Những cách để làm phiền các bên liên quan trong dự án của bạn

Là người quản lý dự án, một phần công việc của bạn là đảm bảo rằng các bên liên quan - đó là nhóm dự án của bạn và các khách hàng và nhà cung cấp chính - có được những gì họ cần từ dự án. Các bên liên quan của bạn nên là nhà vô địch quan trọng của bạn. Họ nên hỗ trợ bạn, giúp bạn đạt được các mục tiêu của dự án và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều theo cùng một hướng.

Nhưng nó rất dễ làm phiền họ. Và khi điều đó xảy ra, họ có thể biến thành những người không muốn làm gì với dự án của bạn nữa. Đó là một rủi ro lớn cho người quản lý dự án bởi vì bạn cần sự giúp đỡ và hỗ trợ của họ để thành công. Không có đầu vào của họ, bạn có thể không thể cung cấp dự án của bạn. Dưới đây là những cách để làm phiền các bên liên quan dự án của bạn và những gì bạn nên làm thay thế.

Không giao tiếp

Truyền thông nên có khoảng 80% những gì bạn làm với tư cách là người quản lý dự án. Khi bạn không nói với nhóm, nhà cung cấp hoặc khách hàng của bạn những gì đang diễn ra, thì họ sẽ nhanh chóng cảm thấy khó chịu. Tồi tệ hơn, họ có xu hướng lấp đầy những khoảng trống với lời giải thích của họ về những gì xảy ra, điều này có lẽ không chính xác và có thể gây tổn hại đến uy tín của dự án.

Thay vào đó, tập hợp các báo cáo dự án rõ ràng. Gặp gỡ họ riêng lẻ và theo nhóm và thông báo cho họ ở mọi bước trên đường đi. Kết hợp một kế hoạch truyền thông dự án và thực hiện phân tích các bên liên quan để bạn có thể tìm ra ai cần nghe những gì và khi nào họ cần nghe.

Không hỏi ý kiến ​​của họ

Truyền thông là một chuyện, nhưng đó có xu hướng là về cập nhật trạng thái và theo dõi dự án. Bạn cần phải làm nhiều hơn thế để thu hút họ vào dự án. Điều này có thể gây khó chịu cho mọi người khi họ là chuyên gia về chủ đề trong một lĩnh vực cụ thể và bạn không yêu cầu đầu vào của họ về điều gì đó mà họ có trình độ cao để nhận xét. Các nhà quản lý dự án có thể rơi vào cái bẫy tin rằng họ cần phải làm mọi thứ và tự mình đưa ra mọi quyết định, nhưng đó hoàn toàn không phải là trường hợp.

Thay vào đó, hãy hỏi ý kiến ​​của họ về cách xử lý các vấn đề của dự án khi chúng phát sinh. Hãy xem xét quan điểm của họ. Bạn không cần phải làm những gì họ đề xuất, nhưng nó giúp xây dựng mối quan hệ nếu bạn lắng nghe. Bạn có thể làm điều này thông qua các cuộc họp dự án và sẵn sàng lắng nghe khi họ đến với bạn với các đề xuất. Nếu nhóm của bạn, hãy đảm bảo rằng họ có cơ hội đầy đủ để đưa ra quan điểm của họ.

Tin vào trình độ của bạn mang lại cho bạn siêu năng lực

Trở thành một PMP® không giúp bạn trở thành người quản lý dự án tốt nhất thế giới (mặc dù điều này có thể giúp ích một chút). Giữ chứng chỉ Thực hành PRINCE2® hoặc APMP hoặc bất kỳ chỉ định quản lý dự án nào khác không khiến bạn vượt quá sự trách móc.

Nói về trình độ của bạn mọi lúc và cách các cuốn sách làm mọi thứ là một cách chắc chắn để làm phiền các bên liên quan của bạn. Họ không muốn nghe về điểm số tuyệt vời của bạn trong kỳ thi hoặc cách bạn áp dụng phương pháp luận vào dự án của họ. Trong thực tế, tất cả những gì họ muốn là dự án diễn ra tốt đẹp. Họ không quan tâm nhiều đến cách bạn đến đó, hầu hết thời gian.

Ví dụ, Don Patrick cho rằng vì bạn có trình độ chuyên môn và biết cách quản lý rủi ro, ví dụ, bạn đã thắng được một vướng mắc rủi ro dự án. Nó xảy ra tốt nhất của chúng tôi. Vì vậy, tốt hơn hết là hãy khiêm tốn và tận tâm, đưa các kỹ năng của bạn vào sử dụng tốt một cách thiết thực trong khi không tin rằng họ đặt bạn lên trên các đồng nghiệp.

