Cách làm chủ danh sách việc cần làm của bạn

Đối mặt với nó, tất cả chúng ta có rất nhiều việc phải làm. Vào bất kỳ ngày nào, danh sách việc cần làm của chúng tôi bao gồm:

• Trách nhiệm công việc
• Trách nhiệm gia đình
• Lịch học và hoạt động của trường
• Việc vặt
• Gọi điện thoại

Làm thế nào để bạn theo dõi tất cả? Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, không hiệu quả hoặc hiệu quả như bạn có thể.

• Là văn phòng của bạn đầy những ghi chú màu vàng bị mắc kẹt trên mọi bề mặt?
• Bạn có danh sách việc cần làm riêng? Một cho nhà và một cho văn phòng? Hoặc có lẽ bạn có nhiều danh sách cho mỗi?
• Bạn có lấy phong bì hoặc thậm chí khăn ăn để ghi lại những thứ bật ra trong đầu khi bạn đang lái xe không?
• Có bao nhiêu notepad khác nhau trên bàn của bạn ngay bây giờ bao gồm các mục hành động hoặc to-dos? Hãy trung thực.
• Có phải ví của bạn tràn ngập những mẩu giấy vụn bao gồm các tin nhắn điện thoại hoặc tin nhắn điện thoại?
• Còn quầy bếp của bạn thì sao? Có đầy đủ các ghi chú, danh sách tạp hóa và cá nhân to-dos?

Để quản lý danh sách việc cần làm của bạn theo cách hiệu quả nhất, hãy hợp nhất chúng vào một danh sách chính.

Chuyên gia quản lý thời gian Kenneth Zeigler là một người ủng hộ lớn cho việc sử dụng danh sách tổng thể. Trong cuốn sách của anh ấy Tổ chức để thành công, ông nói, "Mục đích của Danh sách chính là lấy mọi thứ ra khỏi đầu bạn. Danh sách chính là một tạp chí suy nghĩ và các hoạt động khi chúng xảy ra. Tâm trí có thể sắp xếp những gì bạn cần để hoàn thành hiệu quả hơn khi nó có thể nhìn thấy mọi thứ bạn cần hoàn thành."

Cách bắt đầu

• Tìm công cụ phù hợp - Bạn cần tìm một công cụ phù hợp với bạn để nắm bắt danh sách tổng thể của bạn. Một số có thể thấy rằng một notepad đơn giản thực hiện các mẹo. Những người khác có thể muốn sử dụng một máy tính xách tay xoắn ốc được thiết kế đặc biệt để theo dõi các nhiệm vụ. Cân nhắc sử dụng một hệ thống ghi chú điện tử như Evernote.
• Hãy chắc chắn rằng công cụ này là xách tay - Khi to-dos bật vào đầu bạn, bạn cần một nơi để ghi lại chúng để đảm bảo công cụ bạn chọn là di động.Nếu bạn đang sử dụng một hệ thống ghi chú điện tử, hãy luôn mang theo một cuốn sổ tay nhỏ để ghi lại những suy nghĩ, ý tưởng, những điều cần thiết và những cam kết. Bạn có thể chuyển chúng cho người tổ chức ghi chú điện tử của bạn vào cuối ngày.

• Hợp nhất tất cả các danh sách của bạn - Khi bạn đã chọn đúng công cụ, hãy thu thập tất cả các danh sách công việc khác nhau của bạn. Chuyển tất cả các nhiệm vụ và các mục vào danh sách chủ mới của bạn. Đừng lo lắng về việc đặt chúng theo bất kỳ thứ tự cụ thể nào. Bạn chỉ đơn giản là chụp ở một nơi mỗi điều bạn cần làm. Đừng ngạc nhiên nếu danh sách chính của bạn khá dài.
• Thêm vào danh sách chính của bạn - Khi bạn đi suốt cả ngày và nghĩ về những việc bạn cần làm, hãy thêm chúng vào danh sách chính của bạn. Khi bạn được phân công nhiệm vụ, hãy thêm chúng vào danh sách của bạn. Khi con bạn nói với bạn về những thứ chúng cần cho trường học, hãy thêm chúng vào danh sách của bạn. Khi bạn nghĩ về việc vặt bạn cần chạy, hãy thêm chúng vào danh sách của bạn.

Danh sách hành động hàng ngày của bạn

Tối hôm trước hoặc điều đầu tiên mỗi sáng, hãy xem lại danh sách tổng thể của bạn. Chọn các nhiệm vụ, công việc và các cam kết phải được thực hiện vào ngày hôm đó và chuyển chúng vào danh sách hành động hàng ngày. Hãy nhớ là hợp lý về những gì bạn thực sự có thể thực hiện ngày hôm đó. Danh sách hành động hàng ngày của bạn trở thành kế hoạch làm việc của bạn trong ngày.

Đang duy trì

Một cách thường xuyên, danh sách việc cần làm của bạn bây giờ hoạt động như sau:

• Bạn có một danh sách chính cho tất cả các to-dos;
• Khi bạn trải qua một ngày và nghĩ đến hoặc được giao các nhiệm vụ bổ sung, hãy thêm chúng vào danh sách việc cần làm chủ của bạn.
• Mỗi ngày, bạn sẽ xem xét danh sách việc cần làm chủ của mình và chuyển các ưu tiên của ngày hôm nay sang danh sách hành động hàng ngày.

Định kỳ, đánh giá danh sách tổng thể của bạn. Bạn có thể thấy, do chéo và các ghi chú bổ sung đã được thêm vào lề, nên sao chép các mục còn tồn đọng vào danh sách chính mới là điều hợp lý. Đừng vứt bỏ danh sách cũ. Giữ nó để xem xét lịch sử và tham khảo trong tương lai.

Bằng cách làm theo quy trình này, bạn sẽ thấy rằng bạn hiệu quả hơn, vượt trội hơn trong các nhiệm vụ và bạn sẽ hoàn thành công việc nhiều hơn.