cách chúng ta giao tiếp trực tuyến. Có email, nhắn tin văn bản hoặc nhắn tin thông qua một trong nhiều ứng dụng hiện có hỗ trợ nó. Nhưng sử dụng email hoặc nhắn tin không phải lúc nào cũng là cách hiệu quả nhất để giao tiếp.

Trong một số trường hợp nhất định, bạn nên tránh chúng. Chắc chắn, thật dễ dàng để ẩn đằng sau máy tính của bạn và nói những gì bạn muốn nói thông qua bàn phím. Nhưng đôi khi bạn cần bước ra thế giới và sử dụng giọng nói của mình.

Dưới đây là ba tình huống sẽ tốt hơn nếu bạn không nhấn gửi.

Tránh đánh gửi để giải quyết xung đột

Tất cả chúng ta đều là một phần của chuỗi email hoặc tin nhắn giữa hai bên đang cố gắng giải quyết vấn đề. Đôi khi, bạn có thể là một trong hai người tham gia chính hoặc có lẽ bạn chỉ đơn giản là một trong số nhiều người cảm thấy bị ép buộc bao gồm bạn.

Với mỗi email hoặc tin nhắn trả lời, vấn đề leo thang. Cuối cùng, những gì có lẽ là một vấn đề tương đối nhỏ đã trở thành một vấn đề lớn hơn nhiều. Điều này thường dẫn đến một cuộc gặp mặt trực tiếp giữa hai bên cũng như người giám sát hoặc người quản lý để giải quyết xung đột.

Thay vì sử dụng email hoặc nhắn tin để giải quyết xung đột, hãy gọi cho người đó hoặc lên lịch gặp mặt trực tiếp. Nếu bạn là người nhận email hoặc tin nhắn từ người khác đang cố gắng giải quyết vấn đề, hãy chống lại sự cám dỗ để trả lời qua email. Nhấc điện thoại hoặc đi vào văn phòng của người khác và nói: "Tôi đã nhận được email của bạn và nghĩ rằng sẽ tốt hơn nếu chúng tôi thảo luận trực tiếp về tình huống này trái ngược với email. Bạn có vài phút để nói chuyện không?"

Nếu email là lựa chọn duy nhất của bạn, đừng sao chép người khác vào đó. Làm như vậy leo thang vấn đề. Nếu bạn đang ở cuối nhận được một email như vậy, đừng nhấn "trả lời tất cả". Đơn giản chỉ trả lời cho cá nhân đã gửi email. Nếu bạn "trả lời tất cả", câu trả lời của bạn sẽ nói, "Tôi đánh giá cao việc bạn chú ý đến tình huống này. Tôi sẽ gọi cho bạn chỉ sau một phút để thảo luận." Điều này sẽ cảnh báo cho tất cả những người đã được sao chép rằng bạn đang quan tâm đến tình huống một đối một.

Tránh đánh gửi khi bạn buồn

Sau một tình huống khó chịu hoặc tương tác, những gì chúng ta cần là một giai đoạn hạ nhiệt. Email và nhắn tin không cho mình vay tiền này; đó là tức thời theo thiết kế. Thay vào đó, một khi bạn đã bình tĩnh lại, hãy gọi hoặc ghé thăm cá nhân để thảo luận về tình huống. Nếu bạn đang ở cuối nhận được một email khó chịu, hãy tránh sự thôi thúc trả lời. Hãy cho bản thân thời gian để bình tĩnh và sau đó gọi cho người đó và yêu cầu thảo luận trực tiếp.

Trong tương lai, hãy quyết định trước rằng bạn sẽ không bao giờ sử dụng email hoặc nhắn tin khi bạn buồn. Làm cho điều này là một hiệp ước không thể thương lượng với chính mình.

Nếu bạn cảm thấy cần phải viết một cái gì đó khi bạn buồn, hãy viết một tin nhắn. Đừng nhập nó vào email ngay cả khi bạn không có ý định gửi tin nhắn. Bạn sẽ không phải là người đầu tiên vô tình nhấn nút "gửi" thay vì nút "lưu".

Tránh đánh gửi để gửi tin xấu

Không ai thích nhận tin xấu và nhận nó qua email hoặc tin nhắn có thể thêm muối vào vết thương. Bạn đã bao giờ gửi email cho một khách hàng để nói với họ rằng đơn đặt hàng của họ đã bị trì hoãn?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào là có, hãy ngừng sử dụng email hoặc nhắn tin để truyền thông tin xấu. Sử dụng email hoặc nhắn tin để truyền đạt tin tức xấu có thể gửi tin nhắn mà bạn không quan tâm hoặc vấn đề đó không đủ quan trọng để đảm bảo sự chú ý của bạn. Khi bạn sử dụng email hoặc nhắn tin để truyền đạt tin xấu, bạn không có cách nào để đánh giá phản ứng của người đó. Nhiều khả năng, mọi người sẽ thất vọng hoặc buồn bã. Nếu bạn không truyền tải tin tức trực tiếp, cảm giác thất vọng của họ có thể leo thang và tạo ra một tình huống thậm chí còn tồi tệ hơn.

Cuối cùng, khi bạn sử dụng email hoặc nhắn tin trong kịch bản này, bạn có vẻ hèn nhát. Khách hàng, đồng nghiệp, sếp và bạn bè đánh giá cao những người có can đảm truyền thông tin xấu trong người.

Nếu bạn không chắc chắn liệu tin nhắn của mình có đủ điều kiện là tin xấu để tự hỏi mình không, "Tôi có muốn nhận email hoặc tin nhắn với loại tin tức này hay tôi muốn thông báo trực tiếp hơn?". Sau đó hành động phù hợp.

Mặc dù không có nghi ngờ rằng email hoặc nhắn tin là một phương tiện liên lạc nhanh chóng và hiệu quả, nhưng nó không phải lúc nào cũng là một phương thức thích hợp. Thực hiện theo các hướng dẫn ở trên và tránh sử dụng email hoặc tin nhắn khi không phù hợp để làm như vậy.