Trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn về việc xử lý âm lượng cuộc gọi cao

Khi bạn ứng tuyển vào vị trí hành chính hoặc văn phòng, một câu hỏi phỏng vấn xin việc thông thường sẽ là "Bạn có thoải mái khi sử dụng hệ thống điện thoại với nhiều đường dây và xử lý một khối lượng lớn các cuộc gọi điện thoại không?"

Rõ ràng, bạn muốn thể hiện rằng bạn có thể thoải mái với nhiều dòng điện thoại. Nó dễ dàng hơn nếu bạn đã xử lý số lượng cuộc gọi cao trong quá khứ, nhưng ngay cả khi bạn đã có kinh nghiệm đó, bạn vẫn có thể trả lời câu hỏi một cách tự tin.

Ví dụ về câu trả lời hay nhất

Dưới đây là các câu trả lời phỏng vấn mẫu mà bạn có thể chỉnh sửa để phù hợp với kinh nghiệm và nền tảng cá nhân của mình:

• Có, tôi cảm thấy thoải mái khi sử dụng nhiều đường dây điện thoại với số lượng cuộc gọi lớn và đã thực hiện trong quá khứ. Tôi có thể ngăn cách các cuộc trò chuyện và đối phó với khách hàng một cách hiệu quả thân thiện.
• Tôi chưa trực tiếp xử lý nhiều đường dây điện thoại, nhưng tôi hiểu tầm quan trọng của việc lịch sự và hiệu quả, và tôi là người học nhanh.
• Tôi hiểu rằng liên hệ qua điện thoại thường là tương tác đầu tiên mà khách hàng có với công ty và ấn tượng đầu tiên là vô cùng quan trọng. Điều quan trọng là phải duy trì sự thân thiện, chuyên nghiệp trên điện thoại mọi lúc.

Soạn câu trả lời của bạn về hệ thống điện thoại

Bắt đầu bằng cách kiểm tra mô tả công việc của vị trí bạn đã ứng tuyển và phù hợp với trình độ của bạn với công việc. Là có thể bàn giao âm lượng lớn gọi một nếu yêu cầu? Nếu vậy, bạn có thể chắc chắn người phỏng vấn sẽ hỏi về khả năng xử lý tất cả các cuộc gọi đó của bạn. Ngay cả khi các yêu cầu không được nêu rõ khả năng xử lý một số lượng lớn các cuộc gọi điện thoại, bạn có thể đặt cược rằng dù sao nó cũng sẽ xuất hiện trong cuộc phỏng vấn.

Nhìn vào công việc hiện tại và trước đây của bạn và lập danh sách các hệ thống điện thoại bạn đã sử dụng. Cũng nghĩ về bất kỳ công việc không được trả lương hoặc tình nguyện, công việc sinh viên, và công việc đào tạo bạn đã có nơi bạn trả lời điện thoại. Bạn có thể muốn ghi chú về điện thoại cho từng mục trong sơ yếu lý lịch của bạn để giúp hướng dẫn câu trả lời phỏng vấn của bạn.

Công việc sử dụng hệ thống điện thoại nào?

Bạn có thể muốn thực hiện một nghiên cứu nhỏ trước cuộc phỏng vấn để xem hệ thống điện thoại nào được sử dụng trong văn phòng. Điều đó có thể giúp bạn chuẩn bị cho một câu trả lời cho câu hỏi. Nếu bạn thiên đường sử dụng hệ thống cụ thể đó, thực tế là bạn đã khám phá cách nó hoạt động vẫn sẽ tạo ấn tượng tốt cho người phỏng vấn.

Nhưng làm thế nào để bạn biết họ sử dụng hệ thống gì? Bạn có thể hỏi người thiết lập cuộc phỏng vấn với bạn. Bạn cũng nên lưu ý những điện thoại nào đang được sử dụng khi bạn đến phỏng vấn (nếu bạn có thể nhìn thấy chúng). Hãy chú ý đến cách điện thoại được trả lời nếu bạn thực hiện cuộc gọi để xác nhận thời gian và địa điểm phỏng vấn, điều đó sẽ cho bạn cái nhìn sâu sắc về những gì sẽ được mong đợi.

Tại đây, một danh sách các câu hỏi mà bạn có thể mong đợi được hỏi về trải nghiệm của mình với các hệ thống điện thoại:

Bạn đã sử dụng hệ thống điện thoại nào?

Có một số hệ thống và bạn có thể không nhớ những hệ thống nào bạn đã sử dụng. Bạn có thể liên hệ với chủ lao động hoặc đồng nghiệp trước đó của bạn và hỏi. Dự kiến ​​sẽ được hỏi bất kỳ câu hỏi sau đây:

• Họ là những thương hiệu nào?
• Những mẫu điện thoại bạn đã sử dụng?
• Có bao nhiêu dòng điện thoại bạn đã xử lý trên mỗi?
• Khối lượng cuộc gọi thông thường mỗi ngày là gì?
• Bạn có thường xuyên có nhiều người gọi cùng một lúc không?
• Bạn đã sử dụng tai nghe?
• Bạn đã sử dụng loa ngoài?
• Bạn đã sử dụng một hệ thống điện thoại hội nghị?
• Bạn đã sử dụng một hệ thống điện thoại video?

Những kỹ năng điện thoại nào bạn đã sử dụng?

Bạn có thể muốn tiếp tục sơ yếu lý lịch của bạn để bao gồm bất kỳ kỹ năng nào trong số này, nếu bạn có chúng. Ngoài ra, người phỏng vấn của bạn có thể hỏi về những kỹ năng này:

• Đặt người gọi bị giữ
• Sàng lọc các cuộc gọi cho giám sát viên
• Thực hiện cuộc gọi cho giám sát viên
• Chuyển và chuyển tiếp cuộc gọi
• Các cuộc gọi hội nghị - thiết lập chúng, đặt chúng, quản lý chúng, tham gia vào chúng
• Quản lý thư thoại
• Nhận tin nhắn

Các kỹ năng điện thoại dịch vụ khách hàng bạn đã sử dụng

Xử lý một khối lượng lớn các cuộc gọi bao gồm nhiều hơn là nhấn các nút bên phải. Bạn cần phải thể hiện mức độ bạn có thể xử lý người gọi tốt như thế nào. Hãy suy nghĩ về những kỹ năng dịch vụ khách hàng này trước khi bạn đi vào cuộc phỏng vấn của mình:

• Đối phó với những người gọi tức giận hoặc thất vọng
• Điện thoại trả lời điện thoại cho một văn phòng lớn, chuyển người gọi đến các liên hệ dự định của họ
• Sử dụng ngôn ngữ kinh doanh phù hợp và ngôn ngữ trên điện thoại
• Xử lý lịch sự và tôn trọng các cuộc gọi đến và từ các giám đốc điều hành và khách hàng cấp cao hơn