Bằng cấp của bạn thay vào đó sẽ âm thầm giúp bạn tự tin làm việc hết khả năng của mình, nhưng bạn sẽ thấy rằng nhiều người làm quản lý dự án có chứng chỉ. Trên thực tế, nhiều người làm việc trong các ngành chuyên môn có chứng chỉ và đối với nhiều công ty, thông tin đăng nhập trong lĩnh vực chuyên môn của bạn, cho dù đó là kiến ​​trúc, kế toán hay quản lý dự án, chỉ đơn giản là một yếu tố vệ sinh.

Donith hy vọng các bên liên quan của bạn sẽ bị ấn tượng và don Patrick nói về họ mọi lúc. Thể hiện kỹ năng của bạn bằng cách cung cấp dự án tốt và cho thấy cách bạn áp dụng kiến ​​thức bạn đã học trong lớp.

Thay đổi thời hạn

Khi tất cả mọi người đã đăng ký các cột mốc dự án và biết những gì đang xảy ra khi tất cả bạn có thể làm việc hài hòa như một đội. Khi bạn thay đổi thời hạn và không nên nói với bất cứ ai, đó là khi mọi người bắt đầu thấy khó chịu.

Thay đổi ngày tháng có tác động rất lớn đến những người khác. Họ có thể đã đặt thời gian nghỉ xung quanh công việc quan trọng của họ trong dự án. Họ có thể đã phải lấp đầy tài nguyên trong các đội khác vì cần có ai đó trong dự án vào một thời điểm cụ thể. Nếu bạn thay đổi ngày mà không hiểu tất cả về nền tảng này, thì bạn có thể đặt dự án vào rủi ro.

Thay vào đó, nhà tài trợ dự án của bạn sẽ hiểu nếu bạn có thể đạt được các mốc đã thỏa thuận. Nhiều thứ thay đổi. Có những mục mới được thêm vào phạm vi dự án của bạn hoặc những thứ được lấy ra. Nhưng đó không phải là công việc của bạn để đồng ý thay đổi thời hạn một mình. Làm việc với nhóm dự án của bạn để hiểu tác động của thay đổi. Sau đó đề xuất một giải pháp cho nhà tài trợ dự án của bạn, giải thích lý do đằng sau việc thay đổi ngày.

Hãy chắc chắn rằng tất cả các bên liên quan đều biết về sự thay đổi và nó có thể ảnh hưởng đến công việc của họ như thế nào. Sau đó, với sự đồng ý của mọi người, hãy thay đổi và cập nhật tài liệu dự án của bạn. Bạn không bao giờ nên đơn giản thay đổi ngày mà không để phần còn lại của nhóm biết trước.

Lãng phí thời gian của họ

Các cuộc họp nên hiệu quả, được quản lý tốt và sử dụng tốt thời gian của mọi người. Nhưng đó không phải là trường hợp luôn luôn như vậy. Nhiều lần các bên liên quan phàn nàn rằng họ đã lãng phí thời gian trong các cuộc họp. Đã có một chương trình nghị sự, hoặc quyết định mà họ dự kiến ​​sẽ được đưa ra bởi vì những người sai đã ở trong phòng.

Bạn cũng có những cơ hội khác để lãng phí thời gian của họ - đó không chỉ là các cuộc họp. Don lồng làm lộn xộn hộp thư đến của họ bằng cách đặt chúng vào một bản sao của email khi họ cần. Thay vào đó, các bên liên quan trong các dự án cũng có một công việc khác để làm, vì vậy họ cần sử dụng thời gian của họ một cách khôn ngoan. Hãy chắc chắn rằng các cuộc họp của bạn có một chương trình nghị sự. Lập kế hoạch cho họ, mời đúng người và đảm bảo rằng bạn sẽ theo dõi sau đó.

Chỉ gửi email cho những người có liên quan. Nếu bạn cần cc một ai đó, hãy chắc chắn rằng họ hiểu lý do tại sao điều đó quan trọng đối với họ để nhận biết và tránh sự sợ hãi trả lời tất cả các điều xa nhất có thể. Chỉ cần ý thức về thực tế rằng những người khác đang bận rộn và dự án của bạn không phải là ưu tiên hàng đầu của họ mọi lúc (nếu đó là bất cứ lúc nào).